: khái niệm, mục đích, nội dung, các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc?

- Khái niệm: Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

- Mục đích:

     + Người quản lý xác định được kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho người lao động hiểu được các kỳ vọng đó; và từ đó, người lao động hiểu được các nghĩa vụ, nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc

     + Phân tích công việc là điều kiện để thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực (như tuyển dụng, đề bạt, thù lao…) đúng đắn, có hiệu quả

- Nội dung: phân tích công việc nghiên cứu công việc để làm rõ:

     + Người lao động có những nhiệm vụ gì, cần tiến hành những hoạt động gì, tiến hành như thế nào trong từng công việc?

     + Những máy móc, phương tiện, nguyên vật liệu và thiết bị hỗ trợ nào được sử dụng trong các công việc?

     + Các điều kiện làm việc cụ thể như điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, chế độ làm việc…

     + Các yêu cầu về sức khỏe, kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần có đối với người lao động để có thể thực hiện được công việc?

Các thông tin trên sẽ được thu thập và xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc, sau đó được cụ thể hóa trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiên công việc.

- Các phương pháp thu thập thông tin:

Quan sát: Cán bộ nghiên cứu quan sát 1 hay 1 nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ: các họat động nào được thực hiện, tạo sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào…

     Ưu: Thu được các thông tin phong phú và thực tế về công việc

     Nhược: Kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát. Một số nghề không thể dễ dàng quan sát được.

Ghi chép các sự kiện quan trọng: Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không hiệu quả; từ đó khái quát, phân loại các đặc trưng chung của của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.

     Ưu: Thấy được tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau

     Nhược: Tốn nhiều thời gian. Hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc.

 Nhật ký công việc (Tự ghi chép):  Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc

     Ưu: Thu được thông tin theo sự kiện thực tế

     Nhược: Độ chính xác của thông tin bị hạn chế. Việc ghi chép khso đảm bảo được liên tục và nhất quán.

Phỏng vấn: Là cuộc trò chuyện, trao đổi thông tin giữa người nghiên cứu và người lao động nhằm thu thập các thông tin cần thiết.

     Ưu: So sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng một công việc. Có thể tìm hiểu sâu về công việc

     Nhược: Tốn nhiều thời gian.

Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra): Người lao động nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến công việc. Họ có trách nhiệm điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó.

     Ưu: Các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi công việc thay đổi. Việc thu thông tin được thực hiện dễ dàng và ít tốn phí

     Nhược: Tốn nhiều thời gian, chi phí để thiết kế các bản câu hỏi. Dễ xảy ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi.

Hội thảo chuyên gia: Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Các ý kiến trao đổi sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ các phương pháp trên.

     Ưu: Thông tin thu thập được phục vụ cho nhiệu mục đích phân tích công việc

     Nhược: Tốn nhiều thời gian và chi phí