Dau Quang Vinh

0904806969

0948379996

01666688851

[email protected]

CHƯƠNG 1 : ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC VÀ MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

THÔNG TIN, DỮ LIỆU

Khái niệm thông tin, dữ liệu

Ngày nay, thuật ngữ "thông tin" (information) được sử dụng khá phổ biến. Người ta có nhu cầu đọc báo, xem truyền hình, giao tiếp với người khác để có thông tin. Thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người.

Khái niệm: Thông tin là sự hiểu biết của con người về một sự kiện, hiện tượng nào đó thu nhận được qua nghiên cứu, học tập, trao đổi, truyền thụ hoặc cảm nhận ... Thông tin tự nó đã hàm chứa và có sẵn trong mọi sự vật, hiện tượng. Nó tồn tại một cách khách quan.

Cần phải đặt thông tin trong mục đích hoạt động. Khi tiếp nhận thông tin, người ta phải "xử lý" để tạo ra những thông tin mới có ích hơn. Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định.

Thông tin được chuyển tải qua các môi trường vật lý khác nhau như: ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ ... và được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau, như: văn bản, phim ảnh ... Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật lý nào hoặc bất kỳ dòng năng lượng nào cũng có thể mang thông tin. Các vật có thể mang được thông tin được gọi là giá mang tin. Sự thể hiện vật lý của thông tin được gọi là tín hiệu (signal). Thông tin và tín hiệu có sự độc lập tương đối. Có thể chuyển tải một nội dung thông tin bằng những tín hiệu khác nhau. Và ngược lại, một tín hiệu trong những hoàn cảnh khác nhau lại có thể thể hiện những thông tin khác nhau.

Thông tin có thể được phát sinh, được lưu trữ, được tìm kiếm, được xử lý, được sao chép hay nhân bản. Thông tin cũng có thể bị biến dạng, sai lệch hoặc bị phá hủy.

Dữ liệu (data) là hình thức thể hiện của thông tin trong mục đích lưu trữ và xử lý nhất định. Dữ liệu có thể hiểu nôm na là vật liệu thô mang thông tin. Dữ liệu sau khi được tập hợp và xử lý sẽ cho ta thông tin. Như vậy nói một cách khác, dữ liệu là nguồn gốc, là vật mang thông tin, là vật liệu sản xuất ra tin.

Sự khác nhau giữa thông tin và dữ liệu:

Thông tin chứa đựng ý nghĩa.

Dữ liệu là các dữ kiện không có cấu trúc và không có ý nghĩa rõ ràng nếu không được tổ chức và xử lý.

Tri thức: Là những hiểu biết có ý nghĩa khái quát về các mối quan hệ giữa các thuộc tính, sự vật, hiện tượng mang tính quy luật do con người thu nhận được qua phân tích, lý giải, suy luận...Những nhận thức thu nhận được từ nhiều thông tin trong một lĩnh vực cụ thể nào đó có tính hướng mục đích mới trở thành tri thức. Như vậy, tri thức là mục đích của nhận thức trên cơ sở tiếp nhận thông tin. Quá trình xử lí thông tin chính là quá trình nhận thức để có tri thức.

 Có thể nói rằng, xử lí tri thức cũng là xử lí thông tin nhưng ở mức cao hơn được không? Tại sao?

Vai trò của thông tin

Thông tin góp phần làm tăng sự hiểu biết

Ví dụ: hàng ngày ta theo dõi đài, ti vi, đọc báo ... về tình hình thời sự sẽ giúp ta tăng sự hiểu biết về tình hình trong nứoc và thế giới

Thông tin giúp ta căn cứ cho những quyết định

Ví dụ: Nhìn vào biển báo giao thông "Cấm xe đi ngược chiều", lập tức ta phải quyết định rẽ trái hay rẽ phải để có thể đi đến địa điểm định trước mà không vi phạm luật giao thông

Thông tin giúp cho xã hội trật tự và ổn định

Vi dụ: Trong 1 xí nghiệp hay trong 1 lớp học, nếu không có những nội quy, quy định, điều lệ ... ai muốn làm gì thì làm, dẫn đến xí nghiệp hay lớp học sẽ hỗn loạn. Nhưng nếu xí nghiệp hay lớp học đó được hoạt động, chi phối bởi những nôi quy, quy định hoặc điều lệ xí nghiệp, lớp học ... thì tình hình xí nghiệp, lớp học sẽ đi vào ổn định, trật tự ngay.

Thông tin đặc biệt là tri thức khoa học - kĩ thuật là tài sản chung cho mọi quốc gia, của cả nhân loại.Ai cũng có quyền được thừa hưởng kho thông tin đó và làm giàu thêm cho nó.

i)Phân loại thông tin.

Có nhiều cách phân loại thông tin. Ở đây ta quan tâm đến cách phân loại dựa vào các đặc tính liên tục hoặc rờii rạc của tín hiệu vật lý thể hiện thông tin. Tương ứng thông tin được chia thành thông tin rờii rạc và thông tin liên tục.

Thông tin liên tục đặc trưng cho các đại lượng mà số lượng các giá trị có thể tiếp nhận được là vô hạn, như: độ dài dịch chuyển cơ học, điện áp ...

Thông tin rờii rạc đặc trưng cho các đại lượng mà số lượng các giá trị có thể tiếp nhận được là hữu hạn, như: số nhà của một dãy phố ...

Đơn vị đo thông tin.

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tồn tại khách quan, có thể nhớ trong đối tượng, biến đổi trong đối tượng và áp dụng để điều khiển đối tượng. Thông tin về đối tượng chính là dữ kiện về đối tượng đó, giúp chúng ta nhận biết và hiểu được đối tượng. Vì vậy thông tin có liên quan chặt chẽ đến khái niệm độ bất định. Một đối tượng chưa được xác định hoàn toàn đều có một độ bất định nào đó. Tính bất định của một đối tượng sẽ giảm khi có thêm thông tin về đối tượng đó.

Ví dụ:

Độ bất định có liên quan chặt chẽ với khái niệm xác suất - độ đo khả năng có thể xảy ra của một sự kiện (biến cố). Đại lượng xác suất có giá trị trong đoạn [0,1].

Nếu biến cố không bao giờ xảy ra thì xác suất bằng 0.

Nếu biến cố chắc chắn xảy ra thì xác suất bằng 1.

Đơn vị cơ bản dùng để đo thông tin là bit - viết tắt của từ "Binary digit". Lượng thông tin chứa trong 1 bit là vừa đủ để nhận biết chính xác 1 trong 2 trạng thái của biến cố có xác suất xuất hiện như nhau.

Ví dụ: Việc tung đồng xu.

Trong số học nhị phân người ta chỉ sử dụng 2 chữ số 0 và 1. Tại mỗi thời điểm 1 bit chỉ chứa hoặc là chữ số 0 hoặc là chữ số 1.

Bit: là 1 vị trí trong dòng thông tin để biểu diễn một trong hai trạng thái 1 hoặc 0.Bit là đơn vị thông tin nhỏ nhất.

Trong tin học ta thường dùng một số đơn vị là bội của bit sau:

Tên gọi

Viết tắt

Giá trị

Byte

B

8 bit

KiloByte

KB

210 byte

MegaByte

MB

210 KB

GigaByte

GB

210 MB

TetraByte

TB

210 GB

1.1.1.Xử lý thông tin.

Xử lý thông tin là tìm ra những dạng thể hiện mới của thông tin phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, khi cho phương trình x­2 + bx + c = 0 ta cần giải để tìm ra 2 nghiệm x1 và x2 . Về mặt thông tin, việc biết b và c hoàn toàn tương đương với việc biết x1 và x2. Tuy nhiên trong mục đích sử dụng thì việc biết x1 và x2 khác hẳn với việc biết b và c. Như vậy xử lý thông tin không làm tăng lượng tin mà chỉ hướng hiểu biết vào những khía cạnh có lợi trong hoạt động thực tiễn.

Sơ đồ tổng quát của quá trình xử lý thông tin

Xử lý thông tin là quá trình phân tích và lựa chọn một phương án hành động để đạt được 1 mục đích nào đó.

Trong cuộc sống bất cứ hoạt động nào của con người cũng đều hướng tới mục đích cụ thể. Để đạt được mục đích đó, con người cần nắm được điều kiện và các tác động cụ thể ảnh hướng tối hoạt động này. Từ đó phân tích lựa chọn các phương án hành động cụ thể. Ta có thể mô tả một cách tổng quát quá trình xử lý thông tin như sau:

Xử lý thông tin bằng máy tính điện tử (MTĐT).

Khi thông tin dữ liệu còn ít, con người có thể tự mình xử lý mà không gặp phải trở ngại gì. Song ngày nay, với sự phát triển của xã hội, thông tin ngày càng nhiều đã gây ra khó khăn trong việc xử lý thủ công của con người. MTĐT ra đời giúp con người xử lý thông tin một cách tự động và hợp lý.

Quá trình xử lý thông tin trên MTĐT cũng có những bước tương tự như thực hiện các thao tác theo cách thủ công.

Khi xử lý một công việc phức tạp, con người cần thực hiện nhiều phép xử lý nhỏ theo một trình tự nhất định. Tùy theo điều kiện cụ thể, con người tự xác định các thao tác cần thiết và trình tự thực hiện các thao tác đó. MTĐT không thể chủ động như thế . Nó không thể quyết định được khi nào thì phải làm gì, các dữ liệu tham gia xử lý sẽ phải lấy ở đâu và kết quả lưu trữ ở chỗ nào. Để làm được điều đó, người ta sẽ phải lập 1 qui trình xử lý có đầy đủ mọi tình huống dưới dạng các câu lệnh để điều khiển máy tính thực hiện công việc theo đãng trình tự đã xác định. Tập hợp các câu lệnh như vậy được con người soạn thảo bằng một ngôn ngữ mà máy hiểu được gọi là chương trình.

Quá trình xử lý thông tin bằng MTĐT được thể hiện trong sơ đồ:

Như vậy, MTĐT thực hiện việc xử lý thông tin qua các thao tác sau:

Nhập thông tin từ thế giới bên ngoài thông qua thiết bị nhập. Qua thiết bị nhập thông tin được mã hóa.

Xử lý thông tin: thực hiện các phép toán số học và logic.

Đưa thông tin ra: đưa các kết quả sau khi xử lý ra môi trương bên ngoài thông qua thiết bị ra. Qua thiết bị ra thông tin được giải mã.

Lưu trữ thông tin: có thể lưu trữ lâu dài hoặc tạm thời ở bộ nhớ máy tính.

TIN HỌC.

Khái niệm tin học

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp và quá trình xử lý thông tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kĩ thuật mà hiện nay phương tiện đó là MTĐT.

Như vậy, trong định nghĩa này thấy có 2 khía cạnh:

Phần cứng: là toàn bộ các thiết bị vật lý của MTĐT.

Phần mềm: nghiên cứu phương pháp sử dụng công cụ xử lý thông tin tự động trong tiến trình xử lý thông tin.

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật MTĐT và viễn thông - nhằm tổ chức và khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.

 Công nghệ thông tin mang một ý nghĩa rộng rãi hơn, nó vừa là khoa học, vừa là công nghệ, vừa là kĩ thuật bao trùm cả tin học, viễn thông và tự động hóa.

Các lĩnh vực nghiên cứu của tin học.

Lĩnh vực khoa học:

Tin học có tác động qua lại chặt chẽ với các ngành khoa học kỹ thuật khác, như toán học, vật lý học, sinh học, tâm lý học và xã hội học. Các lĩnh vực nghiên cứu chủ yếu của tin học là:

Công nghệ phần mềm (CNPM): là lĩnh vực nghiên cứu các hình thức giao tiếp của con người đối với máy tính điện tử.Ngôn ngữ của con người giao tiếp với máy tính điện tử là ngôn ngữ lập trình.

Lý thuyết thuật toán: là lĩnh vực của tin học nghiên cứu chủ yếu về hình thức tổ chức các thao tác cần thực hiện trên một đối tượng thông tin để thu được kết quả mong muốn. Khái niệm thuật giải (hay thuật toán) giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức khai thác máy tính có hiệu quả.

Cấu trúc dữ liệu: là lĩnh vực của tin học nghiên cứu cách tổ chức và biểu diễn thông tin (số, văn bản, âm thanh, các sự kiện và luật dẫn) trong MTĐT nhằm tạo ra sự thuận tiện trong việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu.

Kiến trúc máy tính và hệ điều hành: là lĩnh vực nghiên cứu các mô hình máy tính. MTĐT là một máy tự động được điều khiển bằng chương trình. Máy tự động này thực hiện chức năng chủ yếu là xử lý dữ liệu. Hệ thống các phần mềm (chương trình) quán xuyến toàn bộ hoạt động của máy tính điện tử được gọi là hệ điều hành. Mục tiêu nghiên cứu xây dựng các hệ điều hành là nâng cao hiệu suất khai thác máy tính cho người sử dụng.

Trí tuệ nhân tạo và người máy: Là lĩnh vực nghiên cứu các nguyên lý và phương pháp tổ chức để máy tính thực hiện được các chức năng tương tự như ở con người, từ nghe, nói, nhìn, vận động đến hình thức cao là tư duy. Người máy hiện đại được trang bị 1 MTĐT cùng với thiết bị vận động phức tạp. Người máy đang dần được thay thế cho con người trong các lao động nặng nhọc và nguy hiểm.

Giao tiếp người - máy: là lĩnh vực nghiên cứu các hình thức và phương tiện trao đổi thông tin giữa người và MTĐT

Lĩnh vực kỹ thuật: nghiên cứu công nghệ chế tạo các thiết bị của MTĐT.

Ứng dụng của tin học.

Máy tính là một tiến bộ của khoa học kỹ thuật của thời đại ngay nay, nó được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết mọi lình vực của sản xuất, kinh tế và đời sống. Những ứng dụng điển hình của tin học là:

Tính toán trong các ngành khoa học kỹ thuật:

Một trong những bài toán cồng kềnh nhất là bài toán dự báo thời tiết. Người ta phải thu thập và phân tích thông tin từ các trạm khí tượng, trạm vệ tinh và thực hiện một khối lượng khổng lồ các tính toán cần thiết. Nếu không dùng MTĐT thì trong trường hợp dữ liệu phức tạp, để dự báo thời tiết cho ngày hôm sau phải tính toán mất mấy ngày mới xong, khi đó những thông báo về thời tiết không còn ý nghĩa nữa.

Để điều khiển vệ tinh nhân tạo bay theo một quỹ đạo định sẵn, nếu không dùng MTĐTthì không thể tính nổi hoặc khi tính xong thì không kịp điều khiển nữa.

Quản lý cơ sở dữ liệu:

Một ứng dụng quan trọng của MTĐT là quản lý những cớ sở dữ liệu lớn, ví dụ MTĐT có thể được dùng tròng ngành thư viện giúp ta tra cứu tài liệu, sách báo. MTĐT cũng được sử dụng trong một số ngành cần phải lưu trữ và tra cứu hồ sơ của các công dân ở một nước, hồ sơ cán bộ của một ngành hay một cơ quan

Làm việc như một bảng tính điện tử

Bảng tính điện tử được hình dùng như một tờ giấy lớn được chia thành nhiều ô bởi một số lớn các cột và hàng. Nếu ở một ô nào đó ta cài sẵn một công thức tính thì bảng sẽ tự động tính theo công thức đó và cho kết quả xuất hiện ở những ô tương ứng đó. Ví dụ phần mềm Excel rất tiện lợi trong việc tính toán kiểu này.

Soạn thảo văn bản

Trong công việc này. MTĐT như là một chiếc máy chữ nhưng ưu việt hơn rất nhiều. Ví dụ: nó có thể điều chỉnh sửa chữa những chữ viết sai, có thể thay đổi vị trí những đoạn văn bản, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ và khoảng cách các dòng.

Làm công việc của một chuyên gia: mô phỏng hoạt động trí tuệ của con người, nhờ đó MTĐT có thể làm công việc của một thầy thuốc,...

Giải trí: MTĐT có thể sử dụng để thực hiệ các trò chơi thú vị như: cờ tướng, xếp hình,...

Dạy học: Trong giái dục với những phần mềm được lập sẵn đưa vào máy, máy có thể giúp giáo viên dạy một số nội dung, gợi ý khi học sinh gặp khó khăn, kiểm tra và đánh giá điểm của học sinh, có thể dùng để hỗ trợ cho những học sinh khuyết tật, những học sinh có năng khiếu đặc biệt.

TỔNG QUAN VỀ MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

Máy tính điện tử và lịch sử phát triển

Nhiều thế hệ trôi qua, con người thực hiện các phép toán với các con số chủ yếu bằng tay, hoặc bằng các công cụ tính toán thô sơ (bảng tính, thước tính...). Qua một thời gian dài nghiên cứu, các nhà khoa học đã thiết kế thành công MTĐT và từ đó đến nay máy tính luôn được cải tiến qua nhiều thế hệ.

Năm 1937, hãng IBM chế tạo tại trường Đại học Havard (Mỹ) lấy tên là MARK 1 , dùng rơle điện tử.

Năm 1942 - 1945: trường Đại học Pensil (Mỹ) chế tạo ra máy ENIAC

Năm 1946: EDVAC (Mỹ) và SEAK (Anh)

Máy tính ENIAC đại diện cho máy tính thế hệ I.

Thế hệ I (1950 - 1959)

Về kỹ thuật: Linh kiện dùng đèn điện tử, tốc độ tin cậy thấp, tiêu hao nhiều năng lượng. Tốc độ tính toán từ vài nghìn đến vài chục nghìn phép tính/giây.

Về phần mềm: chủ yếu dùng ngôn ngữ máy để lập trình.

Về ứng dụng: Mục đích phục vụ cho các bài toán khoa học, kỹ thuật

Thế hệ II (1959 - 1963)

Về kỹ thuật: dùng linh kiện bán dẫn, chủ yếu là Transitor. Bộ nhớ có dung lượng khá lớn.

Về phần mềm: Bắt đầu sử dụng một số ngôn ngữ bậc cao như: Fortran, Algol, Cobol, ...

Về ứng dụng: Tham gia giải các bài toán kinh tế xã hội.

Thế hệ III (1964 - 1974)

Về kỹ thuật: Linh kiện chủ yếu là các mạch tích hợp (IC), các thiết bị ngoại vi được cải tiến, đĩa từ được dùng rộng rãi. Tốc độ tính toán đạt vài triệu phép tính/giây. Dung lượng bộ nhớ trong lên đến vài MB.

Về phần mềm: Xuất hiện nhiều hệ điều hành. Xử lý song song. Phần mềm ứng dụng đa dạng, chất lượng cao, cho phép khai thác máy tính theo nhiều chế độ khác nhau.

Thế hệ IV (1974 - 199?)

Về kỹ thuật: Mạch tích hợp cỡ lớn, thiết kế các cấu trúc đa xử lý. Tốc độ xử lý đạt tới hàng chục triệu phép tính/giây

Về phần mềm: Hoàn thiện và nâng cao. Việc cài đặt các hệ quản trị cơ sở dữ liệu được quan tâm đặc biệt.

Về ứng dụng: Mở rộng các ứng dụng trong quản lý kinh tế. Xuất hiện những thiết bị ngoại vi hiện đại nhằm tăng khả năng trao đổi thông tin giữa người và máy. Xuất hiện mạng máy tính.

Thế hệ V: Theo các đề án của người Nhật, MTĐT thế hệ V có kiến trúc mới, bao gồm 4 khối cơ bản. Một trong các khối đó là MTĐT có kiến trúc như hiện nay và liên hệ trực tiếp với người sử dụng thông qua khối giao tiếp tri thức gồm 3 khối con: bộ xử lý giao tiếp, cơ sỏ tri thức và khối lập trình.

Những nguyên lý thiết kế cơ bản của máy tính điện tử

Nguyên lý Turing

Năm 1936, nhà toán học trẻ tuổi Alan Mathison Turing (1912 - 1954) người Anh đã đưa ra mô hình lý thuyết đơn giản về một thiết bị tính toán, mà ngày nay gọi là máy Turing. Thiết bị này đơn giản nhưng có thể tính được mọi hàm. Điều này có nghĩa là mọi quá trình tính toán có thể thực hiện được, thì đều có thể mô phỏng lại được trên máy Turing.

Mô tả máy Turing:

Một bộ điều khiển trạng thái hữu hạn, trong đó có các trạng thái đặc biệt như trạng thái khởi đầu và trạng thái kết thúc.

Một băng (vô hạn) chứa tín hiệu trên các ô

Một đầu đọc /ghi di chuyển trên băng (trái hoặc phải 1 đơn vị)

Máy Turing tính toán dựa trên một chuỗi các bước rờii rạc. Máy hoạt động theo cách đọc trực tiếp các lệnh từ băng giấy hoặc từ bàn đục lỗ, nếu phần chương trình phải lặp lại thì phần băng, bìa tương ứng cũng phải đọc lại.

Ta có thể minh họa trên hình vẽ sau:

D

A

T

A

Ý nghĩa: Nguyên lý này chỉ ra rằng tồn tại một công cụ vạn năng cho phép giải tất cả các bài toán mà người ta nghĩ rằng có thuật giải chúng.Nếu đã có một máy như vậy, vấn đề phải làm tiếp là mã hóa tất cả các cách giải quyết thành chương trình cho máy tính làm việc. Đây chính là công việc lập trình, nội dung chính của tin học ngày nay.

Nguyên lý Von Neumann.

Năm 1946 Burks. Goldstine và J. Von Neumann công bố bài báo khoa học "Thảo luận sơ bộ và thiết kế logic cho công cụ tính toán điện tử". Bài báo đã mô tả sơ bộ cấu trúc của máy tính điện tử bao gồm 4 bộ phận chính. Đó là:

Bộ số học và logic: để thực hiện các phép toán số học và logic.

Bộ nhớ: để ghi nhớ dữ liệu, ghi nhớ tập các lệnh cần thực hiện.

Bộ điều khiển: điều khiển tự động việc thực hiện tập các lệnh theo đãng trật tự đã xác định.

Thiết bị vào/ra: bộ phận giao tiếp với con người.

Máy tính thiết kế theo cấu trúc trên có những đặc trưng sau:

Điều khiển bằng chương trình: Máy tính hoạt động theo chương trình con người viết ra và lưu trữ trong bộ nhớ, không cần sự can thiệp của con người.

Bộ nhớ thuần nhất: chương trình, dữ liệu đều được lưu trong cùng 1 bộ nhớ.

Truy cập theo địa chỉ: Việc truy cập đến dữ liệu là gián tiếp thông qua địa chỉ của nó trong bộ nhớ, bởi dữ liệu được đưa vào những vùng nhớ được chỉ định bằng địa chỉ.

Cấu trúc tổng quát của MTĐT.

Phần cứng

Trong nhiều thập kỷ qua, nhờ những tiến bộ của khoa học kỹ thuật, tính năng của máy tính đã được hoàn thiện không ngõng. Mặc dù vậy, các nguyên lý hoạt động cũng như cấu trúc cơ bản của MTĐT vẫn chưa có gì thay đổi đáng kể, vẫn được thiết kế dựa theo nguyên lý Von Neumann. Nghĩa là vẫn bao gồm 4 bộ phận chính:

Bộ nhớ.

Bộ số học/logic.

Bộ điều khiển.

Thiết bị ngoại vi.

a) Sơ đồ cấu trúc logic

b) Bộ xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit).

CPU có chức năng điều khiển máy tính và xử lý thông tin theo chương trình đã được lưu trữ trong bộ nhớ. CPU gồm các thành phần:

Đồng hồ (clock): tạo các xung điện áp chính xác, đều đặn để sinh ra các tín hiệu cơ bản để điều chế thông tin và đồng bộ hóa các thành phần khác của máy tính.

Các thanh ghi (register): Ngoài bộ nhớ trong, CPU còn dùng các thanh ghi như là những bộ nhớ nhanh, chuyên dụng trong khi thực hiện các lệnh. Các thanh ghi thường được dùng để ghi các lệnh đang được thực hiện, lưu trữ các dữ liệu phục vụ cho các lệnh, các kết quả trung gian, các địa chỉ, các thông tin dùng trong quá trình thực hiện một lệnh.

Bộ nhớ đệm (cache): là một vùng nhớ đặc biệt có tốc độ đọc/ghi nhanh hơn rất nhiều thanh ghi. Vùng nhớ này đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh ghi. Khi phải xử lý lệnh, CPU lấy thẳng từ bộ nhớ đệm mà không phải mất thời gian liên lạc với bộ nhớ.

Khối số học và logic (AUL - Arithmetic and Logic Unit): là khối chức năng thực hiện các phép toán cơ sở của máy, như: các phép toán số học, logic, phép tạo mã ...

Khối điều khiển (CU - Control Unit): là khối chức năng điều khiển sự hoạt động của máy tính theo chương trình định sẵn.

Nhờ công nghệ vi mạch, người ta có khả năng chế tạo toàn bộ bộ xử lý trong một chip - một mạch vi điện tử được đóng trong một vỏ duy nhất. Những bộ xử lý như vậy gọi là bộ vi xử lý.

c) Bộ nhớ.

Bộ nhớ là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu và chương trình. Tính năng của bộ nhớ được đánh giá qua các đặc trưng sau:

Thời gian truy cập: là khoảng thời gian cần thiết kể từ khi phát tín hiệu điều khiển đọc/ghi cho đến khi việc đọc ghi hoàn tất.

Sức chứa bộ nhớ: chỉ khối lượng dữ liệu mà bộ nhớ có thể lưu trữ đồng thời.

Độ tin cậy: được đo bằng khoảng thời gian trung bình giữa 2 lần gặp lỗi.

Bộ nhớ gồm 2 loại : bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài.

Bộ nhớ trong.

Bộ nhớ trong (còn gọi là bộ nhớ chính) là loại bộ nhớ có thời gian truy cập nhỏ và được dùng để lưu trữ chương trình và dữ liệu trong thời gian xử lý.

Bộ nhớ trong được chia làm 2 loại: RAM và ROM.

RAM - Random Access Memory - Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên.

RAM là loại bộ nhớ vừa có thể đọc, vừa có thể ghi dữ liệu và chương trình. Là nơi có thể đọc, ghi và xóa thông tin trong quá trình làm việc. Thông tin lưu trữ trong RAM có tính chất tạm thời, sẽ mất đi khi CPU không quản lý nữa (tắt máy, treo máy hay chuyển sang thực hiện chương trình khác)

ROM - Read Only Memory - Bộ nhớ chỉ đọc.

ROM là loại bộ nhớ cố định, chỉ được đọc mà không được ghi dữ liệu vào. ROM chứa các chương trình hệ thống cơ sở được ghi vào ROM trong lúc chế tạo hoặc bằng phương tiện chuyên dụng, có tác dụng: kiểm tra máy và tạo sự giao tiếp ban đầu của máy với các chương trình mà người sử dụng đưa vào để khởi động máy, đưa máy vào trạng thái bắt đầu làm việc. Khi tắt máy các dữ liệu trong ROM không bị xóa đi.

Tổ chức bộ nhớ trong

Bộ nhớ chính thường được chia thành từng ô nhớ nhỏ và được đánh số thứ tự. Chỉ số của một ô nhớ gọi là địa chỉ của ô nhớ đó. Do mỗi ô nhớ có địa chỉ riêng nên có thể truy cập tới dữ liệu trong từng ô nhớ. Chính vì thế mà bộ nhớ trong còn được gọi là bộ nhớ truy cập trực tiếp.

Bộ nhớ ngoài.

Tại sao phải sử dụng bộ nhớ ngoài ??? Nguyên nhân là do:

ROM không cho phép ghi dữ liệu, còn RAM chỉ dùng cho việc ghi dữ liệu khi đang xử lý. Dữ liệu trong RAM bị xóa khi không còn nguồn nuôi. Bởi vậy, các dữ liệu cần lưu trữ lâu dài thì không thể lưu trữ trong RAM được.

Tốc độ truy cập trên RAM nhanh nhưng dung lượng nhớ thường nhỏ, không cho phép lưu trữ lượng thông tin lớn.

 Bộ nhớ ngoài dùng để lưu trữ lâu dài các thông tin và hỗ trợ cho bộ nhớ trong.

Có nhiều loại bộ nhớ ngoài. Ở đây ta chỉ mô tả một số loại thông dụng.

Đĩa mềm ( floppy disk).

Đĩa mềm là một đĩa hình tròn làm bằng nhựa tổng hợp, trên đó có phủ 1 lớp vật liệu có từ tính. Đĩa mềm được chứa trong một vỏ bọc hình vuông để bảo vệ.

Cửa đọc/ghi: cho phép đọc/ghi dữ liệu trên đĩa.

Lẫy bảo vệ: khi lẫy mở cho phép đọc/ghi bình thường, khi lẫy đóng thì chỉ cho đọc mà không cho ghi.

Đường ghi (track): là các đường tròn đồng tâm. Dữ liệu được ghi theo các đường tròn này.

Các cung: Để tiện định vị định vị dữ liệu trên các đường ghi (track), các track được chia thành các cung gọi là sector.

Ngày nay, có rất nhiều loại đĩa mềm với dung lượng và kích thước khác nhau. Đĩa mềm thông dụng nhất hiện nay là loại đĩa có đường kính 3.5 inch với sức chứa 1.44 MB.

Đĩa cứng (hard disk).

Đĩa cứng thường là một bộ đĩa gồm nhiều đĩa xếp thành chồng, đồng trục. Các đĩa này là các đĩa hợp kim có phủ vật liệu từ trên mặt để ghi thông tin. Mỗi đĩa cũng qui định đường ghi và các cung ghi tương tự như với đĩa mềm. Do có nhiều đĩa nên các đường ghi trên các đĩa tạo thành một mặt trụ (cylinder). Khi nói tới số trụ của đĩa cứng ta hiểu đó chính là số thứ tự của đường ghi trên đĩa cứng.

Mỗi mặt đĩa có đầu đọc ghi riêng. Chúng được cố kết thành một chùm như một cái lược và di chuyển đồng thời. Khi có yêu cầu, bộ đọc/ghi chuyển đến 1 trụ và một đầu đọc được chọn để đọc/ghi trên mặt tương ứng.

Có 3 tính năng thường được kể đến khi xem xét đĩa cứng. Đó là:

Sức chứa: mật độ ghi trên đĩa cứng cao hơn nhiều so với đĩa mềm. Đĩa cứng ngày nay rất gọn nhẹ và có sức chứa tới hàng chục GB - thông thường từ 20 - 40 GB. Từ năm 2002 đã xuất hiện các đĩa cứng có dung lượng 200 GB.

Thời gian truy cập: Thời gian truy cập trên đĩa cứng nhanh hơn nhiều so với đĩa mềm. Nguyên nhân là bởi đĩa cứng có thể quay rất nhanh, tốc độ phổ biến hiện nay là 5400 vòng/phút hoặc 7200 vòng/phút.

Độ tin cậy: Bộ đĩa và bộ phận đọc/ghi được lắp đặt trong một hộp kín để tránh bụi. Khi hoạt động, do tốc độ quay của đĩa lớn nên dòng không khí tạo một lớp đệm tách đầu từ khỏi mặt đĩa, không làm cho đĩa bị xước do những tiếp xúc cơ học như đối với đĩa mềm. Do vậy tuổi thọ của đĩa cứng rất dài. Khoảng thời gian có một lỗi của đĩa cứng lên tới hàng chục nghìn giờ so với vài giờ của đĩa mềm.

Đĩa quang (Compact Disk - CD).

Đĩa quang làm bằng polycarbonate, có phủ một lớp phim nhôm có tính phản xạ và một lớp bảo vệ. Có nhiều phương pháp để ghi đĩa quang:

Phương pháp ép khuôn khi sản xuất hàng loạt. Các đĩa tạo dạng theo kiểu này không thể ghi lại được. Vì thế người ta thường gọi chúng là CDROM.

Dùng tia laser: với phương pháp này thì có thể ghi lại nhiều lần.

Đĩa CD có sức chứa lớn. Các đĩa thông dụng ngày nay có sức chứa khoảng 650 MB. Tốc độ truy cập của đĩa CD thì không nhanh bằng đĩa cứng.

 Đọc thông tin từ các loại đĩa (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang) đều bắt đầu từ việc tính toán trước thông tin nằm ở vùng nào của đĩa (head, track, sector), sau đó mới đưa đầu từ vào đường ghi (track, cylinder), rồi kích hoạt việc đọc đối với đầu từ tương ứng và sau đó đợi sector tương ứng đi qua. Chính vì vậy mà các loại đĩa nói trên cũng được xem là bộ nhớ truy cập trực tiếp tương tự bộ nhớ trong - điều này khác hẳn với bộ nhớ kiểu băng từ mà ta nêu dưới đây.

Thẻ nhớ (hay được gọi là USB).

Vài năm gần đây xuất hiện một loại bộ nhớ ngoài mới có dung lượng từ vài chục MB đến 1 GB. Loại bộ nhớ này dùng các mạch bán dẫn và công nghệ flash. Các bộ nhớ này rất gọn, khi cần dùng thì cắm vào cổng giao tiếp của máy tính (cổng USB). Giá thành của bộ nhớ này rất rẻ. Thẻ nhớ có thể là sát thủ của đĩa mềm. Có thể trong một thời gian ngắn nữa đĩa mềm sẽ bị thẻ này thay thế.

Băng từ.

Băng từ được sử dụng rộng rãi trong thập kỉ 60 và 70. Ưu điểm chính của băng từ là giá rất rẻ. Tuy nhiên chế độ đọc/ghi với băng từ là tuần tự nên thời gian truy cập trên băng từ lâu. Vì vậy mà hiện nay băng từ vẫn còn được sử dụng với mục đích lưu trữ lâu dài, còn để lưu trữ với mục đích khai thác thường xuyên thì người ta không dùng băng từ mà dùng đĩa từ.

d) Các thiết bị vào/ ra (Input/Output Device).

Các thiết bị vào/ra dùng để trao đổi dữ liệu giữa môi trường bên ngoài và MTĐT. Cụ thể hơn, các thiết bị vào có chức năng chuyển dữ liệu bên ngoài vào bộ nhớ trong, còn các thiết bị ra dùng để chuyển thông tin từ bộ nhớ trong của MTĐT đưa ra môi trường bên ngoài.

Thiết bị vào.

Thiết bị vào là thiết bị có chức năng chuyển dữ liệu dạng con người hiểu được thành dạng tổ hợp của 0 và 1 để MTĐT hiểu được và chuyển các dữ liệu đó vào bộ nhớ trong. Tương ứng với các dạng dữ liệu khác nhau sẽ có các thiết bị vào khác nhau.

Sau đây trình bày một số thiết bị vào thông dụng:

Bàn phím: Là thiết bị dùng để đưa dữ liệu vào MTĐT trực tiếp không qua giá mang tin. Trên bàn phím các phím được chia thành 4 nhóm sau:

Nhóm phím chữ: bao gồm các phím để gõ các chữ, các chữ số, các dấu.

Nhóm phím chức năng: để thực hiện nhanh một số yêu cầu nào đó. Thông thường các phần mềm tự qui định những thao tác tương ứng với các phím chức năng. Bàn phím thường để sẵn 12 phím chức năng.

Nhóm phím điều khiển: xác định một số chức năng đặc biệt như thiết lập các chế độ khác nhau của bàn phím.

Nhóm phím soạn thảo: Nhóm này đặc biệt quan trọng, vì khoảng 80 - 90% thời gian làm việc trên máy là soạn thảo văn bản. Các phím soạn thảo hỗ trợ những công việc thông thường nhất trong soạn thảo.

Khi ta ấn 1 phím, tín hiệu được truyền cho máy tính thông qua bộ lập mã, tương ứng với kí tự của phím được ấn đó. Bàn phím là thiết bị vào thông dụng nhất của các máy tính ngày nay.

Con chuột (Mouse).

Là một vật nhỏ vừa gọn, mặt dưới có một viên bi lăn được trên mặt phẳng. Khi di chuyển, chiều và độ dài lăn được của viên bi được truyền vào máy tính dưới dạng các xung điện. Một chương trình xử lý các dữ kiện này sẽ tạo ra một ảnh (thường thể hiện dưới dạng mũi tên hay là một ô chữ nhật gọi là con trỏ màn hình). Khoảng cách và chiều di chuyển của con trỏ trên màn hình cũng tương tự như khoảng cách và chiều di chuyển của con chuột. Vì vậy, ta có thể dùng con chuột để điều khiển con trỏ để chỉ định các đối tượng làm việc trên màn hình.

Ngoài ra còn có các thiết bị vào khác như: Máy quét ảnh, máy ảnh số, bộ đọc mã vạch ...

Thiết bị ra.

Có nhiều loại thiết bị ra, như:

Màn hình.

Là thiết bị ra, giống như màn hình của máy thu hình. Ngoài các tính năng giống như màn hình của máy thu hình thông thường, còn phải kể đến các tính năng kĩ thuật liên quan đến đặc thù của máy tính. Đó là:

Độ phân giải: Chỉ mật độ điểm ảnh trên màn hình - đo khả năng thể hiện tinh tế của màn hình.

Màu sắc.

Cả 2 tính năng trên không chỉ phụ thuộc vào màn hình mà còn phụ thuộc vào thiết bị điều khiển màn hình (video card)

Khả năng tiết kiệm năng lượng: Khi ngõng làm việc với máy một thời gian đủ dài, các màn hình có thể tạm ngõng hoạt động để khỏi tiêu hao năng lượng vô ích.

Máy in.

Là thiết bị cho phép in các thông tin trên giấy. Ta thường gặp các loại máy in:

Máy in dòng: có tốc độ in cực nhanh nhưng không in được ảnh.

Máy in kim: là loại máy không dùng bộ chữ tạo dạng sẵn mà sử dụng một bộ các kim in.

Máy in laser: dùng kĩ thuật laser để tạo ảnh từng trang một.

Một số thiết bị có thể vừa là thiết bị vào, vừa là thiết bị ra như:

Các thiết bị đọc và ghi đĩa.

Các modem để nối máy tính với nhau theo đường điện thoại

Phần mềm

a)Khái niệm và phân loại phần mềm

Khái niệm phần mềm.

Có một số định nghĩa về phần mềm có sắc thái hơi khác nhau, nhưng đều nêu lên khía cạnh phương pháp trong xử lý thông tin bằng máy tính điện tử. Trong cuốn sách rất nổi tiếng "Software Engineering" - Kĩ nghệ phần mềm đã trích dẫn một định nghĩa về phần mềm như sau:

"Phần mềm là: (1) các chỉ dẫn (các chương trình máy tính) mà khi được thực hiện, nó mang lại chức năng và hiệu quả mong muốn. (2) Các cấu trúc dữ liệu mà theo đó chương trình có thể thao tác được với các thông tin. (3) Các tài liệu hướng dẫn cách hoạt động của chương trình và cách sử dụng chương trình."

Như vậy, theo định nghĩa này, phần mềm mang ý nghĩa của phương pháp giải quyết bài toán trên máy tính. Phần mềm không chỉ là các chương trình máy tính mà còn là phương pháp tổ chức dữ liệu và tài liệu. Chính dữ liệu không được coi là phần mềm nhưng cách tổ chức dữ liệu lại được coi là phần mềm. Có những tác giả không xem tài liệu là phần mềm, nhưng trong rất nhiều trường hợp, phương pháp xử lý thông tin còn cho các chỉ dẫn liên quan cách thức vận hành chương trình và thiết lập dữ liệu. Các hệ thống thông tin ngày nay trở nên phức tạp đến nỗi sẽ không làm được gì nếu chỉ có chương trình và dữ liệu mà không có tài liệu hướng dẫn.

Phân loại phần mềm.

Sự phân loại này chỉ có ý nghĩa tương đối. Ranh giới gữa các lớp phần mềm là rất mờ, thậm chí còn xâm lấn vào nhau. Việc đưa ra phân lớp chỉ có thế cho một bức tranh đại thể về các lớp phần mềm dựa trên mục đích và phương pháp sử dụng.

Phần mềm ứng dụng.

Ngày nay, có rất nhiều phần mềm máy tính để giải quyết các công việc phục vụ sinh hoạt của đời sống như: nghe nhạc, xem phim, soạn thảo văn bản, học qua máy tính, quản lý học sinh - sinh viên, quản lý kết quả học tập cũng như các hoạt động nghiệp vụ như sinh các bản vẽ kĩ thuật, tính kết cấu công trình, kế toán ... Những phần mềm như thế gọi là phần mềm ứng dụng. Nói một cách đơn giản, phần mềm ứng dụng là những phần mềm nhằm thực hiện một công việc nào đó.

Trong phần mềm ứng dụng cũng có thể phân chia thành phần mềm đặt hàng và phần mềm đóng gói.

Phần mềm đặt hàng: là những phần mềm ứng dụng được viết theo yêu cầu riêng có tính đặc thù của một cá nhân hay tổ chức. Ví dụ: phần mềm thiết kế một thí nghiệm, phần mềm điều khiển một dây chuyền sản xuất ...

Phần mềm đóng gói: là những phần mềm ứng dụng được thiết kế dựa trên những yêu cầu chung của nhiều người chứ không theo yêu cầu đặt hàng của riêng ai. Chúng được viết rất hoàn chỉnh và thường kèm theo những phương tiện để cài đặt lên máy một cách tự động. Người sử dụng chỉ cần mua về, cài đặt lên máy của mình và thiết lập các chế độ làm việc phù hợp là có thể sử dụng được. Ví dụ: các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm tra cứu Internet, phần mềm thiết kế bản vẽ ... đều là các phần mềm đóng gói. Từ khi xuất hiện máy tính cá nhân với giá rẻ, nhiều người có thể sử dụng máy tính, thị trường phần mềm đóng gói hết sức phát triển.

Phần mềm công cụ.

Có một lớp phần mềm đặc biệt, là các phần mềm dùng để làm ra các phần mềm khác. Đây là các phần mềm ứng dụng của các chuyên viên tin học chuyên về phát triển phần mềm. Đối với những người làm tin học trong lĩnh vực phát triển phần mềm thì phần mềm ứng dụng của người sử dụng cuối cùng là sản phẩm và là mục tiêu cuối cùng của họ. Để hộ trợ cho việc làm ra các sản phẩm phần mềm, người ta lại dùng chính các phần mềm khác gọi là phần mềm công cụ.

Các phần mềm dịch tự động các thuật toán viết trong một hệ thống qui ước nào đó thành các chương trình trên mã máy mà máy tính có thể hiểu được, các phần mềm hỗ trợ tổ chức dữ liệu, những phần mềm phát hiện lỗi lập trình và sửa lỗi ... đều là các phần mềm công cụ. Do các phần mềm công cụ được dùng với mục đích phát triển phần mềm nên người ta còn gọi phần mềm công cụ là phần mềm phát triển.

Phần mềm tiện ích.

Còn có một loại phần mềm khác không nhằm vào các hoạt động nghiệp vụ đời thường mà chỉ giúp chúng ta cải thiện hiệu quả công việc khi làm việc với máy tính. Chúng là các công cụ đáp ứng những nhu cầu chung của nhiều người và không liên quan đến các lĩnh vực công việc cụ thể. Ví dụ: các phần mềm soạn thảo văn bản có thể soạn thảo văn bản đơn giản hay soạn thảo chương trình máy tính, những phần mềm sao chép dữ liệu từ nơi này đến nơi kia, những phần mềm tìm và diệt virus đều là các tiện ích.

Phần mềm hệ thống.

Nói chung các phần mềm ứng dụng được khởi động khi cần thiết và ngõng hoạt động khi thực hiện xong công việc. Trong khi đó, có những chương trình phải thường trực vì nó phải cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của các chương trình khác mà không biết trước các yêu cầu đó xuất hiện khi nào. Một khi được thi hành các chương trình đó trở thành môi trường làm việc cho các phần mềm khác. Những phần mềm như thế gọi chung là phần mềm hệ thống.

Phần mềm hệ thống quan trọng nhất là hệ điều hành. Hệ điều hành có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động của máy tính trong suốt quá trình làm việc. Về hệ điều hành, chúng ta sẽ nghiên cứu kĩ hơn ở các bài sau.

Tuy nhiên, hệ điều hành không phải là phần mềm hệ thống duy nhất. Còn có nhiều phần mềm thường trực cung cấp môi trường làm việc cho các phần mềm khác. Ví dụ: phần mềm gõ phím tiếng Việt, một khi được cài đặt thì ta có thể gõ tiếng Việt từ nhiều phần mềm khác nhau.

b) Giải thuật

Giải thuật là tập hợp các quy tắc và thứ tự thực hiện các quy tắc dùng cho một lớp bài toán nào đó để từ số liệu ban đầu qua một số thao tác cho ra kết quả xác định.

Những đặc trưng của thuật toán:

Tính tổng quát: giải thuật không đề cập chỉ một bài toán riêng lẻ mà bao hàm một lớp bài toán cùng một kiểu.

Tính giới hạn: quá trình biến đổi thông tin ban đầu đến kết quả cuối cùng qua một số giới hạn các biến đổi.

Tính duy nhất: kết quả chỉ phụ thuộc dữ liệu của bài toán chứ không phụ thuộc vào bối cảnh thực hiện của bài toán. Nói cách khác trong cùng một điều kiện, 2 bộ xử lý thực hiện cùng một giải thuật sẽ cho ra kết quả giống nhau.

Ví dụ: Xây dựng giải thuật và lưu đồ cho bài toán: Đọc vào từ bàn phím độ dài 3 cạnh của tam giác bất kỳ rồi tính diện tích của tan giác.

Bước 1: Tìm hiểu bài toán, xác định ràng buộc. Thông tin ban đầu của bài toán là 3 cạnh a, b, c của tam giác. Kết quả phải tìm là diện tích của tam giác.

Bước 2: Tìm diện tích tam giác dựa vào công thức:

Bước 3: Xây dựng lưu đồ:

1.4. BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

1.4.1. Biểu diễn số trong các hệ đếm.

Khái niệm: Hệ đếm được hiểu như là tập các kí hiệu và các qui tắc sử dụng tập các kí hiệu đó để biểu diễn và xác định giá trị các số.

Ví dụ: - Hệ đếm La Mã: sử dụng các kí hiệu: I, II, ... V, VI, ... X ...

Hệ đếm thập phân: sử dụng các chữ số 0,1,2,...9.

1.4.1.1. Hệ đếm thập phân

Trong hệ đếm thập phân, số lượng các chữ số được sử dụng là 10 - được gọi là cơ số của hệ đếm. và qui tắc tính giá trị là mỗi đơn vị ở hàng bất kì có giá trị bằng 10 đơn vị của hàng kế cận bên phải. Do đó có thể viết:

767 = 7 * 102 + 6 * 10 + 7

Hệ thập phân chỉ là một trường hợp riêng khi ta chọn cơ số là 10. Thực ra, bất kì một số tự nhiên b>1 đều có thể chọn làm cơ số cho hệ đếm. Khi đó tập các kí hiệu được dùng sẽ là : 0,1, ...b-1.

Ngoài hệ đếm thập phân, trong tin học thường sử dụng hệ đếm nhị phân và hệ đếm Hexa.

1.4.1.2. Hệ đếm nhị phân

Là hệ đếm cơ số 2 với 2 chữ số 0 và 1. Qui tắc tính giá trị là mỗi đơn vị ở hàng bất kì có giá trị bằng 2 đơn vị của hàng kế cận bên phải.

1.4.1.3. Hệ đếm Hexa

Là hệ đếm cơ số 16 với các kí hiệu: 0,1, 2 ... 9, A, B, C, D, E, F trong đó A ... F tương ứng với 10 ...15. Qui tắc tính giá trị là mỗi đơn vị ở hàng bất kì có giá trị bằng 16 đơn vị của hàng kế cận bên phải.

Trong trường hợp cần thiết, để phân biệt được số biểu diễn ở hệ đếm nào, người ta viết cơ số làm chỉ số cho số đó. VD: 1052 , 3416.

Bảng thể hiện 16 số nguyên đầu tiên ở hệ đếm 10, 2 ,16.

1.4.1.4. Chuyển đổi giữa các hệ đếm

Biến đổi số ở hệ đếm bất kì sang hệ đếm thập phân.

Cho N trong hệ đếm cơ số b:

N = ( dn dn-1 ... d1 d0 d-1 ... d-m ) b

Để tìm biểu diễn của N trong hệ đếm thập phân, ta tiến hành các bước sau:

Viết N dưới dạng đa thức lũy thừa của cơ số b

N = dn * bn + dn-1 * bn-1 + ... + d1 * b1 + d0 * b0 + d-1 * b-1 + ... + d-m * b -m

Tính giá trị của đa thức này. Giá trị tìm được chính là biểu diễn của N ở hệ thập phân.

Ví dụ: 1110,1012 = ? 10 , D3F,416 = ?10 , 11012 = ? 10.

Biến đổi số ở hệ đếm thập phân sang hệ đếm có cơ số a.

Trước hết cần tách phần nguyên và phần lẻ, rồi biến đổi chúng riêng biệt. Sau đó ghép lại để có kết quả cần tìm.

Biến đổi phần nguyên.

Giả sử cần biến đổi phần nguyên N. Ta viết N dưới dạng đa thức:

N = dn an + dn-1 an-1 + ... + d1 a1 + d0

Thấy rằng, 0  d0 < a. Do vậy khi chia N cho a thì phần dư của phép chia đó là d0 còn thương là số N1

N1 = dn an-1 + dn-1 an-2 + ... + d1

Tương tự, d1 là phần dư của phép chia N1 cho a. Gọi N2 là thương của phép chia ấy. Quá trình chia như vậy được thực hiện liên tiếp và ta sẽ lần lượt nhận được các giá trị di . Quá trình sẽ dừng lại khi nhận được thương bằng 0. Để có biểu diễn cần tìm, các phần dư thu được cần sắp xếp theo thứ tự ngược lại.

Cách làm: Chia liên tục phần nguyên N cho a, đến khi nào thương số bằng 0, kết quả thu được là các số dư d0, d1, ..., dn. Viết theo thứ tự ngược lại các số dư này ta được kết quả cần tìm, đó là số: dn... d1d0

Ví dụ: 5210 = ? 2 = ? 16

Sơ đồ chia liên tiếp dưới đây minh họa quá trình thực hiện theo thuật toán trên.

Như vậy, 52 10 = 1101002 = 3416

Biến đổi phần thập phân.

Kí hiệu N' phần sau dấu phẩy thập phân của số N. Giả sử N' được biểu diễn dưới dạng đa thức của cơ số a như sau:

N' = d-1 a-1 + d-2 a-2 + ... + d-ma-m .(1)

Nhân 2 vế của (1) với a ta được :

N'1 = d-1 + d-2 a-1 + ... + d-m a-m+1

Nhận thấy, d-1 chính là phần nguyên của kết quả phép nhân. Còn phần lẻ của kết quả là: N'2 = d-2 b-1 + ... + d-mb-m +1 (2)

Lặp lại phép nhân như trên đối với (2), ta thu được d-2 là phần nguyên. Thực hiện liên tiếp phép nhân theo cách trên, cuối cùng thu được dãy d-i trong đó 0  d-i < b. Đó chính là giá trị của các chữ số trong biểu diễn cần tìm.

Cách làm: Nhân phần thập phân với a, phần nguyên nhận được là d-1. Nếu phần thập phân của tích khác 0, ta lại nhân phần thập phân đó với a. Cứ tiếp tục như vậy cho tới khi phần thập phân của tích bằng 0, ta được các số phần nguyên là d-1, ... d-n

Ví dụ: 0, 678752 = ? 10 ; 0, 843516 = ? 10

Quá trình trên trong một số trường hợp có thể kéo dài vô hạn. Tùy yêu cầu về độ chính xác cần thiết mà quyết định dừng lại ở bước nào. Như vậy, kết quả của việc đổi một số có một số hữu hạn chữ số lẻ trong hệ đếm cơ số này có thể cho ra một số có vô hạn chữ số lẻ trong hệ đếm cơ số khác.

Biến đổi số biểu diễn trong các hệ đếm đặc biệt.

Về nguyên tắc có thể đổi bất kỳ một biểu diễn trong hệ đếm cơ số b1 bất kỳ sang một biểu diễn số trong một hệ đếm cơ số b2 bất kỳ khác. Điều khó khăn là ta phải nhớ được bảng nhân và bảng chia trong số học của các số biểu diễn trong cơ số b1 và b2. Nếu không biết được bảng nhân và bảng chia của b1 và b2 thì có thể đổi gián tiếp 2 lần thông qua một hệ đếm trung gian mà ta biết bảng nhân và bảng chia của hệ trung gian đó, như hệ đếm thập phân.

Trong một số trường hợp đặc biệt, khi b1 và b2 là lũy thừa của nhau thì có thể đổi trực tiếp một cách dễ dàng. Nếu b1 = b2k thì trong hệ đếm cơ số b2, b1 sẽ có biểu diễn là 100 ... 00 với k chữ số 0. Việc nhân hay chia 1 số với 100 ... 00 thực chất là tách từng nhóm k chữ số. Ví dụ:

Ta áp dụng nhận xét này để đổi biểu diễn số giữa hệ đếm cơ số 2 và hệ đếm cơ số 16. trong trường hợp này 16 = 24 .

Qui tắc để đổi biểu diễn từ hệ nhị phân sang hệ 16 như sau:

Gộp các chữ số nhị phân thành từng nhóm 4 chữ số kể từ vị trí phân cách giữa phần nguyên và phần lẻ.

Thay mỗi nhóm 4 chữ số nhị phân bởi 1 chữ số tương ứng ở hệ 16

Ví dụ : 1011100101,012 = ? 16

Để đổi ngược lại, số ở hệ 16 sang số ở hệ nhị phân ta chỉ cần thay từng chữ số ở hệ 16 thành nhóm 4 chữ số tương ứng ở hệ nhị phân.

Ví dụ: 3,D7EF 16 = ? 2

1.4.2. Các phép toán đối với số nhị phân.

1.4.2.1. Các phép toán số học

Tương tự như số học thập phân, số học nhị phân cũng bao gồm 4 phép toán cơ bản: cộng, trừ, nhân, chia. Cách thực hiện các phép toán đó là tương tự như các phương pháp đã biết đối với số thập phân.

Dưới đây là bảng cộng và nhân các số 1 bit:

Ví dụ: Phép cộng Phép trừ

110011010 1010100011

11001001 11001001

1001100011 111011010

Phép nhân Phép chia

1101 1000001 1101

x 101 - 1101 101

1101 000110

+ 0000 0001101

1101 - 1101

= 1000001 0000000

Cách biểu diễn số dưới dạng mã nhị phân thuần túy như nói ở trên là cách biểu diễn các số dương. Vậy các số âm được biểu diễn như thế nào ???

Để biểu diễn các số có dấu, người ta qui định dùng bit ở hàng đầu bên trái làm bit dấu, với qui ước:

0: là số dương

1: là số âm

Với qui định này, việc dùng số nhị phân trực tiếp khi tính toán có thể cho kết quả sai.

Ví dụ: 01011111 = +95 và 11011111 = - 95.

Khi đó: 01011111

+ 11011111

= 100111110

là một số khác 0.

Nguyên nhân là do đây chỉ là số âm do qui ước chứ không phải do tính toán. Để khắc phục tình trạng trên, người ta đưa ra cách biểu diễn số nhị phân dươic dạng số bù một và số bù hai.

Số bù một:

Định nghĩa: Số bù một của một số nhị phân N là số nhị phân nhận được bằng cách đảo các bít của số N, với 0 đảo thành 1 và 1 đảo thành 0.

Ví dụ: N = 10011110 thì số bù một là: 01100001

Số bù hai:

Định nghĩa: Số bù hai của số nhị phân N là số nhị phân nhận được bằng cách lấy số bù một của N cộng với 1.

Ví du: N = 10011110 thì:

Số bù một là: 01100001

+ 1

Số bù hai là: = 01100010

Theo qui ước, số bù hai của số nhị phân N chính là biểu diễn số nhị phân -N. Từ đó ta có qui tắc: Phép trừ chính là phép cộng với số bù hai.

Số bù hai được sử dụng rộng rãi trong máy tính để biểu diễn số có dấu, do tính chất số bù hai không gây ra hiện tượng làm sai dấu và giá trị trong tính toán.

Ví dụ: 95 = 01011111. Số bù một của 95 là: 10100000 và số bù hai của 95 sẽ là: 10100001 chính là - 95. Khi đó:

01011111

+ 10100001

= 100000000

Số 100000000 thừa ra một bit bên trái, bit này không được giữ lại vì ta chỉ dùng 8 bit. 8 bit được giữ lại có gia trị đãng bằng 0. Vậy số bù hai biểu diễn số âm là hoàn toàn chính xác. Nếu dùng 16 bit thì sẽ thừa ra bit 17 trong phép tính nói trên.

1.4.2.2. Các phép toán logic

Có 3 phép toán logic cơ bản sau: AND, OR, NOT

- Phép AND (và): Bảng AND

- Phép OR(hoặc): Bảng OR

X

Y

X AND Y

X

Y

X OR Y

0

0

0

0

0

0

0

1

0

0

1

1

1

0

0

1

0

1

1

1

1

1

1

1

Khi làm phép tính AND và OR ta thấy chúng chỉ có tác dụng đối với bit, không có hiện tượng nhớ sang hàng bên cạnh như khi làm phép cộng hoặc nhân 2 số nhị phân.

- Phép NOT (phủ định)

NOT 0 = 1

NOT 1 = 0

Phép phủ định còn gọi là phép đảo, số bù 1 ở trên chính là phép đảo.

1.4.2.2. Các phép toán quan hệ

Mệnh đề logic là các mệnh đề chỉ nhận một trong 2 giá trị: đúng (True) hay sai (False). Ví dụ: khi viết mệnh đề:

3 < 5: ta nói mệnh đề này đúng (True)

7 > 9: ta nói mệnh đề này sai (False)

Hai giá trị True, false là 2 giá trị của đại số logic, chúng hoàn toàn tương đương với 1 và 0: True = 1, False = 0, các phép toán logic cũng áp dụng cho 2 giá trị này như là áp dụng cho mã nhị phân.

NOT FALSE = TRUE

NOT TRUE = FALSE

Mệnh đề logic được đưa vào máy tính xử lý các trường hợp liên quan đến các điều kiện đúng/sai.

1.4.3. Biểu diễn dữ liệu

Trong MTĐT muốn biễu diễn thông tin người ta phải có quy ước về cách biểu diễn chúng, hay nói theo ngôn ngữ tin học là phải mã hóa thông tin. Vậy thực chất cảu mã hóa thông tin chính là quy ước trước với nhau về cách biễu diễn thông tin. Để biểu diễn thông tin trong máy tính, người ta dùng mã có độ dài cố định để biễu diễn ( nghĩa là độ dài của số chữ số nhị phân hay số bit dùng để biểu diễn là cố định). Voiứ độ dài từ mã là n ta có thể biểu diễn được 2n trạng thái khác nhau. Sau đây là 1 số quy ước về cách biẻu diễn dữ liệu của hệ nhị phân trong máy tính.

1.4.3.1. Biểu diễn ký tự

Hiện nay có 2 bảng mã được dùng phổ biến để mã hóa các ký tự, đó là bảng mã EBCDIC và bảng mã ASCII.

a)Mã EBCDIC - Extended Binary Coded Interchange Code.

Đây là mã mở rộng của mã BCD. Ban đầu, người ta mở rộng mã BCD - 4 bit thành 6 bit. Với 6 bit chỉ có thể biểu diễn được tới 64 kí tự. Do đó, không đủ để biểu diễn cả chữ hoa và chữ thường. Vì thế, trong mã BCD 6 bit chỉ có mã cho các chữ in hoa, không có mã cho chữ thường.

Sau đó người ta tiếp tục mở rộng thành bảng mã 8 bit. Tuy nhiên bảng này không dùng hết 256 mã. Đây là bộ mã thịnh hành trong thập kỉ 70.

b)Mã ASCII.

Là bộ mã chuẩn của Mỹ để trao đổi thông tin. Trong đó mỗi kí tự ban đầu được mã bằng 7 bit, sau này được mở rộng thành 8 bit, với 256 mã khác nhau để có thể chứa thêm một số chữ cái của các quốc gia khác cũng như một số kí tự dùng để trình bày.

Các mã từ 0 - 31 và mã 127 được dùng để mã hóa các kí tự điều khiển.

Ví dụ: mã 13 và 10 điều khiển con trỏ nhảy xuống đầu dòng tiếp theo.

Các mã từ 32 - 127 là các kí tự gốc của bảng mã ASCII. Đó là các mã của các chữ cái Latinh, các dấu chấm câu, các chữ số.

Mã của chữ cái hoa và chữ cái thường cách nhau một khoảng là 32.

Các mã từ 128 - 255 có thể thay đổi tùy theo nhu cầu sử dụng.

1.4.3.2. Biểu diễn số nguyên

Dùng n bit ta sẽ biểu diễn được các số nguyên dương từ 0 -> 2n - 1

Ví dụ: n = 4, biểu diễn được các số từ 0 -> 15

n = 8, biểu diễn được các số từ 0 -> 255

Nếu kết quả phép toán vượt qua dải biểu diễn 2n - 1 thì sẽ gây ra hiện tượng tràn số.

Ví dụ:

255 biểu diễn số nhị phân 1111 1111

1 biễu diễn số nhị phân 0000 0001

256 1 0000 0000 = 0

Sở dĩ như vậy là vì nơi chứa kết quả có 8 bit, mà kết quả lại là 9 bit. Do đó kết quả lúc này sẽ không đãng.

Dùng n bit sẽ biểu diễn được các số nguyên có dấu từ -2n-1 -> 2n-1 -1

Ví dụ: n = 4 sẽ biễu diễn được các số có dấu từ -8 đến 7

n = 8 sẽ biễu diễn được các số có dấu từ -128 đến 127

1.4.3.3. Biểu diễn số thực

Trong hệ nhị phân khi biểu diễn số thực dùng một dấu chấm thay cho dấu phẩy trong cách viết thông thường của Việt Nam. Dấu chấm phân cách phần nguyên và phần thập phân gọi là dấu chấm thập phân.

Một số thực bất kỳ X được biểu diễn trong máy tính như sau:

Trong đó:

S: bít dấu ( S = 0 là dấu dương, S = 1 lad dấu âm)

M: phần định vị

R: cơ số

E: phần mũ

Nếu công thức này phần định vị cho một số thực là vô hạn, mà kích thước (số bít) của một từ trong máy là cố định, vì thế trong thực tế trong thực tế chỉ một tập hợp hữu hạn các số thực mới có thể biểu diễn một chính xác, còn vô số số thực là không thể biểu diễn chính xác được.

Ví dụ: 6.625 = 6.625*100 = 0.6625*10

Hay ở dạng nhị phân: = 110.101 = 0.110101*23

Trong cách biểu diễn trên phần 0.110101 gọi là phần định vị, số mũ 3 của cơ số 2 gọi là phần mũ.

CHƯƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH

HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Khái niệm hệ điều hành

Như đã biết máy tính là một thiết bị phức tạp với nhiều thành phần như: CPU, bộ nhớ trong, bộ nhớ ngoài, thiết bị ngoại vi. Việc điều khiển máy tính vô cùng phức tạp. Trong thời kỳ đầu mới có máy tính, phương thức khai thác máy là trực tiếp, theo đó chương trình được viết theo ngôn ngữ máy và người sử dụng có thể can thiệp trực tiếp vào mọi quá trình làm việc của máy. Phương thức làm việc như vậy rất kém hiệu quả. Để khắc phục nhược điểm đó, hệ điều hành đã được thiết kế mà mục đích là dùng máy tính để quản lý chính nó.

Khái niệm: Hệ điều hành là tập hợp một số chương trình được tổ chức chặt chẽ thành một hệ thống đảm bảo sự giao tiếp giữa người sử dụng và máy tính, chứa công cụ và dịch vụ giúp người sử dụng thực hiện chương trình, quản lý và khai thác các tài nguyên của hệ thống một cách tối ưu.

Ngày nay, máy tính rất phức tạp, không có hệ điều hành thì không thể điều khiển nổi máy tính.

Vai trò, chức năng, phân loại hệ điều hành

Vai trò, chức năng

Hệ điều hành có các chức năng sau:

Quản lý và điều phối các thiết bị của máy để phục vụ cho công việc xử lý.

Quản lý thông tin ở bộ nhớ ngoài. Ngoài việc quản lý thiết bị thì hệ điều hành còn phải quản lý các thông tin đã được lưu trữ có thể dùng nhiều lần. Đây là công việc phức tạp. Các thông tin ở bộ nhớ ngoài đựoc tổ chức thành các đơn vị lưu trữ gọi là file. Vì thế phân hệ thực hiên chức năng quản lý thông tin ở bộ nhớ ngoài gọi là hệ quản lý file.

Quản lý các tiến trình. Về cơ bản một tiến trình là một chương trình đang thực hiện trên máy tính. Ngoài các chương trình của người ứng dụng, còn có các tiến trình hệ thống như quản lý vào ra, điều phối tài nguyên ... Thực chất quản lý tiến trình là lập lịch thực hiện các tiến trình phù hợp với yêu cầu tài nguyên của mỗi tiến trình.

Cung cấp môi trường giao tiếp với người sử dụng kể cả cung cấp các tiện ích cơ bản. Mỗi hệ điều hành thường cung cấp một ngôn ngữ giao tiếp với người sử dụng.

Hệ điều hành phải được khởi động ngay trước khi máy tính làm việc với các chương trình khác. Chương trình điều hành phải luôn luôn thường trực cho tới khi máy ngõng hoạt động. Ngày nay, nói đến sử dụng máy tính thực chất là sử dụng hệ điều hành.

Phân loại hệ điều hành

Chúng ta có 5 loại hệ điều hành cơ bản:

Hệ đơn nhiệm sử lý theo lô: Đây là hệ điều hành đầu tiên của chúng ta ví dụ như DOS hoặc một chương trình mà các bạn xây dựng trên VĐK bằng các phương pháp lập trình truyền thống.Nó xử lý các công việc tuần tự theo từng khối.

Hệ đa nhiệm: Đây là hệ cho phép nhiều công việc cùng chạy một lúc.Cùng chia sẻ quyền sử dụng CPU theo một thuật toán nào đó.Ví dụ như Windows 3.1,Windows 9x...Hoặc một số hệ thống nhúng trong máy giặt...

Hệ phân chia thời gian: Đây là hệ đa nhiệm mặt khác sự phân chia thời gian còn cho phép nhiều người cùng truy nhập vào nó và sử dụng tài nguyên của máy. Và những người này có thể phân tán về mặt địa lý.Ví dụ như Windows NT ,2000 ...Unix,Linux...

Hệ thời gian thực: Hệ này đã rất nhiều người viết .Tất cả các hệ trên đều có thể trở thành hệ thời gian thực nếu như nó đáp ứng được tính thời gian thực mà ứng dụng của ta đòi hỏi.

Hệ đa xử lý: Là hệ mà chạy trên nền phần cứng có nhiều VXL (hệ xử lý song song)Hệ có nhiệm vụ phân công việc cho các VXL và Unix cũng được phát triển theo hướng này.

Một số hệ điều hành thông dụng

Hệ điều hành DOS.

Hệ điều hành DOS có một số đặc điểm sau:

DOS là một hệ điều hành đơn và cá nhân, theo đó mỗi lúc chỉ có một chương trình có thể thực hiện được và do đó chỉ một người sử dụng được.

DOS tổ chức thông tin trên đĩa từ theo một cấu trúc phân cấp có hình cây gọi là cây thư mục.

Giao tiếp giữa người và máy theo kiểu lệnh.

Hệ điều hành WINDOWS.

WINDOWS cũng là một hệ điều hành rất nổi tiếng cho các máy PC vì phong cách giao tiếp theo kiểu đồ họa rất thân thiện. Hệ điều hành WINDOWS có các đặc trưng sau:

Chế độ đa chương trình.

Chế độ giao diện dựa trên bảng chọn.

Cung cấp nhiều công cụ xử lý đa phương tiện, khai thác tốt âm thanh, hình ảnh.

Cung cấp dịch vụ làm việc trong môi trường mạng.

Hệ điều hành UNIX.

UNIX có các đặc trưng sau:

Là hệ đa chương trình, nhiều người sử dụng.

Có một hệ chuẩn làm cơ sở cho nâng cấp phát triển.

Có modun giao diện với thiết bị ngoại vi mạch.

Có nhiều chương trình tiện ích.

Các khái niệm cơ bản.

File (tệp)

Khái niệm: File là tập hợp những thông tin có quan hệ với nhau phản ánh 1 đối tượng nào đó, được lưu trữ trên bộ nhớ ngoài.

Về mặt vật lý, File là một vùng trong bộ nhớ, được đặt với một tên riêng biệt.

Tên file trong Window được hỗ trợ đặt tên dài hơn, không quá 256 ký tự và phạm vi cho phép rộng hơn.

Thư mục

Khái niệm: Thư mục là hình thức phân vùng trên đĩa (bộ nhớ ngoài) để việc lưu trữ các tệp có khoa học và hệ thống.

Người sử dụng có thể phân đĩa ra thành nhiều vùng riêng biệt, trong mỗi vùng có thể lưu trữ một phần mềm riêng hoặc các tệp riêng của từng người sử dụng. Mỗi vùng như vậy gọi là một thư mục. Mỗi đĩa có một thư mục gốc, ký hiệu là (\). Thư mục gốc thường đứng ngay sau tên ổ đĩa trên màn hình và nó được tạo ra khi định dạng đĩa.

Từ thư mục gốc có thể tạo ra các thư mục khác, gọi là thư mục cấp 1, từ thư mục cấp 1 ta lại tạo ra thư mục cấp 2, vv..., thư mục cấp trên trực tiếp của một thư mục gọi là thư mục cha mẹ. Để minh hoạ hệ thống các thư mục dùng cây thư mục.

Thư mục cũng được đặt tên theo quy tắc đặt tên tệp, nhưng không có phần mở rộng.

Đường dẫn

Đường dẫn là cách ghi đầy đủ chỉ đến vị trí của file hoặc thư mục trong một cây thư mục.

Ví dụ: Ta có cây thư mục sau:

Đường dẫn là địa chỉ xuất phát từ thư mục gốc, đi qua các thư mục khác để đến được thư mục hoặc tệp cần tham chiếu.

Đường dẫn đầy đủ là đường dẫn có tên ổ đĩa, thư mục gốc, các thư mục con.

C:\TP\BAITAP\BTAP.PAS

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

Khởi động và thoát khỏi hệ điều hành Windows

Khởi động hệ điều hành Windows

Khi bắt đầu khởi động Windows (Windows 95, 98, 2000, XP, Me, ...) ta có thể nhìn thấy dấu nhắc yêu cầu nhập mật khẩu (Password) để có thể nhập vào máy tính. Nếu ta không muốn nhập mật khẩu, thì ta không cần phải gõ bất kỳ ký tự nào vào trong hộp Password, rồi kích chuột vào nút OK. Sau này ta sẽ không nhìn thấy dấu nhắc trong hộp Password nữa. Với Windows NT, Windows XP, chắc chắn phải có tài khoản mới có thể đăng nhập được vào máy.

Đăng nhập vào Windows :

Trong hộp tên người sử dụng, gõ tên người có tài khoản

Trong hộp Password, gõ Password vào.

Bấm OK.

Thoát khỏi hệ điều hành Windows

Cần phải thoát khỏi Windows trước khi tắt máy hoặc khởi động lại máy. Nếu tắt đột ngột, không thoát khỏi Windows, có rất nhiều việc đang dở dang, nhiều file chưa đóng và chưa cất vào đĩa.

Thoát khỏi Windows và tắt máy :

Kích chuột vào nút Start, sau đó kích chuột vào nút Shutdow (hoặc Turn Off Computer)

Kích chuột vào Yes, nếu bạn quên ghi những thay đổi trong văn bản của bạn, Windows sẽ nhắc bạn ghi lại những thay đổi đó.

Kích chuột vào Shutdow (hoặc Turn Off)

Màn hình Desktop và cửa sổ

Màn hình đầu tiên nhìn thấy chỉ dẫn đến mọi tài liệu và chương trình. Màn hình này gọi là Desktop.

2.2.2.1.Biểu tượng mặc nhiên và biểu tượng shortcut

Các biểu tượng màn hình gồm có: biểu tượng mặc nhiên và biểu tượng Shortcut

Biểu tượng mặc nhiên: Là biểu tượng do máy tự tạo sẵn khi cài đặt chương trình.

Biểu tượng My Computer

Khi được kích hoạt cửa sổ Mycomputer xuất hiện, chứa tất cả các tài nguyên của máy tính: như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, ... nó cho phép người dùng truy cập đến hệ thống một cách tổng quát, khi nháy đúp chuột lên biểu tượng cần làm việc, cửa sổ tương ứng sẽ được mở ra.

Biểu tượng Recycle Bin (Thùng rác)

Recycle Bin chứa tất cả các tệp, chương trình bị xóa bỏ khi thao tác trên Windows, giúp người sử dụng có thể phục hồi lại. Có thể phục hồi lại các tệp, chương trình bị xóa (hoặc xóa hẳn) bằng thao tác sau:

Nháy đúp chuột lên biểu tượng Recycle Bin

Nháy phải chuột lên biểu tượng của tệp hoặc chương trình cần khôi phục.

Chọn Restore, Windows sẽ tự động khôi phục lại tệp hoặc chương trình theo nguồn gốc ban đầu.

Muốn xóa hẳn, không lưu vào thùng rác, bấm phím Shift đồng thời khi thực hiện thao tác Delete

Biểu tượng Shortcut

Đối với các ứng dụng thường xuyên được sử dụng, NSD cần tạo biểu tượng cho chúng trên Desktop để tăng tốc độ làm việc.

Tạo mới một biểu tượng

Nháy nút phải chuột trên Desktop, chọn New / chọn Shortcut.

Nhập đường dẫn đến tệp chương trình trong hộp Command line (có thể nháy chuột vào nút Browse để dò tìm tệp chương trình trên đĩa)

Nháy Next. Nhập tên biểu tượng chương trình vào hộp Select a name for a shortcut.

Lựa chọn biểu tượng và nháy nút finish để hoàn tất việc tạo biểu tượng chương trình.

Muốn thực hiện chương trình ứng dụng, chỉ cần nháy đúp chuột lên biểu tượng của nó trên Desktop.

2.2.2.2.Thanh Taskbar

Thanh Taskbar thường được đặt ở phía bên dưới màn hình khi khởi động máy. Do được đặt ở chế độ mặc định nên chúng luôn luôn hiện ra khi chạy Windows. Có thể để thanh Taskbar theo chiều thẳng đứng.

Bất cứ lúc nào bắt đầu một chương trình hoặc vào Windows, thì sẽ thấy vùng thông báo của nó trên thanh Taskbar xuất hiện. Để chuyển đổi giữa các chương trình trong Windows, kích chuột vào vùng ứng với chương trình tương ứng. Khi đóng Windows lại thì vùng đó biến mất khỏi thanh Taskbar.

Nháy chuột phải trên nền của Taskbar, xuất hiện menu sau :

Bấm chuột vào Properties, xuất hiện menu sau:

2.2.2.3.Nút Start

Nút Start thường được đặt ở phía bên dưới màn hình khi khởi động máy. Do được đặt ở chế độ mặc định nên chúng luôn luôn hiện ra khi chạy Windows.

Khi kích chuột vào nút Start sẽ nhìn thấy thanh Menu chứa tất cả những mục cần dùng trong Windows.

Các lệnh trên thanh Start menu bao gồm:

Lệnh

Diễn giải

Programs

Đưa ra danh sách các chương trình để có thể chọn và thi hành

Documents

Đưa ra danh sách các tài liệu (văn bản, bảng tính ...) đã lưu vào trước đó và có thể mở ra để làm việc

Settings

Đưa ra các danh sách các thành phần của Windows mà có thể tùy biến cho phù hợp với nhu cầu, ví dụ thêm máy in mới, đặt chế độ làm việc của chuột, thiết lập âm thanh ...

Search

Giúp tìm kiếm tài liệu, file.

Help (Help and Support)

Vào Help, có thể thông qua toàn bộ nội dung của Help, các chỉ dẫn, các hướng dẫn cụ thể để tìm ra cách làm việc trong Windows

Run

Bắt đầu một chương trình hoặc mở một tệp khi đánh trên cửa sổ lệnh của MS - DOS

Shutdow (Turn Off Computer)

Tắt máy hoặc khởi động lại máy, hay thoát khỏi máy

2.2.2.4.Cửa sổ trong Windows

Cửa sổ là đối tượng chính được sử dụng trong môi trường Windows, các thành phần chính của cửa sổ bao gồm:

Tìm kiếm thông tin

Chọn nút Search trên hanh công cụ của WE sau đó chọn All Files or Folders hoặc có thể chọn từ nút start sau đó chọn Search / For Files or Folders, hộp hội thại sau sẽ hiển thị để tìm kiếm.

Nếu muốn tìm kiếm theo tên tệp tin hoặc thư mục hãy gõ vào đầy đủ hay một phần tên tệp tin hoặc thư mục cần tìm trong hộp All or Part of the file name

Nếu muốn tìm trong nội dung tệp tin, hãy gõ vào một từ hay cụm từ đại diện cần tìm trong hộp A word or phase in the file

Có thể chỉ ra nơi cần tìm bằng cách nhấp chuột vào mũi tên hướng xuóng trong hộp Look in, sau đó õ đĩa hoặc thư mục

Nhấp chuột vào nút Search để thực hện tìm kiếm.

Kết quả của việc tìm kiếm sẽ được hiển thị tại khung bên phải

Quản lý thông tin

Explorer là công cụ trợ giúp đắc lực của Windows, có thể xem Explorer như một cửa sổ nhìn vào hệ thống, nó thay thế cho File Manager trong các phiên bản trước của Windows. Explorer được bổ sung thêm các tính năng giúp cho việc tìm kiếm và quản lý thông tin, tổ chức giao diện người dùng thuận tiện và đơn giản hơn so với File Manager.

Cửa sổ Explorer.

Để xem các chương trình của máy tính, ta mở Windows Explorer bằng 1 trong 2 cách sau:

Nháy chuột vào nút Start/ chọn Programs/ chọn Windows Explorer.

Nháy phải chuột vào biểu tượng My Computer / chọn Explorer

Cửa sổ Explorer được kích hoạt:

Cửa sổ Explorer chia làm 2 phần:

Cửa sổ bên trái: liệt kê tất cả tài nguyên hiện có của máy tính, như ổ đĩa cứng, đĩa CD, máy in, ...

Nháy chuột vào tên đối tượng (ổ đĩa, thư mục): chọn ổ đĩa hoặc thư mục hiện hành.

Nháy chuột vào ký hiệu (+): có tác dụng mở rộng thêm 1 cấp trong cấu trúc cây thư mục

Nháy chuột vào ký hiệu (-): có tác dụng giảm bớt 1 cấp trong cấu trúc cây thư mục.

Cửa sổ bên phải: liệt kê chi tiết, bao gồm các thư mục con và tệp của ổ đĩa hoặc thư mục hiện hành

Các thao thác trên thư mục và tệp

Chọn thư mục hay tệp (đối tượng)

Chọn 1 đối tượng: nháy chuột vào biểu tượng của đối tượng cần chọn

Chọn nhiều đối tượng liên tục: nháy chuột vào đồi tượng đầu tiên, ấn và giữ phím Shift đồng thời nháy chuột vào đối tượng cuối cùng

Chọn nhiều đối tượng không liên tục: Ấn và giữ phím Ctrl, đồng thời nháy chuột vào từng đối tượng.

Tạo một thư mục mới

Tại cửa sổ bên trái, bấm chuột vào tên ổ đĩa hoặc tên thư mục chứa thư mục con cần tạo

Từ menu chính của cửa sổ Explorer chọn File / chọn New / chọn Folder.(Hoặc tại cửa sổ bên phải, bấm phải chuột, chọn New / chọn Folder). Xuất hiện hộp thoại New Folder

Gõ tên thư mục mới cần tạo và nhấn OK

Tạo File mới

Tại cửa sổ bên trái, bấm chuột vào tên ổ đĩa hoặc tên thư mục chứa thư mục con cần tạo

Bấm chuột vào thực đơn File / chọn Text Document. Xuất hiện biểu tượng File và hộp văn bản New Text Document.

Gõ tên File cần tạo và ấn phím Enter.

Nháy đúp chuột vào tên file vừa tạo, xuất hiện màn hình cho phép gõ nội dung File.

Gõ xong, lưu lại nội dung File bằng cách vào thực đơn File / chọn Save.

Thoát khỏi cửa sổ soạn thảo bằng cách: Chọn File / chọn Exit hoặc bấm chuột vào nút Close (X).

Xóa bỏ các đối tượng (thư mục, tệp) đã chọn

Chọn các đối tượng cần xóa

Ấn phím Delete hoặc nháy phải chuột, chọn Delete

Chọn Yes để đưa các đối tượng vào thùng rác (sau này cần có thể khôi phục lại)

Sao chép, di chuyển các đối tượng (thư mục,tệp)

Cách 1:

Lựa chọn đối tượng cần sao chép hoặc di chuyển ở cửa sổ bên phải

Nháy nút phải chuột, giữ và rê chuột sang thư mục đích ở cửa sổ bên trái. Thả chuột, xuất hiện thực đơn

+ Chọn Copy here : nếu muốn sao chép

+ Chọn Move here : nếu muốn di chuyển.

Cách 2:

Chọn đối tượng cần sao chép hoặc di chuyển

Chọn Edit / chọn Cut (nếu di chuyển), chọn Copy (nếu sao chép)

Nháy chuột vào thư mục đích. Chọn Edit / chọn Paste.

Đổi tên một đối tượng

Chọn đối tượng cần đổi tên

Chọn File / chọn Rename

Gõ tên mới và ấn Enter.

Chạy một chương trình thực hiện được

Cho hiện tên tệp chương trình ở cửa sổ bên phải

Nháy đúp chuột vào biểu tượng chương trình.

CHƯƠNG 3: MẠNG MÁY TÍNH VÀ INTERNET

3.1. Giới thiệu về mạng máy tính

3.1.1. Khái niệm mạng máy tính

Mạng máy tính là hệ thống kết nối nhiều máy tính lại với nhau bằng các đường truyền dẫn nhằm mục đích tổ chức khai thác được một cách tối ưu các tài nguyên nằm trong hệ thống.

Khi nói về kiến trúc mạng ta muốn nói tới 2 khía cạnh:

Topo của mạng (topology): đó là cách liên kết các máy với nhau về phương diện hình học.

Giao thức của mạng (protocol): đó là các qui ước truyền thông để các máy tính trong mạng liên lạc, trao đổi thông tin với nhau.

3.1.2. Phân loại mạng máy tính

Như đã thấy, liên kết máy tính thành mạng là nhu cầu tự nhiên. Quy mô địa lý của mạng tùy thuộc vào chính nhu cầu công việc và có ảnh hưởng gần như quyết định đến kiến trúc mạng. Về quy mô, người ta xét đến các loại mạng sau:

Mạng cục bộ ( Local Area Network - LAN): liên kết các tài nguyên máy tính trong một vùng địa lý có kích thước hạn chế. Đó có thể là một phòng, vài phòng, trong một tòa nhà hoặc vài tòa nhà trong một khu nhà ... Cụm từ "kích thước hạn chế" không được xác định cụ thể nên một số người xác định phạm vi mạng LAN bằng cách định bán kính của nó nằm trong khoảng vài chục met đến vài km.

Mạng diện rộng (Wide Area Network - WAN): liên kết các tài nguyên máy tính trong một vùng địa lý rộng. Mạng diện rộng nói chung được thiết kế từ nhiều mạng cục bộ qua các đường truyền viễn thông và các thiết bị dẫn đường giữa các mạng cục bộ.

Mạng cá nhân (Personal Area Network - PAN): chỉ một mạng máy tính nhỏ sử dụng trong gia đình.

Mạng thành phố (Metropolitain Area Network - MAN): liên kết các tài nguyên máy tính trong phạm vi một thành phố, nhằm cung cấp các dịch vụ công cộng phục vụ cho các hoạt động kinh tế xã hội của thành phố.

Mạng toàn cầu (Global Area Network - GAN): là mạng của các mạng WAN trải rộng trên phạm vi toàn cầu. Hiện nay chỉ có một mạng toàn cầu là mạng Internet. Một số mạng khác cũng cung cấp những dịch vụ toàn cầu nhưng trên nền tảng mạng Internet, như: Microsoft Network, hay hệ thống đặt chỗ vé máy bay.

3.2. Internet

3.2.1. Giới thiệu về Internet

Sự hình thành và phát triển Internet.

Internet có nguồn gốc từ một dự án của Bộ Quốc phòng Mỹ được thực hiện vào những năm 70. Khi đó người ta thấy rằng hệ thống thông tin điều khiển tập trung có nguy cơ bị phá hủy trong một cuộc chiến tranh lớn gây tê liệt hệ thống chỉ huy. Vì vậy phải phân tán mạng thông tin thành những mạng con có khả năng tự liên hệ với nhau để định đường truyền tin ngay khi một phần mạng đã bị phá hủy. Dự án này đã hiện thực hóa ý tưởng liên mạng (là nguồn gốc của thuật ngữ Internet ngày nay).

Có thể nói một cách không chính xác lắm Internet là mạng của các mạng, vì Internet là sự kết nối của các mạng thông qua các bộ dẫn đường router. Người ta cũng nói Internet là mạng toàn cầu vì Internet hiện nay là mạng của vài trăm triệu máy tính trên phạm vi toàn cầu. Chính xác hơn, Internet là mạng toàn cầu sử dụng giao thức truyền thông TCP/IP (ta sẽ đề cập đến giao thức này ở phần sau). Điểm khác với các mạng thông thường là ở chỗ Internet không có chủ và không có mạng nào điều hành mạng nào. Các mạng máy tính hay các máy tính đơn lẻ có thể tham gia tự nguyện vào mạng Internet. Người tham gia mạng có khả năng khai thác tài nguyên thông tin trên các mạng thành viên khác và cũng có nghĩa vụ tạo ra các nguồn tài nguyên cho người khác sử dụng. Chính vì vậy, về mặt thông tin Internet được xem là một kho tài nguyên thông tin toàn cầu. Dĩ nhiên để có thể làm điều này các máy tính tham gia Internet phải có một địa chỉ nhất quán để các máy khác liên kết được. Mặc dù Internet không có chủ nhưng vẫn có các tổ chức phi lợi nhuận, phi chính phủ quản lý việc cấp địa chỉ và nghiên cứu các chính sách cũng như công nghệ trên Internet.

3.2.2. Tra cứu thông tin trên Internet

Ngày nay, với khối lượng thông tin ngày càng phong phú, có thể coi Internet là 1 thư viện khổng lồ phát triển không ngõng. Do vậy, kỹ năng tìm kiếm thông tin cần thiết trên Internet là cực kỳ quan trọng.

Để truy cập đến các Web site, người sử dụng cần đến các chương trình hệ thống gọi là trình duyệt Web. Có nhiều trình duyệt Web, nhưng hiện nay trình duyệt Internet Explorer ( gọi tắt là IE) được sử dụng khá phổ biến.

a.Khởi động IE

Chọn 1 trong 2 cách:

Bấm chuột vào biểu tượng IE trên màn hình

Bấm chuột vào Start / Chọn Programs / Chọn Internet Explorer. Xuất hiện cửa sổ Internet Explorer.

Cửa sổ Internet Explorer gồm các thành phần:

Thanh tiêu đề (Title): chứa tên chương trình Microsoft Internet Explorer

Thanh thực đơn (Menu): gồm 6 thực đơn chính là: File, Edit, View, Favorites, Tools, Help

Thanh công cụ (Tool bar): chứa các biểu tượng:

Back: Quay về trang trước

Forward: Mở trang tiếp theo

Refresh: Làm tươi Web site

Home: Trở về trang chủ

Search: Tìm kiếm theo yêu cầu

Mail: Thư điện tử

Thanh địa chỉ (Address): cho phép nhập (hiện) địa chỉ trang Web cần truy cập.

Phần nội dung: Hiển thị nội dung trang Web.

b.Truy cập vào trang Web

Có 2 cách truy cập vào trang Web:

Nhập địa chỉ của trang Web cần truy cập vào thanh địa chỉ Address, rồi ấn Enter

Ví dụ: http://www.vnn.vn

Có thể tìm kiếm theo một từ khóa hoặc theo một chủ đề nào đó nhờ vào các Web site tìm kiếm, như Google (http://www.google.com)

Để di chuyển từ trang thông tin này đến trang thông tin khác: Ta bâm chuột vào các địa chỉ móc nối, hoặc bấm vào biểu tượng Back, Forward. Các địa chỉ móc nối thường là các dòng chữ được gạch chânhay được hiển thị với màu nổi bật. Có thể dễ dàng nhận biết bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến vị trí của địa chỉ móc nối, khi đó con trỏ chuột sẽ có hình dạng bàn tay, điều chính ngón của bàn tay trỏ vào địa chỉ móc nối rồi bấm chuột.

Tìm kiếm thông tin trên trang Web đang mở: Thông thường các trang Web chứa rất nhiều thông tin, để tìm kiếm một số thông tin nào đó cụ thể, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào thực đơn Edit / Chọn Find (On Web Page). Xuất hiện hộp thoại Find

Bước 2: Trong hộp thoại Find:

+ Nhập từ cần tìm trong hộp Find what

+ Chọn Match Whole Word Only để tìm từ hoặc cụm từ độc lập

+ Chọn Match case để tìm theo chế độ phân biệt chữ hoa và chữ thường

+ Trong mục Direction: Chọn Up hoặc Down để tìm từ vị trí hiện tại lên đầu hoặc xuống cuối trang tài liệu

+ Nhấn chuột vào Find next để tìm.

c.Cất giữ thông tin từ trang Web và in ấn.

Lưu thông tin:

Chọn trang Web cần lưu

Vào thực đơn File / Chọn Save as. Xuất hiện cửa sổ Save as

Chọn ổ đĩa và thư mục để lưu, gõ tên file cần lưu

Bấm Save

In ấn:

Chọn thông tin cần in

Vào thực đơn File / chọn Print. Xuất hiện cửa sổ cho phép chọn các thông số in

Bấm OK.

3.2.3. Thư điện tử (E - mail)

E-mail là viết tắt của Electronic Mail (thư điện tử) là một dịch vụ triển khai trên mạng cho phép người dùng có thể gửi thư cho nhau. Ở đây "thư" là một file văn bản (dạng Text), trong nhiều trường hợp "thư" còn gọi là thông điệp (Message).

E-mail được coi là công cụ giao tiếp mạnh nhất hiện nay. E-mail cung cấp cho ta những thuận lợi sau:

Gửi tài liệu trực tiếp từ máy tính của bạn thay cho việc phải in ra và chuyển Fax. Điều này rất thuận lợi, vì "thư" được gửi đến người nhận sau vài giây, nhanh hơn nhièu so với gửi bưu điện mà lại đảm bảo được bí mật cho tài liệu

Có thể dễ dàng gửi 1 lúc cho nhiều người.

Tài liệu nhận được là văn bản điện tử, do vậy ta có thể trực tiếp sửa chúng mà không phải gõ lại từ đầu.

Hoàn toàn tự động lưu trữ thư đi và thư đến để có thể xem bất cứ lúc nào.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm cả miễn phí và thương mại, thực hiện dịch vụ e-mail. Mỗi sản phẩm đều có một số chức năng cơ bản và một số chức năng mở rộng. Tùy theo nhu cầu của từng đơn vị, từng người sử dụng mà có thể sử dụng các phần mềm khác nhau.

Một số dịch vụ thư điện tử miễn phí:

www.vnn.vn

www.Hotmail.com

www.mail.yahoo.com

Các chức năng cơ bản:

Mỗi sản phẩm phần mềm e-mail đều có một số chức năng cơ bản sau:

Compose: soạn thảo thư

Deliver: gửi thư tới người nhận

Inbox: danh sách các thư nhận được

Reply: soạn thảo và gửi thư trả lời

Forword: chuyển tiếp thư tới những người nhận khác

Printf: in thư ra giấy

Address book: sổ lưu trữ các địa chỉ gửi thư

Một số chức năng mở rộng

Các chức năng mở rộng của sản phẩm E-mail được định hướng theo nhu cầu thực tiễn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người sử dụng:

Attachment / Insert: đính kèm thư một hay nhiều tệp dữ liệu khác

Importance: tầm quan trọng: normal, low, hight

Sensitivity: mức độ bí mật: normal, personal, private, confidental

Tracking: cho biết khi nào thư được nhận và được đọc

Group: khởi tạo các nhóm người dùng khác nhau

Folder: quản trị các hộp thư lưu: thư đến, thư đi, thư đã gửi.

CHƯƠNG 4: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VEN BẢN WRITER

4.1.LÀM QUEN VỚI WRITER

4.1.1.Cách khởi động

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start → Programs → OpenOffice.org 2.2 → OpenOffice.org Writer

Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Windows, v.v..

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start → Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định.

4.1.2.Môi trường làm việc

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau:

Hình 1. Giao diện chính của OpenOffice.org Writer

Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm 5 thành phần chính:

Cửa sổ soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.

Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc.

Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan.

Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu .v.v.

4.1.3.Tạo một tài liệu mới

Thông thường sau khi khởi động Writer, một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là tài liệu mới mà Writer tự động tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

Mở mục chọn File → New..

hoặc

Nhấn nút Newtrên thanh công cụ Standard

hoặc

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

4.1.4.Ghi tài liệu lên đĩa

Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .ODT. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer.

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Mở mục chọn File → Save..

hoặc

Nhấn nút Savetrên thanh công cụ Standard

hoặc

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Hình 2. Hộp thoại Save As

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới:

Hãy xác định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu.

Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa.

Chú ý: Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.

4.1.5.Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Writer được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là .ODT. Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đâu:

Mở mục chọn File → Open.

hoặc

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.

Hộp thoại Open xuất hiện:

Hình 3. Hộp thoại Open

Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút Open để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra trên màn hình Writer.

4.1.6.Thoát khỏi môi trường làm việc

Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

Mở mục chọn File → Exit

hoặc

Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

4.2.SOẠN THẢO VĂN BẢN

4.2.1.Một số thao tác soạn thảo cơ bản

4.2.1.1.Nhập văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu.

a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt

Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Hiện nay có hai cách gõ tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam.

Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm.

Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng Unikey là khi bạn có thể gõ được tiếng Việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt như sau:

Ví dụ: Muốn gõ dòng: "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau: "Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam"

b. Sử dụng bàn phím

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là:

Các phím chữ a, b, c, .. ,z.

Các phím số từ 0 đến 9.

Các phím dấu: ' , > < ? [ ] { }...

Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu.

Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường.

Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản.

Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab.

Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách.

Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu.

Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình.

Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản.

Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ.

Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ.

4.2.1.2.Thao tác trên khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm: sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản.

a. Sao chép

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau:

Bước 1: Bôi đen khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau:

Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn.

hoặc

Dùng các phím mũi tên ←↑→↓ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó.

Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

Mở mục chọn Edit → Copy.

hoặc

Nhấn nút Copytrên thanh công cụ Standard.

hoặc

Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C.

Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Bạn làm như sau:

Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau:

Mở mục chọn Edit → Paste.

hoặc

Nhấn nút Pastetrên thanh công cụ Standard.

hoặc

Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.

Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất.

b. Di chuyển khối văn bản

Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau:

Cách 1:

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển.

Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:

Mở mục chọn Edit → Cut.

hoặc

Nhấn nút Cuttrên thanh công cụ Standard.

hoặc

Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X.

Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính.

Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước.

Cách 2:

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển.

Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến.

Phương pháp này gọi là kéo - thả (drag and drop)

4.2.1.3.Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau:

STT Họ và tên Địa chỉ

1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn

2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du

3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi

4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi

Các bước làm như sau:

Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau:

Mở bảng chọn Format → Paragraph → Tabs.., hộp thoại Tabs xuất hiện:

Hình 4. Hộp thoại Paragraph - Tabs

Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tabs như sau:

Mục Type chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT):Left căn lề dữ liệu bên trái cột, Right căn lề bên phải cột, Centered căn lề giữa cột, chọn Center. Chọn xong nhấn nút New. Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đến khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập Tabs cho các cột và có thể sử dụng chúng. Nút Delete để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; Nút Delete All để xoá bỏ toàn bộ các điểm Tabs đang thiết lập trên hộp thoại.

Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột, họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu vào cột Họ và tên. Nhập xong, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ. Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng dữ liệu như yêu cầu ở trên.

Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi. Cách làm như sau:

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cmtrên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập.

Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau: Nhấn kép chuột lên điểm Tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện. Tiếp theo chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Type là Centered Các vị trí điểm tab vừa thiết lập. Tiếp theo nhất nút New để thiết lập.

Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ và tên và cột Địa chỉ.

Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thước kẻ.

4.2.2.Các kỹ năng định dạng văn bản

Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ được văn bản lên tài liệu. Còn định dạng văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp văn bản theo ý muốn.

4.2.2.1.Định dạng đơn giản

Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là: phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề v.v...

Hãy gõ đoạn văn bản sau:

Mẫu văn bản định dạng

a. Chọn phông chữ

Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font

trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện:

Hình 5. Hộp thoại cho phép chọnFont

Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp. Ví dụ, sau khi chọn kiểu phông Tunga, đoạn văn bản đã chọn sẽ có dạng:

Mẫu văn bản định dạng

b. Chọn cỡ chữ

Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Sizetrên thanh công cụ Standard. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa. Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này.

Ví dụ: sau khi chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu là cỡ 13), đoạn văn bản trên sẽ trở thành:

Mẫu văn bản định dạng

c. Chọn kiểu chữ

Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ đậm, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard:

: Kiểu chữ đậm (phím nóng Ctrl + B)

Mẫu văn bản định dạng

: Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I)

Mẫu văn bản định dạng

: Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U)

Mẫu văn bản định dạng

Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa

đậm, vừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân như là.

Mẫu văn bản định dạng Mẫu văn bản định dạng Mẫu văn bản định dạng

d. Chọn màu chữ

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Colortrên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Hình 6. Hộp thoại Font color

e. Chọn màu nền văn bản

Để chọn màu nền cho đoạn văn bản trên, ví dụ như:

Mẫu văn bản định dạng

hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên.

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hightlightingtrên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Hình 7. Hộp thoại Highlighting

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng.

f. Hộp thoại Character

Ngoài những tính năng định dạng căn bản ở trên, hộp thoại Character cung cấp những tính năng định dạng đặc biệt hơn. Để mở hộp thoại Character, kích hoạt mục chọn Format → Character..

Hình 8. Hộp thoại Character - Font

Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ như đã trình bày ở trên.

Ví dụ:

Hộp Font cho phép chọn phông chữ;

Hộp Tupeface chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thường; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold - kiểu chữ đậm; Bold Italic - kiểu vừa đậm, vừa nghiêng;

4.2.2.2.Định dạng đoạn văn bản

Ở mục 2.2.1 chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen). Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản.

Mỗi lần xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt điểm trỏ trong đoạn cần định dạng.

Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format → Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện:

Hình 9. Hộp thoại Paragraph - Alignment

Thẻ Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn:

Justified - căn đều lề trái và lề phải.

Left - căn đều lề trái

Right - căn đều lề bên phải

Center - căn giữa 2 lề trái và phải. Thẻ Indents & Spacing nếu chọn:

First line: khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên trong đoạn.

Before text: Khi đó có thể thiết lập độ thụt của cả đoạn văn bản với lề trái.

After text: Khi đó có thể thiết lập độ thụt của cả đoạn văn bản với lề phải.

Nhấn OK để chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn bản đang chọn, trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm.

4.2.3.Thiết lập Bullets and Numbering

Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer.

4.2.3.1.Thiết lập Bullets

Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính năng đánh dấu đầu dòng bằng cách mở mục chọn: Format → Bullets and Numbering, ..

Hộp thoại sau đây xuất hiện:

Hình 10. Hộp thoại Bullets and Numbering - Bullets

Bước 2: Thiết lập thông tin về dấu đầu dòng ở thẻ Bullets như sau: Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn bản này đang sử dụng kiểu bullet chọn ở hình trên).

Nhấn thẻ Graphics.. để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây xuất hiện:

Hình 11. Hộp thoại Bullets and Numbering - Graphics

Chọn một loại bullet rồi nhấn OK để hoàn tất.

4.2.3.2.Thiết lập Numbering

Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh số chỉ mục và kích hoạt tính năng đánh số chỉ mục bằng cách mở mục chọn: Format → Bullets and Numbering.., ấn vào thẻ Numbering type hộp thoại sau đây xuất hiện:

Hình 12. Hộp thoại Bullets and Numbering - Numbering type

Bước 2: Thiết lập thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbered như sau:

Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số chỉ mục muốn thiết lập;

Nhấn OK để chấp nhận các thay đổi, Cancel để hủy bỏ các công việc vừa làm.

4.2.4.Soạn thảo công thức toán học

Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào;

Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách:

mở mục chọn Insert → Object → Formula

Bước 3: Soạn thảo công thức: Đơn giản bằng cách chèn các mẫu công thức rồi xây dựng các thành phần công thức.

4.2.5.Chia văn bản thành nhiều cột

OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí).

Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ, như thao tác trên các trang tài liệu bình thường.

4.2.5.1.Chia cột văn bản

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;

Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format → Columns..., hộp thoại Columns xuất hiện:

Hình 13. Hộp thoại Columns

Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các định dạng tương tự như hình vẽ mô tả.

Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo ra nhiều hơn bằng cách gõ số cột vào mục Columns.

Mục Width và Spacing cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Bạn có thể dùng chuột lựa chọn (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng của cột tương ứng sẽ được thay đổi. Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing.

4.2.5.2.Sửa lại định dạng

Để sửa lại định dạng cột đã chia, hãy làm theo 2 bước.

Bước 1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột.

Bước 2: Kích hoạt menu Format → Columns... Hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia.

4.2.6.Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn bản.

4.2.6.1.Cách tạo

Để tạo chữ cái lớn ở đầu đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn ở đầu đoạn; khởi động tính năng Drop Caps bằng cách: mở mục chọn Format → Paragraph chọn thẻ Drop Caps..

Hình 14. Hộp thoại Paragraph - DropCaps

Bước 2: thiết lập các thông số cho chữ lớn này:

Trong vùng Settings đánh dấu vào mục Display drop caps. Chọn số ký tự cần in lớn, số dòng tương ứng với chiều cao chữ được in lớn; Number of characters và lines. Hãy xem mẫu trên hình;

Hộp Text: Các ký tự được in lớn ở đầu đoạn văn bản;

Hộp Character Style: chọn kiểu chữ được in lớn;

Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.

4.2.6.2.Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn

Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần sửa chữ cái lớn đầu đoạn; khởi động tính năng Drop Caps;

Bước 2: Thực hiện thiếp lập lại các thông số trên hộp thoại này. Cuối cùng nhấn OK để chấp nhận sự thay đổi.

4.2.7.Tạo và quản lý các Style

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lượt từng đoạn như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style.

Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng.

Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau.

4.2.7.1.Tạo một Style

Để tạo một Style hãy làm như sau:

Bước 1: Mở mục chọn Format → Styles and Formatting hoặc ấn phím F11... Hộp thoại Styles and Formatting xuất hiện:

Hình 15. Hộp thoại Styles and Formatting

Ở phần này có các biểu tượng tương ứng với các chức năng như Paragraphs Styles, Characters Styles, Frame Styles, Page Styles, List Styles

Bước 2: Ứng với từng chức năng, để tạo Styles mới, nhấn phải chuột vào cửa sổ Styles and Formatting, chọn New, hộp thoại sau xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới:

Hình 16. Hộp thoại Paragraph Style - Organizer

Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Than_VB;

Font để định dạng phông chữ cho Styles;

Tabs để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần);

Borders để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần);

Numbering để chọn kiểu gạch đầu dòng (nếu cần); v.v...

Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút OK để hoàn tất.

Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được:

Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng như Style Than_VB đã tạo được ở trên, hãy làm như sau:

Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng;

Mở hộp thoại Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào style Than_VB.

4.2.7.2.Điều chỉnh Style

Để chỉnh sửa lại định dạng cho Style, hãy làm như sau:

Bước 1: Mở hộp thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần tu sửa ở danh sách Styles:

(ví dụ muốn chỉnh sửa lại định dạng style Than_VB) Chọn Style cần điều chỉnh

Bước 2: Nhấn chuột phải vào Style cần chỉnh sửa chọn Modify.. hộp thoại Modify Style xuất hiện cho phép thay đổi lại định dạng của Style này:

Có thể làm được tất cả những việc đối với Style này như đã làm khi tạo Style mới.

Cuối cùng, nhấn OK để đồng ý mọi sự thay đổi.

4.2.8.Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tính năng Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lượng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn).

4.2.8.1.Tìm kiếm văn bản

Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm;

Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.

Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục Edit → Find... hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find & Replace xuất hiện:

Hình 17. Hộp thoại Find & Replace

Bước 3:- Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for: ví dụ: Viet nam

Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục More Options như sau:

Match case tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường;

Whole words only chỉ tìm trên những từ độc lập

Bước 4: Nhấn nút Find, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.

4.2.8.2.Tìm và thay thế văn bản

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Để thực hiện tính năng này, làm như sau:

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; khởi động tính năng tìm kiếm văn bản;

Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế

Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for

Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with

Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ đó bởi cụm từ Việt Nam.

Bước 3: Nhấn nút Find để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with, hoặc nhấn nút Replace All, Writer sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định.

4.2.9.Tính năng AutoCorrect

Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó.

4.2.9.1.Thêm một từ viết tắt

Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools → AutoCorrect.., hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:

Hình 18. Hộp thoại AutoCorrect - Replace

Cụm từ sẽ thay thế Cụm từ viết tắt

Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace

Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With

Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:

Replace gõ vb

With gõ văn bản

Bước 2: Nhấn nút New để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer.

4.2.9.2.Xoá đi một từ viết tắt

Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;

Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace.

Ví dụ muốn xoá từ vb - văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace;

Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này.

4.2.10.Chèn ký tự đặc biệt

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như: ╖ √ ╬ © £, ..., tính năng Special Characters của Writer giúp đơn giản làm việc này.

Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert → Special Characters... Hộp thoại Special Characters xuất hiện:

Hình 19. Hộp thoại Special Character

Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn;

hoặc

Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút OK để chèn ký tự lên tài liệu. Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu.

4.3.BẢNG BIỂU

4.3.1.Tạo bảng

4.3.1.1.Chèn bảng mới

Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table

Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Table → Insert

→ Table... hộp thoại Insert Table xuất hiện:

Hình 20. Hộp thoại Insert Table

Hãy điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này:

Mục size: cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng:

Gõ số cột của bảng vào mục Columns

Gõ số dòng của bảng vào mục Rows

Nút AutoFormat... cho phép bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một số mẫu bảng đã có sẵn như là:

Hình 21. Hộp thoại AutoFormat

Hãy chọn một kiểu định dạng ở danh sách Format (nếu bạn cảm thấy ưng ý).

Ngược lại có thể bấm Cancel để bỏ qua bước này.

Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu.

Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Bạn có thể nhấn nút Table trên thanh công cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột của bảng:

Hình 22. Cửa sổ chọn số dòng, cột

Hình trên chọn một bảng mới với 22 dòng và 5 cột.

4.3.1.2.Sửa cấu trúc bảng

Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bẳng bằng cách: chèn thêm hoặc xoá đi các cột, các dòng của bảng.

Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau:

STT

Họ và Tên

Ngày sinh

1

Đoàn Văn Tâm

19/10/1984

2

Lê Thị A

14/12/1983

Bây giờ muốn chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ và tên. Bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Đặt điểm trỏ lên cột Họ và Tên.

Hình 23. Hộp thoại Insert Columns

Bước 2: Mở mục chọn Table → Insert → Columns Hộp thoại sau xuất hiện (Chọn After tức là chèn thêm một cột vào sau cột đang chọn, Before tức là thêm một cột vào trước cột đang chọn). Một cột mới được chèn vào bên sau cột Họ và Tên.

STT

Họ và Tên

Ngày sinh

1

Đoàn Văn Tâm

19/10/1984

2

Lê Thị A

14/12/1983

Hãy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tính này:

STT

Họ và Tên

Giới tính

Ngày sinh

1

Đoàn Văn Tâm

Nam

19/10/1984

2

Lê Thị A

Nữ

14/12/1983

Muốn chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm dữ liệu, làm như sau:

Bước 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối cùng (Lê Thị A);

Hình 24. Hộp thoại Insert Rows

Bước 2: Mở mục chọn: Table → Insert → Rows hộp thoại sau đây xuất hiện (Chọn Before để chèn thêm 1 dòng phía trên dòng đang được chọn, After để chèn thêm 1 dòng phía dưới dòng đang được chọn).

STT

Họ và Tên

Giới tính

Ngày sinh

1

Đoàn Văn Tâm

Nam

19/10/1984

2

Lê Thị A

Nữ

14/12/1983

Ngoài ra, khi sử dụng các thao tác về con trỏ trực tiếp lên bảng bạn có thể đơn giản khi thực hiện việc chỉnh sửa cấu trúc bảng.

Để xoá các cột ra khỏi bảng, làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các cột muốn xoá;

Bước 2: Chọn Table→Delete→ Columns, toàn bộ các cột được chọn sẽ bị xóa ra khỏi bảng.

Để xoá các dòng ra khỏi bảng, làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các dòng muốn xoá;

Bước 2: Chọn Table→Delete → Rows, toàn bộ các cột được chọn sẽ bị xóa ra khỏi bảng.

4.3.1.3.Trộn ô

Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô. Xét ví dụ sau:

Cách làm:

Đầu tiên bạn tạo bảng như sau:

Các ô này đã được trộn

STT

Họ vè tên

Học kỳ I

Học kỳ II

HL

HK

HL

HK

1

Đoàn Văn Tâm

Tốt

Tốt

Tốt

Tốt

2

Lê Thị A

Tốt

Tốt

Khá

Khá

Sau đó lần lượt trộn các ô. ví dụ, để trộn ô "Họ" và ô "và Tên" Bước 1: Bôi đen 2 ô cần trộn (ô "Họ" và ô "và Tên");

Bước 2: Mở mục chọn Table → Merge Cell. Khi đó 2 ô đã chọn sẽ được trộn thành một ô.

Tương tự, bạn hãy lần lượt trộn các ô còn lại.

4.3.1.4.Vẽ bảng

Trong trường hợp muốn vẽ thêm các đường cho bảng, bạn có thể sử dụng chức năng này.

Hãy mở thanh công cụ Drawing, nhấn nút Line. Con chuột lúc này chuyển sang hình chiếc bút vẽ và bạn có thể dùng nó để kẻ thêm các đường kẻ cho bảng.

4.3.2.Định dạng bảng biểu

4.3.2.1.Định dạng dữ liệu trong ô

Việc định dạng phông chữ, màu chữ trên bảng biểu thực hiện theo như phần định dạng chữ đã trình bày ở (mục 1.2).

Định dạng lề

Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng;

Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen.

- Mở mụcrồi chọn kiểu lề muốn định dạng:

Định dạng hướng văn bản

Bạn có thể định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang). Để định dạng hướng, bạn làm như sau:

Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng;

Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, chọn Format → Character hộp thoại Character xuất hiện:

Hình 25. Hộp thoại Character - Position

Ở mục Rotation / scaling chọn 90 degrees nếu muốn quay chữ ở ô đã chọn 90o, hoặc tương ứng như trên hộp thoại.

Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.

4.3.2.2.Tô nền, kẻ viền

Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau:

Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền; hộp thoại Table xuất hiện

Hình 26. Thanh công cụ Table

Bước 2:

Mục Borders: chọn kiểu đường và khung viền định thiết lập;

Mục Background Color: chọn màu cho đường thẳng;

4.3.3.Tính toán trên bảng

Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh nào đấy thì Writer cũng có khả năng như một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc), tuy nhiên nó chỉ xử lý được những phép toán đơn giản.

Tính tổng

Giả sử có một bảng số liệu như sau:

STT

Họ Và Tên

Lương

Phụ Cấp

Thực Lĩnh

1

Nguyễn Hòa

1.500.000

300.000

?

2

Trần Anh

1.300.000

200.000

?

3

Lê Hoa

1.450.000

200.000

?

Tổng cộng

?

?

?

Hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?

Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng.

Bước 2: Mở mục chọn Table → Formula..., hoặc ấn phím F2 hộp thoại Formula xuất hiện

Hình 27. Thanh công thức

ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính. Ví dụ

=SUM và dùng chuột bôi đen những ô cần tính tổng. Công thức này được áp dụng để tính tổng.

Cuối cùng nhấn Enter để hoàn tất việc tính tổng. Tương tự với các ô còn lại, ta được kết quả như sau:

STT

Họ Và Tên

Lương

Phụ Cấp

Thực Lĩnh

1

Nguyễn Hòa

15.00.000

300.000

1.800.000

2

Trần Anh

1.300.000

200.000

1.500.000

3

Lê Hoa

1.450.000

200.000

1.650.000

Tổng cộng

4.250.000

700.000

4.950.000

4.3.4.Sắp xếp dữ liệu trên bảng

Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu sau:

STT

Họ và

Tên

ĐTB

1

Nguyễn Văn

Bình

7.3

2

Đoàn Văn

Lâm

7.0

3

Lê Thị

Hoa

7.8

4

Cao Thái

Sơn

6.9

5

Vũ Văn

Anh

5.0

Sắp xếp bảng theo Tên, Họ đệm và ĐTB

Đặt điểm trỏ lên bảng bôi đen cột cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table → Sort.., hộp thoại Sort xuất hiện:

Hình 28. Hộp thoại Sort

Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này như sau:

Mục Column: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp cột Tên (cột 2);

Mục Key Type: chọn kiểu dữ liệu của cột đó để sắp xếp;

Mục Order: Sắp xếp tăng dần hay giảm dần.

Cuối cùng nhấn OK để thực hiện.

Sau khi sắp xếp theo Tên và Họ đệm, thu được bảng kết quả như sau:

STT

Họ và

Tên

ĐTB

1

Vũ Văn

Anh

5.0

2

Nguyễn Văn

Bình

7.3

3

Lê Thị

Hoa

7.8

4

Đoàn Văn

Lâm

7.0

5

Cao Thái

Sơn

6.9

4.3.5.Thanh công cụ Table

Thanh công cụ này chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng thực hiện những thao tác xử lý trên bảng biểu.

Để hiển thị thanh công cụ, kích hoạt mục chọn View → Toolbars → Table

Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ này như sau:

: Dùng để tạo bảng mới;

: Dùng để chọn kiểu của đường thẳng;

: Để chọn mầu cho đường;

: Tô mầu nền cho các ô;

: Kẻ khung cho các ô;

: Trộn các ô được chọn thành 1 ô;

: Để chia 1 ô thành nhiều ô nhỏ;

: Văn bản nằm ở dòng trên cùng của của ô đã được trộn;

: Văn bản nằm ở dòng giữa của ô đã được trộn;

: Văn bản nằm ở dòng cuối trong ô đã được trộn;

: Để chèn thêm 1 dòng vào bảng;

: Để chèn thêm 1 cột vào bảng;

: Xóa 1 dòng được chọn ra khỏi bảng;

: Xóa 1 cột được chọn ra khỏi bảng;

: Thuộc tính của bảng;

: Sắp xếp các ô trong bảng;

: Tính tổng đơn giản.

4.4.ĐỒ HỌA

Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, khả năng đồ họa của Writer cũng rất mạnh. Trong chương này, chúng ta sẽ được tìm hiểu và tiếp cận những kỹ thuật vẽ hình cũng như xử lý một số khối hình hoạ trực tiếp trên Writer.

Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Writer, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing.

Hình 29. Thanh công cụ Drawing

Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách kích hoạt mục chọn View → Toolbar → Drawing

4.4.1.Vẽ khối hình đơn giản

Bạn có thể vẽ một số khối hình rất đơn giản lên tài liệu của mình bằng cách sử dụng một số nút vẽ hình trên thanh công cụ Drawing như:

: Vẽ hình chữ nhật; hình ô val, hình tròn;

: Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản;

: Vẽ đường thẳng;

: Vẽ mũi tên.

Cách vẽ hình như sau:

Bước 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ;

Bước 2: Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu. Dưới đây là một hình chữ nhật vừa được vẽ:

Chúng ta để ý, trên khối hình thường có các điểm đánh dấu, nếu đặt con trỏ chuột vào những điểm đánh dấu này bạn có thể co dãn được kích cỡ của hình vẽ bằng cách kéo rê chuột.

4.4.2.Tạo chữ nghệ thuật

Để chèn một dòng chữ nghệ thuật (Fontwork Gallery) lên tài liệu, bạn làm như sau:

Bước 1: Nhấp nút Fontwork Gallerytrên thanh công cụ Drawing, hộp thoại Fontwork Gallery xuất hiện:

Hình 30. Hộp thoại Fontwork Gallery

Bước 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn;

Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Fontwork

Bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn bản này.

Bước 4: Nhấn Enter để kết thúc. Dòng chữ nghệ thuật sẽ được hiện lên tài liệu.

4.4.3.Chèn ảnh lên tài liệu

Bạn có thể chèn được hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính lên tài liệu Writer như: ảnh từ một tệp tin, ảnh từ máy scan.

4.4.3.1.Chèn ảnh từ một tệp tin

Để chèn ảnh từ một tệp tin lên tài liệu, bạn làm như sau:

Mở mục chọn Insert → Picture → From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu:

Hình 31. Hộp thoại Insert Picture

Hãy chọn tệp ảnh, rồi nhấn nút Open để hoàn tất.

Ảnh từ tệp đã chọn được chèn lên tài liệu cùng thanh công cụ Picture giúp bạn thực hiện các phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh.

Hình 32. Thanh công cụ Picture

Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể gọi mục chọn View → Toolbar → Picture để hiển thị nó.

4.4.3.2.Chèn ảnh từ máy scan

Để chèn ảnh từ máy scan lên tài liệu, bạn làm như sau:

Mở mục chọn Insert → Picture → Scan → Select Source, hộp thoại Select Sourse xuất hiện cho phép tìm hình ảnh trên máy Scan cần chèn lên tài liệu:

Hình 33. Hộp thoại Select Source

4.4.3.3.Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu

Trong quá trình soạn thảo tài liệu, nhiều khi chúng ta cần chèn những hình ảnh đang xuất hiện trên màn hình máy tính vào tài liệu. Sau đây là các bước cần thiết giúp bạn làm việc đó.

- Bạn muốn chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu?

Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen. Toàn bộ hình ảnh của màn hình sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm dưới dạng hình ảnh;

Bước 2: Chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản.

Bạn muốn chụp hộp thoại hoặc cửa sổ đang được kích hoạt trên màn hình vào tài liệu?

Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp tổ hợp phím Alt + Print Screen. Hình ảnh của hộp thoại hoặc cửa sổ đang kích hoạt sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm;

Bước 2: Chọn vị trí cần chèn ảnh trên tài liệu, nhấn tổ hợp phím

Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản.

Bạn chỉ muốn chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu?

Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp phíp Print Screen.

Bước 2: Hãy mở chương trình Paint của Windows hay bất kỳ một phần mềm xử lý ảnh nào có trên máy tính; tạo một tệp mới và dán màn hình vừa chụp được vào.

Tiếp theo, sử dụng tính năng cắt hình của phần mềm này để cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C hoặc nút Copy để sao chép chúng.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình đã cắt được lên tài liệu.

4.5.TRÌNH BÀY TRANG IN VÀ IN

4.5.1.Qui trình để in ấn

In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong quy trình soạn thảo tài liệu.

Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, bạn nên thực hiện theo quy trình sau:

1. Định dạng trang in (Page Style).

2. Soạn thảo tài liệu.

3. Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần).

4. Xem tài liệu trước khi in.

5. In tài liệu ra giấy.

Định dạng trang in: đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Writer;

Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã và sẽ được tìm hiểu từ phần 4.1đến phần 4.6;

Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang;

Print Preview là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn có thể xem nội dung các trang in trước khi in;

Thực hiện in tài liệu ra giấy.

4.5.2.Tính năng Page Style

Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in. Hãy mở mục chọn Format →Page để kích hoạt. Hộp thoại page Style xuất hiện:

Hình 34. Hộp thoại Page Style: Default - Page

Thẻ Pape: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in.

Mục Format: để chọn khổ giấy in. Bao gồm các khổ: Letter, Legar, Tabloid, User, C4, C5, tuỳ thuộc vào từng loại máy in, khổ giấy. Bình thường, văn bản được soạn thảo trên khổ A4 với định dạng Letter

Ngoài ra bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy;

Phần Margins: cho phép thiết lập lề trang in.

Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in;

Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in;

Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in;

Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in;

Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại.

4.5.3.Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang

Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau:

Cách xây dựng tiêu đề đầu:

Mở mục chọn Insert → Header → Default, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header):

Cách xây dựng tiêu đề cuối:

Mở mục chọn Insert → Footer → Default, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề cuối (Footer):

Bạn có thể soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ trực tiếp văn bản, rồi

định dạng chúng. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng biểu,

... lên tiêu đề (cũng giống như chèn lên tài liệu).

4.5.4.Chèn số trang tự động

Bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn số trang.

Bước 2: Mở mục chọn: Insert → Fields → Page number số trang sẽ tự động điền vào chỗ con trỏ chuột.

4.5.5.Tạo mục lục tự động

Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng.

Bước 1: Tất cả những tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục thì ta phải sử dụng các Style (xem phần Tạo một Style) của tài liệu này.

Ví dụ: Mục 5.5 Tạo mục lục tự động trong Writer sử dụng Style có tên là Tieu_De của Writer.

Tương tự đối với các mục khác, bạn phải chọn các mục có cùng cấp sử dụng chung một Style hoặc tùy theo mục đích của bạn mà có thể chọn các Style khác nhau. Đến đây, coi như tất cả các mục đã được chọn Style phù hợp.

Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động.

Chọn Insert → Indexes and Tables → Indexes and Tables hộp thoại Insert Index/Table xuất hiện

Hình 35. Hộp thoại Insert Index/Table

Gõ chữ "Mục Lục" hoặc gì đó theo ý của bạn vào phần Title tiếp theo chọn Additional và bấm chuột vào ô vuông bên cạnh như hình sau.

Hộp thoại Assign Styles xuất hiện.

Chọn tên các Style đã sử dụng, để bố trí mục lục bằng cách di chuyển theo nút:

Hình 36. Hộp thoại Assign Styles

Bấm chuột vào OK, tiếp tục bấm chuột vào OK của hộp thoại Insert Index/Table, mục lục sẽ tự động xuất hiện nơi bạn đặt con trỏ chuột.

Nếu muốn tạo liên kết từ mục lục đến nội dung tương ứng trên văn bản, ta phải

Bước 1: Sau khi hoàn thành việc tạo mục lục, bấm phải chuột vào mục lục chọn Edit Index/Table. Hộp thoại Insert Index/Table xuất hiện, chọn thẻ Entries như Hình 37.

Bước 2: Theo từng bậc tiêu đề (1,2,..) xác định định dạng như sau: Chọn bậc tiêu đề (ví dụ 1) tại ô Level.

Trên dòng Structure có các nút ghi "E#", "E", "T", "#" và giữa các nút đó có một ô hình chữ nhật.

Bấm chuột vào ô hình chữ nhật trước đó (Ví dụ trước nút ghi "E"). Bấm chuột vào nút Hyperlink, sẽ thêm một nút ghi "LS" (nghĩa là 'Link Start')

Bấm chuột vào ô hình chữ nhật sau nút ghi "E", rồi bấm chuột vào nút HyperLink sẽ tạo một nút ghi "LE" (nghĩa là 'Link End')

Sẽ thấy kết quả trong của sổ bên trái của của sổ "Indexes and Table", nếu hài lòng bấm chuột vào OK là ta đã tạo song liên kết từ mục lục đến nội dung tương ứng trên thân văn bản.

Hình 37. Hộp thoại Insert Index/Table - Entries

4.5.6.Xem tài liệu trước khi in

Xem trước khi in (Page Preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học Writer, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn.

Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai cách:

Cách 1: Mở mục chọn File → Page Preview

Cách 2: Nhấn nút Print previewtrên thanh công cụ Standard.

Màn hình Preview cùng thanh công cụ Page preview xuất hiện:

Hình 38. Màn hình Preview xem trước khi in

Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in;

Thanh công cụ Page Preview cung cấp các nút chức năng để làm việc trên màn hình Preview.

4.5.7.In ấn tài liệu

Sau khi đã soạn thảo xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản. Bước này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra máy in.

Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn:

Cách 1: Mở mục chọn File→Print..

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện:

Hình 39. Hộp thoại Print

Hộp Print cho phép bạn chọn máy in cần in (nếu máy tính bạn có nối tới nhiều máy in). Nút Properties... cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;

Hộp Print range: cho phép thiết lập phạm vi các trang in;

Chọn All: in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;

Selection: chỉ in trang tài liệu đang chọn;

Pages: chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau:

<từ trang>-<đến trang> Ví dụ:

Chỉ in trang số 5: 5

In từ trang 2 đến trang 10: 2-10

In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15

Hộp Copies chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in bao nhiêu bản thì gõ số bản in vào đây;

Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.

4.6.TRỘN TÀI LIỆU

4.6.1.Khái niệm về trộn tài liệu

Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau:

Công ty MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình.

Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào?

Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.

4.6.2.Chuẩn bị dữ liệu

Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau:

Hình 40. Danh sách khách mời

Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc.

4.6.3.Đăng ký nguồn dữ liệu

Để đăng ký nguồn dữ liệu chọn File → Wizards → Address Data Source.

Hộp thoại Address Book Data Source Wizard xuất hiện.

Hình 41. Lựa chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời

Chọn Other external data source, tiếp theo bấm Next. Hộp thoại sau xuất hiện

Hình 42. Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời

Chọn Settings hộp thoại sau xuất hiện.

Hình 43. Lựa chọn kiểu cơ sở dữ liệu

Trong hộp Database type chọn Spreadsheet, bấm Next hộp thoại sau xuất hiện

Hình 44. Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu

Bấm chuột vào Browse để chọn file chứa danh sách khách mời. Bấm chuột vào Test Conection để kiểm tra kết nối, bấm Finish hộp thoại sau xuất hiện

Hình 45. Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn

Bấm vào Field Assignment nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời. Bấm Next hộp thoại sau xuất hiện

Hình 46. Đặt tên cơ sở dữ liệu

Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn thay đổi, bấm Finish để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu.

4.6.4.Tạo nội dung thư mời

Ví dụ cần soạn nội dung thư mời với nội dung như sau:

Bước 1: Chọn File → New → Text Document.

Bước 2: Hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký, chọn View → Data sources (hoặc bấm phím F4).

Bước 3: Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng, như hình sau

Hình 47. Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu

Bước 4: Bây giờ bạn có thể tạo nội dung thư mời với nội dung theo ý bạn.

Hình 48. Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn

Bấm giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và Tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết.

Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in.

4.6.5.In nội dung thư mời

Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ.

Chọn File → Print hộp thoại sau xuất hiện

Hình 49. Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không

Chọn Yes, hộp thoại sau xuất hiện

Hình 50. Hộp thoại Mail Merge

Có thể chọn All để in tất cả các bản ghi, hoặc Selected records để in một số bản ghi, chọn From để tin các bản ghi liên tục từ "Form" đến "To".

4.6.6.Lưu nội dung thư mời lên đĩa

Chọn File → Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa.

CHƯƠNG 5: PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN VĂN BẢN

5.1.TRÌNH DIỄN ĐƠN GIẢN

5.1.1.Cách khởi động Impress

Có nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Impress. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start → Programs → OpenOffice.org 2.2 → OpenOffice.org Impress

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Impress trên thanh công cụ, hoặc trên màn hình nền của Windows.

Màn hình làm việc chính của Impress xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc:

Hình 1. Cửa sổ Presentation Wizard

Empty presentation - giúp tạo mới một tệp trình diễn

From Template - để bắt đầu tạo mới một tệp trình diễn sử dụng một mẫu định dạng sẵn đã có trong thư viện Impress

Open an exiting presentation để mở một tệp trình diễn đã có trước(chỉ dùng cách này cho những lần sau, khi mà bạn đã có những tệp trình diễn trên máy).

5.1.2.Tạo một trình diễn mới

Chọn Create màn hình làm việc Impress xuất hiện:

Hình 2. Giao diện chính của OpenOffice.org Impress

Danh sách Layouts: chứa các loại bố cục Slide mà bạn có thể chọn. Click đúp chuột chọn một mẫu để tiếp tục.

Màn hình làm việc chính của Impress thông thường bao gồm 5 thành phần:

Bản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị được 1 bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế bản (như sử dụng trong Writer) để đưa thông tin lên các Slides này.

Hệ thống menu: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Impress trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.

Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó.

Danh sách các tác vụ: Bao gồm danh sách Layouts, Master Pages,

Danh sách các Slide đã được tạo: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột.

Mặt khác, trong khi đang làm việc với Impress bạn cũng có thể sử dụng một trong các cách sau đây để tạo mới một tệp trình diễn:

Mở mục chọn File → New → Presentation..

hoặc:

Nhấn nút New chọn Presentation trên thanh công cụ Standard.

hoặc:

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này:

Hình 3. Phần cửa sổ soạn thảo nội dung trình diễn

Hãy gõ thông tin vào hai tiêu đề của slide này. Sở dĩ slide trên chỉ có 2 tiêu đề là do việc bạn chọn mẫu slide ở hộp thoại New slide. Tuy nhiên bạn cũng có thể chọn các mẫu slide khác trong phần Layouts cho phù hợp theo mục đích của mình.

5.1.3.Trình diễn Slide

Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn slide để kiểm định kết quả. Có nhiều cách có thể mở được tính năng này:

Cách 1: Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình.

Cách 2: Mở mục chọn Slide Show;

Cách 3: Bấm phím F5 trên bàn phím.

Màn hình trình diễn slide sẽ hiện ra trên toàn bộ màn hình như sau:

Hình 4. Màn hình trình diễn

Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc nhấn phím Enter.

Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế thì bấm phím ESC.

5.1.4.Lưu file trình diễn lên đĩa

Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:

Mở mục chọn File → Save..

hoặc:

Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;

hoặc:

Nhấn tổ hợp phím tắt "Ctrl + S". Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới.

Hình 5. Hộp thoại Save As

Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name, rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp trình diễn.

Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa.

Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi làm việc, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.

5.1.5.Mở một file trình diễn đã tồn tại trên đĩa

Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể làm theo một trong các cách sau:

Mở mục chọn File → Open...

hoặc:

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O hộp thoại Open xuất hiện:

Hình 6. Hộp thoại Open

Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp trình diễn cần mở. Chọn tệp, cuối cùng nhấn nút Open để thực hiện mở tệp.

5.1.6.Thoát khỏi chương trình làm việc

Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi trường làm việc Impress:

Mở mục chọn File → Exit.

hoặc:

Nhấn nút Close trên tiêu đề cửa sổ Impress hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

5.2.XÂY DỰNG CÁC SLIDES

5.2.1.Quản lý các Slides

5.2.1.1.Thêm một Slide

Để thêm một Slide lên tệp trình diễn đang mở, bạn làm như sau:

Bước 1: Mở mục chọn Insert → Slide hoặc bấm chuột phải lên nơi chứa danh sách các slide đã được tạo, chọn New Slide, một Slide mới đã được chèn lên tệp trình diễn.

Bước 2: Hãy chọn một mẫu slide, bằng cách bấm đúp chuột vào danh sách Layouts.

Ý nghĩa một số biểu tượng trên hộp thoại Layouts như sau:

: Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã được định dạng sẵn vào ô này.

: Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet.

: Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này.

: Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart)

: Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này.

5.2.1.2.Di chuyển đến các Slides

Để di chuyển đến các Slide bạn có thể dùng chuột nhấn lên thứ tự

Slide cần định vị đến ở danh sách các Slide bên trái màn hình.

5.2.1.3.Xoá một slide

Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, bạn làm như sau:

Bước 1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide bên trái màn hình.

Bước 2: Chọn Delete Slide (hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím) để xoá Slide này.

5.2.2.Đưa thông tin lên Slide

5.2.2.1.Chèn văn bản, hình vẽ

Trên Impress, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đưa văn bản (thông qua các Textbox) cũng như đưa các khối hình vẽ lên Slide.

Cách sử dụng thanh công cụ này hệt như sử dụng chúng trên phần mềm Writer, nên chúng tôi không đưa ra hướng dẫn chi tiết ở đây.

5.2.2.2.Chèn hình ảnh, âm thanh

Bạn cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert → Picture → From file, hoặc bấm đúp chuột vào vị trí muốn chèn hình ảnh, âm thanh, chọn đường dẫn đến nơi chứa file cần chèn, nhấn nút OK để hoàn tất.

5.2.2.3.Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối

Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho slide, bạn mở mục chọn: View → Header and Footer, hộp thoại sau đây xuất hiện giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu đề cuối cho các slides:

Hình 7. Hộp thoại Header and Footer - Slide

Thẻ Slide cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề cuối của Slide như:

Thông tin ngày, giờ (Date and Time): Nếu bạn chọn mục này, thông tin về ngày giờ có thể được đưa lên tiêu đề cuối slide. Khi đó, nếu chọn Variable thông tin ngày giờ sẽ được tự động cập nhật lên tiêu đề đúng theo ngày giờ trên máy tính; Nếu chọn Fixed bạn phải nhập vào một giá trị ngày giờ cố định. Giá trị này sẽ không tự động được thay đổi theo ngày tháng.

Nếu chọn mục Slide number, máy sẽ tự động điền số thứ tự slide lên tiêu đề cuối.

Nếu chọn mục Footer , bạn có thể gõ vào dòng văn bản hiển thị ở giữa tiêu đề cuối slide.

Nhấn nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho Slide hiện tại (slide chọn).

Nếu nhấn Apply All, thiết lập này sẽ được áp dụng cho tất cả các slides của tệp trình diễn này.

Hình 8. Hộp thoại Header and Footer - Notes and Handouts

Thẻ Notes and Handouts cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề đầu và tiêu đề cuối trang in (thông tin này chỉ hiển thị khi bạn in ra máy in):

Thông tin ngày, giờ (Date and Time): sử dụng tương tự như ở thẻ Slide.

Header: nơi bạn có thể nhập dòng văn bản cho tiêu đề đầu trang (page).

Nếu chọn Page number cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in.

Footer: nơi bạn có thể nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang in.

Nhấn nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho trang in hiện tại (trang chứa slide đang chọn).

Nếu nhấn Apply All, thiết lập này sẽ được áp dụng cho tất cả các trang in của tệp trình diễn.

5.2.3.Thiết lập hiệu ứng trình diễn

Một trong những điểm mạnh của Impress là khả năng thiết lập các hiệu ứng động (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide của bạn sẽ được sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn.

Để kích hoạt tính năng hoạt họa, bạn mở mục chọn Slide shows → Custom Animation, hộp thoại sau đây xuất hiện:

Hình 9. Cửa sổ Custom Animation

Muốn thiết lập hiệu ứng cho đối tượng thông tin nào, bạn phải: Bước 1: Bấm chuột lên vùng đối tượng đó.

Bước 2: Nhấn chuột vào Add, hộp thoại sau xuất hiện

Hình 10. Hộp thoại Custom Animation - Entrance

Chọn các hiệu ứng cho vùng đối tượng trên các thẻ của hộp thoại trên.

Hãy luôn quan sát màn hình bên cạnh để biết được chính xác đối tượng đang chọn.

Cuối cùng nhấn OK để kết thúc công việc.

5.2.4.Cửa sổ Sorter

Bạn đã biết một số các thao tác quản lý các Slides cho một tệp trình diễn qua mục Quản lý slides. Nhưng cửa sổ Sorter sẽ giúp bạn đơn giản hơn nhiều trong việc quản lý các slide trên tệp trình diễn. Để mở cửa sổ Sorter, bạn chọn thẻ Silde Sorter. Sử dụng cửa sổ này như sau:

Nhấn phải chuột lên Slide cần làm việc, bạn có thể làm được những việc sau:

Delete - Slide đó sẽ bị xoá ra khỏi tệp trình diễn.

Chọn Copy - để sao chép Slide này.

Chọn Paste - để dán Slide đã copy thành một slide mới.

Chọn Hiden slide - sẽ ẩn slide này. Impress sẽ không hiển thị nội dung slide ẩn khi trình diễn.

Chọn Slide Transition.. để thiết lập thông tin trình diễn cho Slide qua hộp thoại sau:

Hình 11. Cửa sổ Slide Transition

Tiếp theo có thể chọn tốc độ trình diễn các hiệu ứng đó: Slow- tốc độ chậm; Medium- tốc độ vừa phải; Fast- tốc độ nhanh;

Hộp Advance slide cho phép thiết lập sự kiện để chuyển đến trình diễn slide này từ slide trước nó. Chọn On mouse click - sẽ chuyển đến trình diễn slide này khi bạn bấm chuột trái(ngầm định). Bạn cũng có thể thiết lập khoảng thời gian tự động trình diễn slide ở mục Automatically after (sẽ được tự động trình diễn sau ... mm:ss (phút:giây);

Hộp Sound cho phép chọn kiểu âm thanh mỗi khi dịch chuyển đến các slide.

Nhấn Apply All: tất cả các slide sẽ được chọn kiểu thiết lập trình diễn này.

Bạn có thể dùng chuột kéo thả (Drop & Drag) các slides trên màn hình này để hoán chuyển vị trí của chúng.

Để đóng cửa sổ này trở về cửa sổ thiết kế ban đầu, bạn có thể làm theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhấn đúp chuột lên một slide nào đó trên cửa sổ Shorter, slide đó sẽ được hiển thị trên cửa sổ thiết kế ban đầu (chế độ Normal).

Cách 2: Bạn nhấn chuột lên thẻ Normal.

5.2.5.Kỹ thuật trình diễn

Trình diễn là quá trình thể hiện nội dung các slide đã thiết kế được trong tệp trình diễn lên toàn bộ màn hình. Có nhiều cách để thực hiện trình diễn các slides:

Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình:

hoặc Mở mục chọn Slide Show → Slide Show ;

hoặc Bấm phím F5 trên bàn phím.

Màn hình trình diễn xuất hiện. Với màn hình trình diễn này, bạn có thể làm được các công việc bằng cách nhấn chuột phải lên màn hình trình diễn, một mục chọn xuất hiện.

Chọn Next để chuyển đến trình diễn Slide tiếp theo (bạn có thể

nhấn phím Enter hoặc bấm chuột trái để làm việc này).

Previous để chuyển đến slide vừa trình diễn kề trước (sử dụng trong trường hợp bạn muốn quay trở lại trình diễn slide trước đó).

Nhấn Go to slide để chuyển đến trình diễn một slide bất kỳ.

Nếu nhấn End show thì sẽ kết thúc phiên trình diễn (bạn cũng có thể nhấn phím ESC để làm việc này).

5.2.6.In ấn

Việc in ấn trên Impress gần giống như in trên Writer. Nên định dạng trang in, rồi mới thực hiện in ấn.

5.2.6.1.Định dạng trang in

Để định dạng trang in, mở mục chọn Format → Page, hộp thoại Page Setup xuất hiện:

Hình 12. Hộp thoại Page Setup

Hộp Format: chọn khổ giấy in ra máy in.

Mục Width và Height để nhập vào chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Format.

Mục Orientation để thiết lập hướng in: Chọn Portrait - nếu muốn in theo chiều dọc hoặc chọn Landscape khi muốn in theo chiều ngang.

Nhấn OK để đồng ý các thiết lập.

5.2.6.2.In ấn

Để in nội dung các slide ra máy in, bạn có thể thực hiện lệnh in theo 2 cách:

Cách 1:Chọn File → Print

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện:

Hình 13. Hộp thoại Print

Mục Printer để chọn máy in sẽ in.

Mục Print range chọn phạm vi in.

All in toàn bộ các slide;

Page để in một phạm vi các slide nào đó. Ví dụ: 1,3,5-12 - tức là sẽ in ra các slide 1, slide 3 và các slide từ 5 đến 12.

Ô Copies để chọn số bản in.

Ngoài ra còn có một số các tuỳ chọn in trong hộp thoại Options

Nhấn OK để thực hiện lệnh in.

5.3.SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP SLIDE MASTER

Trong chương trước, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin lên slide. Đó là những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình diễn theo ý tưởng của mình. Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm Impress và cách thiết lập định dạng slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide).

5.3.1.Sử dụng các mẫu slide có sẵn (Template)

Impress cung cấp cho chúng ta thư viện các slide định dạng sẵn. Cách sử dụng một slide đã được định dạng sẵn như sau:

Tạo một tệp trình diễn mới sử dụng mẫu slide đã định dạng sẵn:

Hình 14. Hộp thoại Presentation Wizard - chọn Template

Bước 1: Chọn File → New, trên hộp thoại New Presentation bạn hãy chọn thẻ From Template:

Bước 2: Dùng chuột để chọn một mẫu slide theo ý muốn (Chú ý: khi chọn mẫu nào, hộp Preview sẽ hiển thị bố cục và định dạng mẫu slide đó, chọn xong, nhấn Create để tiếp tục

Bước 3: Chọn bố cục(Layout) từng slide cần chèn lên tệp trình diễn và soạn thảo nội dung cho các slide như đã trình bày .

Muốn áp dụng một mẫu slide định dạng sẵn cho tệp trình diễn có sẵn thì:

Bước 1: Mở tệp trình diễn cần làm việc, mở mục chọn Format → Slide Design, hộp thoại Slide Design xuất hiện:

Hình 15. Hộp thoại Slide Design

Bước 2: Nhấn chuột vào nút Load..., hộp thoại Load Slide Design xuất hiện

Hình 16. Hộp thoại Load Slide Design

Để chọn một mẫu slide bạn muốn, bạn bấm chuột vào danh sách Categories và xem trước mẫu Slide phía dưới như trên hộp thoại. Chọn xong, nhấn OK để đồng ý. Khi đó toàn bộ các slide trên tệp trình diễn đang mở sẽ được tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn.

5.3.2.Slide Master

Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông thường khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. Vậy có cách nào để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy? Slide Master sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Như vậy, mỗi mẫu slide định dạng sẵn vừa nói ở mục(template slide) có thể hiểu là một Slide master. Vì mỗi mẫu slide này có sẵn các định dạng cho trước và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các slide trên một tệp trình diễn cho trước.

Với slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn(AutoLayout) của Impress. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các slide trên tệp trình diễn sẽ được thay đổi theo như slide master. Cách thiết lập slide master như sau:

Hình 17. Giao diện Slide Master

Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Chọn View → Master → Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với các thành phần như sau:

Bước 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền slide bao gồm:

Sau khi tạo xong slide master, nhấn nút Close trên thanh công cụ Tasks, toàn bộ slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt như slide master vừa tạo.

CHƯƠNG 6: PHẦN MỀM XỬ LÍ BẢNG TÍNH CALC

6.1.LÀM QUEN VỚI CALC

6.1.1.Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org Calc.

Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet.

Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,...

Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định.

6.1.2.Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

Hình 1. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số.

Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.

Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn.

Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.

Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính.

Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,...

Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.

Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.

Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.

Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức.

6.1.3.Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Vào menu File\New\Spreadsheet;

hoặc Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

hoặc Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới.

6.1.4.Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc.

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Vào menu File\Save;

hoặc Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. Biểu tượng này sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính.

Hình 2. Hộp hội thoại Save As

Chọn vị trí lưu bảng tính mới.

Đặt tên bảng tính tại ô File name.

Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp dưới dạng .xls, .xml,...

Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng...

6.1.5.Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng chương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng chương trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx).

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Vào menu File\Open;

hoặc Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;

hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

Hình 3. Hộp hội thoại Open

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc.

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.

6.1.6.Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau:

Vào menu File\Exit;

hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.

6.2.CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH

6.2.1.Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện như sau:

Thêm trang tính:

+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4. Hộp hội thoại Insert Sheet

+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.

+ Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.

+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.

+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.

Xoá trang tính:

+ Chọn trang tính cần xoá.

+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Delete Sheet.

+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

6.2.2.Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính. Cách thực hiện như sau:

Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 5. Hộp hội thoại Rename Sheet

Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.

Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

6.2.3.Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách thực hiện như sau:

Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 6. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.

Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position)

Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

6.2.4.Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách thực hiện như sau:

Ẩn một trang tính:

+ Chọn trang tính cần ẩn.

+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.

- Hiện lại trang tính:

+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 7. Hộp hội thoại Show Sheet

+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách.

+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.

6.2.5.Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn có thể thực hiện như sau:

Chọn trang tính cần bảo vệ.

Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 8. Hộp hội thoại Protect Sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ được bảo vệ và không sự thay đổi nào có thể thực hiện được đối với trang tính đó.

Để bỏ bảo vệ, thực hiện như sau:

- Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ.

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 9. Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.

- Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.

Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.

Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:

+ Vào menu File\Save As.

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.

+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó.

6.2.6.Chọn nhiều trang tính

- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên cuối.

- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần chọn.

- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.

6.3.XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

6.3.1.Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:

6.3.1.1.Dạng chuỗi (Text)

Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.

- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số... khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.

6.3.1.2.Dạng số (Number)

- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows.

- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.

6.3.1.3.Dạng công thức (Formulas)

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô.

Nếu thấy Có thể là do:

#### Cột quá hẹp

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

6.3.1.4.Dạng ngày (Date), giờ (Time)

Trong cách trình bày dưới đây: DD là 2 con số chỉ ngày MM là 2 con số chỉ tháng YY là 2 con số chỉ năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán.

6.3.2.Các toán tử trong công thức

6.3.2.1.Toán tử số

Phép toán Ví dụ

+ cộng 10 + 5 = 15

- trừ 10 - 5 = 5

* nhân 10*5 = 50

/ chia 90/3 = 30

^ lũy thừa 3^2 = 9

% phần trăm 50%*600 = 300

Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.

6.3.2.2.Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi.

Ví dụ: "Tin"&"Học". Kết quả thu được là: TinHọc

6.3.2.3.Toán tử so sánh

> Lớn hơn

< Nhỏ hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng

<= Nhỏ hơn hoặc bằng

<> Khác

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).

6.3.3.Nhập dữ liệu

6.3.3.1.Dữ liệu bất kỳ

- Đưa con trỏ về ô cần thiết.

- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.

+ Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ

nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải.

+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái.

6.3.3.2.Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

• Chuỗi số với bước nhảy là 1:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả

chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,...

• Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó.

- Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4.

Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.

Hình 10. Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

• Chuỗi ngày tháng năm tăng:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.

- Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1. Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+ Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo.

+ Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 11. Hộp hội thoại Fill Series

+ Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,...

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008,

19/05/2008, 20/05/2008,... (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,...

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,...

+ Chọn bước nhảy tại ô Increment.

+ Nhấn nút <<OK>>.

• Điền một danh sách tự tạo:

- Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu

Tools\Options:

Hình 12. Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

- Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng.

- Nhấn nút <<OK>>.

Để sử dụng danh sách tự tạo:

- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.

- Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên.

6.3.3.3.Dữ liệu kiểu công thức

- Phải bắt đầu bởi dấu =.

- Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức.

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương

Hình 13. Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức

Cách thực hiện như sau:

- Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

+ Đưa con trỏ về ô E2

+ Gõ dấu =

+ Trỏ chuột vào ô C2, nhấn chuột trái (hoặc gõ C2)

+ Gõ dấu *

+ Trỏ chuột vào ô D2, nhấn chuột trái (hoặc gõ D2)

+ Nhấn phím Enter.

- Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7.

- Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

+ Đưa con trỏ về ô E8.

+ Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím.

+ Nhấn phím Enter.

- Tính tỷ lệ phần trăm lương của từng nhân viên so với tổng lương:

+ Đưa con trỏ về ô F2 →Gõ dấu = → Trỏ chuột vào ô E2, nhấn chuột trái (hoặc gõ E2)

→ Gõ dấu / → Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8) → Nhấn phím Enter.

+ Để tính tỷ lệ phần trăm lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao chép công thức cho tới ô F7. Khi đó ta thấy tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo lỗi. Khi đưa con trỏ về ô F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối. Để báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngay trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký hiệu đó.

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7.

+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh

định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số. Sau khi tính toán ta có:

Hình 14. Kết quả tính toán theo công thức

6.3.3.4.Công thức mảng

Ngoài công thức tương đối như trên, Calc còn cung cấp một phương tiện nhỏ gọn hơn, đó là mảng (array).

Mảng được dùng khi ta gặp phải một lượng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm được bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ).

- Nhập công thức mảng (array formula):

+ Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+ Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là

=C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7.

+ Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.

Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng.

- Sửa một công thức mảng:

+ Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng.

6.3.4.Sửa, xóa dữ liệu

• Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.

- Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.

• Xóa: Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

6.3.5.Các thao tác với ô

6.3.5.1.Chọn ô

Trước khi đưa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và cột) muốn đưa dữ liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau hay không liền nhau.

• Chọn một ô: Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó. Khi một ô được chọn, một đường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.

• Chọn nhiều ô liền nhau: Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột.

- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+ Nhấn và giữ chuột trái.

+ Di chuyển chuột.

+ Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột.

- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+ Giữ phím Shift.

+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn.

- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó.

+ Giữ phím Shift.

+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.

• Chọn nhiều ô không liền nhau

- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên.

- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo.

- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

- Lặp lại các bước trên nếu cần.

• Trường hợp đặc biệt:

- Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3, 4,... , 65535, 65536.

- Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B, C, D,... , AMI, AMJ.

- Chọn nhiều hàng hoặc cột:

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.

 Giữ phím Shift.

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.

 Giữ phím Ctrl.

 Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn.

- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính.

Hình 15. Chọn toàn bộ trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.

6.3.5.2.Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ ra vị trí của ô hiện thời.

- Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+ Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần lượt lên hoặc xuống.

+ Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần lượt sang phải hoặc trái.

- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển theo hướng mũi tên.

- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:

+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ liệu.

+ Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.

+ Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong bảng tính.

Tổ hợp phím

Kết quả

→

Sang phải một ô

←

Sang trái một ô

↑

Lên một ô

↓

Xuống một ô

Ctrl+→

Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc tới cột AMJ

Ctrl+←

Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc tới cột A

Ctrl+↑

Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó hoặc tới dòng 1

Ctrl+↓

Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó hoặc tới dòng 65536

Ctrl+Home

Tới ô A1

Ctrl+End

Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu

Alt+Page Down

Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)

Alt+Page Up

Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)

Ctrl+Page Down

Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh sách trang tính)

Ctrl+Page Up

Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh sách trang tính)

Tab

Sang ô bên phải

Shift+Tab

Sang ô bên trái

Enter

Xuống một ô

Shift+Enter

Lên một ô

Nhấn phím Alt+mũi tên để điều chỉnh kích thước của ô.

6.3.5.3.Cắt, sao chép và dán ô

Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác. Tính năng này được gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc lưu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu bị cắt được loại bỏ khỏi trang tính nhưng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác.

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích). Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó.

• Di chuyển dữ liệu:

Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển.

- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

• Sao chép dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

6.3.6.Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

6.3.6.1.Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột

• Một cột / một hàng

- Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thước sao cho xuất hiện, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

- Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số của hàng cần điều chỉnh kích thước sao cho xuất hiện, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

• Nhiều cột / nhiều hàng

- Cột:

+ Chọn các cột cần điều chỉnh kích thước.

+ Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 16. Hộp hội thoại Column Width

+ Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.

+ Nhấn nút <<OK>>.

- Hàng:

+ Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước.

+ Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 17. Hộp hội thoại Row Height

+ Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.

+ Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau:

Vào menu File\Page Preview.

Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau:

Hình 18. Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in

- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó.

6.3.6.2.Chèn ô, hàng và cột

Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đưa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện như sau:

- Chèn ô:

+ Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 19. Hộp hội thoại Insert Cells

+ Chọn Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc chọn Shift cells right để đẩy các ô được chọn sang phải.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Chèn hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được chọn xuống dưới.

- Chèn cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải.

Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column.

6.3.6.3.Xóa ô, hàng và cột

- Xóa ô:

+ Chọn các ô cần xóa.

+ Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 20. Hộp hội thoại Delete Cells

+ Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn

Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Xóa hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

- Xóa cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách:

+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.

+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

6.3.6.4.Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm như sau:

- Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)

Hình 21. Ví dụ về chuyển cột thành hàng

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).

- Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 22. Hộp hội thoại Paste Special

- Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.

- Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.

Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung).

6.3.6.5.Ẩn/hiện hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện như sau:

- Ẩn các hàng, cột:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi.

+ Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide).

- Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và ngay sau chúng là cột B và cột F.

+ Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).

6.3.6.6.Cố định và bỏ cố định các hàng, cột

Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện như sau:

- Cố định hàng:

+ Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định.

+ Vào menu Window\Freeze.

- Cố định cột:

+ Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định.

+ Vào menu Window\Freeze.

- Cố định cả hàng và cột:

+ Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3.

+ Vào menu Window\Freeze.

- Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích trước chức năng này.

6.3.7.Định dạng dữ liệu

6.3.7.1.Định dạng ký tự

• Dùng thanh công cụ định dạng:

Hình 23. Định dạng phông chữ

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

- Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name.

- Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size.

- Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân.

- Chọn màu nền tại ô Background Color.

- Chọn màu chữ tại ô Font Color.

• Dùng menu:

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

- Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.

Hình 24. Hộp hội thoại Format Cells - Thẻ Font

- Chọn một kiểu chữ trong khung Font.

- Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường.

- Chọn một cỡ chữ trong khung Size.

- Nhấn nút <<OK>>.

• Dùng bàn phím:

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.

6.3.7.2.Định dạng số

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương

ứng trên thanh định dạng.

Số Dùng biểu tượng Đổi thành

123

Điền dấu tiền tệ

$123.00

0.156

Nhân với 100 và điền dấu %

15.60%

12.345

Lấy thêm một số thập phân

12.3450

12.345

Giảm đi một số thập phân

12.35

6.3.7.3.Canh biên (dóng hàng)

- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.

• Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):

Hình 25. Căn lề cho dữ liệu

Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:

Hình 26. Căn chỉnh tiêu đề

- Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA

- Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô.

- Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ

- Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô.

- Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa.

- Tại ô C2 gõ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa.

• Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.

Hình 27. Hộp hội thoại Format Cells - Thẻ Alignment

Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

+ Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.

+ Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.

+ Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.

6.3.7.4.Kẻ khung

- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.

- Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn

đường kẻ khung cần thiết.

hoặc

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.

Hình 28. Hộp hội thoại Format Cells - Thẻ Borders

Chọn kiểu đường kẻ trong ô Style, màu của đường kẻ trong ô Color.

- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.

6.3.7.5.Tô màu nền

- Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền.

- Nhấn chuột vào biểu tượng Background Color trên thanh công cụ và chọn màu nền cần thiết.

hoặc

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.

Hình 29. Hộp hội thoại Format Cells - Thẻ Background

- Chọn màu nền cần thiết.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận màu nền vừa chọn.

6.3.7.6.Định dạng tự động

Calc có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng bảng. Cách thực hiện như sau:

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng.

- Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 30. Hộp hội thoại AutoFormat

- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị

tại ô giữa của hộp hội thoại.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.

6.3.8.Đặt tên cho ô hoặc miền

Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau:

- Tên dễ đọc, dễ nhớ.

- Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên.

- Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện.

Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dưới), \ (sổ chéo ngược), có độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không được chứa dấu cách. Để dễ đọc, các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằng dấu _ (nối dưới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên.

6.3.8.1.Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay

Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:

• Cách 1:

- Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức.

- Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn.

- Nhấn phím Enter.

• Cách 2:

- Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 31. Hộp hội thoại Define Names

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.

- Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác, trước hết phải xoá tên nó đi.

6.3.8.2.Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

- Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng.

- Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 32. Hộp hội thoại Create Names

- Tích chọn cách tạo tên mong muốn:

+ Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên.

+ Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên.

+ Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên.

+ Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên.

- Nhấn nút <<OK>>.

6.3.8.3.Dán tên vào công thức

Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã được đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó. Cách thực hiện như sau:

- Vào menu Insert\Names\Insert.

Chọn tên cần thiết trong danh sách.

Nhấn nút <<OK>>.

6.3.8.4.Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên

Bạn có thể đưa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên bằng cách sau:

- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức.

- Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống.

Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó.

6.3.8.5.Xóa tên ô hoặc miền

- Vào menu Insert\Names\Define.

- Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách.

- Nhấn nút <<Delete>>.

- Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

6.3.9.Ghi chú cho ô

Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn. Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia là tuyệt đối? ...

• Tạo ghi chú

- Chọn ô cần tạo ghi chú.

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú màu vàng.

- Nhập ghi chú vào ô.

- Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú.

• Xem ghi chú

- Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó.

Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.

• Sửa ghi chú

- Chọn ô có ghi chú cần sửa.

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú cho phép sửa.

- Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó.

• Xoá ghi chú

Chọn ô có ghi chú cần xoá.

Nhấn chuột phải chọn Delete Note.

6.3.10.Bảo vệ ô hoặc miền

Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện như sau:

- Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ.

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.

Hình 33. Hộp hội thoại Format Cells - Thẻ Cell Protection

- Tích chọn:

Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả

Protected: Để bảo vệ ô

Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức

Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.

- Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác dụng. Thao tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hướng dẫn tại trang 18.

6.3.11.Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sự thay đổi đó để bạn có thể biết được bảng tính của mình thay đổi cái gì và thay đổi khi nào.

• Ghi lại sự thay đổi

- Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với dữ liệu, vào menu Edit\Changes\Record. Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất kỳ bị thay đổi, Calc sẽ tự động ghi lại thay đổi đó và thông báo cho bạn biết bằng cách hiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di chuột vào ô, khung màu vàng sẽ hiện lên thông báo về thời gian và hành động thay đổi. Ví dụ như sau:

Hình 34. Ví dụ về sự thay đổi được ghi lại

- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách:

+ Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes.

+ Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet.

+ Nhấn nút <<OK>>.

- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt việc theo dõi sự thay đổi của dữ liệu.

• Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi

- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 35: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ được chọn trên trang tính của bạn.

- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.

- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn (loại bỏ thay đổi).

- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong bảng tính.

- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong bảng tính.

6.4.HÀM TRONG CALC

Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi. Calc có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm.

6.4.1.Quy tắc chung

- Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến). Ví dụ: Hàm Cho kết quả

TODAY() ngày hiện thời trong hệ thống của máy tính (hàm không cần tham biến)

LEN("MISA") độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)

AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1, B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

- Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoa đều được.

- Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu ngoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;). Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự.

- Trong hàm không được có dấu cách.

- Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=). Bạn cũng có thể nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức. Ví dụ:

Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho ra là 42 và ô hiện thời sẽ chứa công thức =+50-8.

- Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trước tên hàm đó. Ví dụ: Các ô A1, B1 chứa số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức =SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó. Ở đây SQRT là hàm khai căn bậc hai, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu bằng (=) vì nó được dùng làm tham biến cho hàm SQRT.

6.4.2.Xây dựng công thức

Bạn có thể nhập công thức vào trang tính bằng cách sử dụng bàn phím hoặc sử dụng hộp hội thoại Function Wizard .

• Sử dụng bàn phím

- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức.

- Gõ dấu bằng (=).

- Gõ tên hàm, dấu mở ngoặc đơn, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu đóng ngoặc đơn.

- Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

• Sử dụng hộp hội thoại Function Wizard

- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức.

- Vào menu Insert\Function, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F2, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công thức, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 36. Hộp hội thoại Function Wizard

- Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category, ví dụ: Date&Time - Nhóm hàm ngày và giờ; Financial - Nhóm hàm tài chính; Mathematical - Nhóm hàm toán học; Statistical - Nhóm hàm thống kê;... Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Calc sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function.

- Bấm đúp chuột vào hàm cần chọn trong khung Function, hộp hội thoại xuất hiện khung các tham biến cần nhập.

Hình 37. Hộp hội thoại Function Wizard đã chọn hàm

- Tại các ô tham biến (number 1, number 2,...), điền các tham biến của hàm bằng cách nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu. Trường hợp tham biến là một hàm khác, nhấn chuột vào biểu tượng bên trái của ô và chọn hàm tương tự như trên.

Nhấn nút <<OK>>, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

Trong quá trình nhập các tham biến cho hàm, bạn có thể theo dõi kết quả của hàm đó tại ô Function result, và kết quả của toàn bộ phép tính tại ô Result.

6.4.3.Các hàm trong Calc

6.4.3.1.Hàm ngày tháng

- Calc hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh.Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macintosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows.

- Hệ thống ngày tháng trong Calc được mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (MM/DD/YY). Bạn có thể sửa theo ngày tháng của Việt Nam "Ngày/Tháng/Năm" (DD/MM/YY) bằng cách:

+ Chọn ô chứa ngày tháng cần sửa định dạng.

+ Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Numbers.

+ Tại khung Category, nhấn chọn Date.

+ Tại ô Format code, sửa định dạng "MM/DD/YY" thành "DD/MM/YY", sau đó nhấn chuột vào biểu tượng bên phải ô để thêm kiểu định dạng ngày tháng mới này vào hệ thống (Thao tác này chỉ cần thực hiện một lần. Với những lần tiếp theo, bạn chỉ cần chọn kiểu "31/12/99" trong khung Format)

+ Nhấn nút <<OK>> để áp dụng định dạng cho ngày tháng đã chọn.

- Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi.

- Cal cung cấp các hàm ngày tháng sau:

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

DATE(năm; tháng; ngày)

Chuyển đổi một ngày dưới dạng năm, tháng, ngày thành một dãy số và hiển thị nó trong định dạng ô. Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ

0 đến 99. Tháng là một số nguyên từ 1 đến 12.

Ngày là một số nguyên từ 1 đến 31.

VD: Nếu định dạng ô là DD/MM/YY thì hàm

=DATE(82;5;19) sẽ cho ra kết quả là 19/05/1982.

DATEVALUE(văn bản)

Trả về giá trị số của một ngày. Văn bản là một biểu thức ngày hợp lệ và phải được nhập trong dấu ngoặc kép.

VD: Hàm =DATEVALUE("1954-07-20") trả về giá trị số là 19925.

DAY(số)

Trả về ngày của một giá trị kiểu ngày tháng.

VD: Hàm =DAY("2/20/2001") trả về ngày là 20. Hàm =DAY(NOW()) trả về ngày hiện tại trong hệ thống.

DAYS(ngày 2; ngày1)

Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng.

VD: Hàm =DAYS("2/14/2006";"1/10/2006") trả về số ngày là 35.

DAYS360(ngày 1; ngày 2; loại)

Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. Loại (không bắt buộc) cho biết phương pháp tính ngày. Nếu Loại = 0 hoặc không nhập Loại, ngày sẽ được tính theo phương pháp của Mỹ. Nếu Loại ≠ 0, ngày sẽ được tính theo phương pháp của Châu Âu.

VD: Hàm =DAYS360("1/10/2006";"2/14/2006")

trả về số ngày là 34.

DAYSINMONTH(ngày)

Tính số ngày trong tháng có ngày đã cho.

VD: Hàm =DAYSINMONTH("2/14/2004") trả về số ngày là 29.

DAYSINYEAR

(ngày)

Tính số ngày trong năm có ngày đã cho.

VD: Hàm =DAYSINYEAR("2/14/2004") trả về số ngày là 366.

EASTERSUNDAY

(năm)

Trả về ngày lễ Phục sinh của một năm đã cho. Giá trị Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ 0 đến 99.

VD: Hàm =EASTERSUNDAY(2000) trả về ngày lễ Phục sinh năm 2000 là 04/23/00

EDATE(ngày bắt đầu; số tháng)

Trả về giá trị ngày cách Ngày bắt đầu đã cho một số tháng.

VD: Ngày nào trước ngày 31/3/2001 một tháng?

Hàm =EDATE("3.31.2001";-1) trả về kết quả là ngày 2.28.2001.

EOMONTH(ngày bắt đầu; số tháng)

Trả về ngày cuối cùng của tháng mà trước hoặc sau Ngày bắt đầu một số tháng.

VD: Ngày cuối cùng của tháng mà rơi vào 6 tháng sau ngày 14/9/2001?

Hàm =EOMONTH("9.14.2001";6) trả về kết quả là ngày 3.31.2002.

HOUR(số)

Trả về giờ của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =HOUR("17:20:00") trả về giờ là 17. Hàm =HOUR(NOW()) trả về giờ hiện tại trong hệ thống.

ISLEAPYEAR(ngày)

Xác định xem ngày đã cho có thuộc năm nhuận không. Hàm trả về kết quả 1 (Đúng) hoặc 0 (Sai).

VD: Hàm =ISLEAPYEAR("2/29/68") trả về giá trị là 1, tức năm 1968 là năm nhuận.

MINUTE(số)

Trả về phút của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =MINUTE("17:20:00") trả về phút là 20.

Hàm =MINUTE(NOW()) trả về phút hiện tại trong hệ thống.

MONTH(số)

Trả về tháng của một giá trị kiểu ngày tháng.

VD: Hàm =MONTH("12/20/2007") trả về tháng là 12.

Hàm =MONTH(NOW()) trả về tháng hiện tại trong hệ thống.

MONTHS(ngày bắt đầu; ngày kết thúc; loại)

Tính số tháng giữa hai giá trị ngày. Loại là một trong hai giá trị 0 (khoảng cách) hoặc 1 (trong tháng lịch).

VD: Hàm =MONTHS("9.15.07";"11.14.07";0) cho kết quả là 1.

Hàm =MONTHS("9.15.07";"11.14.07";1) cho kết quả là 2.

NETWORKDAYS( ngày bắt đầu; ngày kết thúc; ngày nghỉ)

Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đưa ra sau khi trừ đi ngày nghỉ và ngày lễ.

NOW()

Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống.

SECOND(số)

Trả về giây của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =SECOND("17:20:45") trả về giây là 45.

Hàm =SECOND(NOW()) trả về giây hiện tại trong hệ thống.

TIME(giờ;phút;giây)

Trả về thời gian hiện tại từ giá trị giờ, phút, giây.

VD: Hàm =TIME(9;16;25) cho kết quả là 09:16:25

TIMEVALUE(văn bản)

Trả về giá trị thời gian là một số từ một văn bản.

VD: Hàm =TIMEVALUE("4PM") cho kết quả là 0.67.

TODAY()

Trả về ngày hiện tại trong hệ thống.

WEEKDAY(số; loại)

Trả về thứ của một ngày từ giá trị ngày đã cho. Thứ là một số nguyên trong khoảng 1 (Chủ nhật) và 7 (Thứ bảy) nếu không nhập loại hoặc loại = 1. Nếu loại = 2, thứ được bắt đầu bằng Thứ hai = 1; nếu loại = 3, thứ được bắt đầu bằng Thứ hai = 0.

VD: Hàm =WEEKDAY("6/14/06";1) trả về giá trị là 4, tức Thứ tư.

WEEKNUM(số; chế độ)

Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. Chế độ cho biết cách tính bắt đầu một tuần:

1 = Chủ nhật, 2 = Thứ hai.

VD: Hàm =WEEKNUM("1/1/95";1) trả về giá trị là 1 (Ngày 1/1/95 là Chủ nhật).

Hàm =WEEKNUM("1/1/95";2) trả về giá trị là 52 vì theo chế độ tuần bắt đầu từ Thứ hai, do đó Chủ nhật 1/1/95 thuộc về tuần cuối cùng của năm trước đó.

WORKDAY(ngày bắt đầu; số ngày làm việc; ngày nghỉ)

Trả về ngày cách ngày bắt đầu một số ngày làm việc nhất định.

YEAR(số)

Trả về năm của một giá trị ngày tháng.

YEARFRAC(ngày bắt đầu; ngày kết thúc; cơ sở tính)

Trả về tỉ lệ của một khoảng thời gian so với năm.

6.4.3.2.Hàm ký tự

- Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản như trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn bản.

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

ARABIC(văn bản)

Tính toán giá trị của một số La Mã.

VD: Hàm =ARABIC("XXIV") cho kết quả là 24.

CHAR(số)

Chuyển đổi một số thành một ký tự theo bảng mã hiện hành. Số là một số từ 1 - 255 thể hiện giá trị mã cho ký tự.

CLEAN(văn bản)

Xóa ký tự không phù hợp.

CODE(văn bản)

Trả về mã số của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự.

CONCATENATE

(văn bản 1; văn bản 2;

... ; văn bản 30)

Kết hợp nhiều chuỗi ký tự thành một chuỗi.

DOLLAR(giá trị; số

chữ số thập phân)

Chuyển đổi một số thành định dạng tiền tệ làm tròn đến đơn vị thập phân cho trước.

VD: Hàm =DOLLAR(12.487;2) cho kết quả là $12.49.

EXACT

(văn bản 1; văn bản 2)

So sánh hai chuỗi ký tự và cho giá trị TRUE nếu hai chuỗi ký tự giống hệt nhau, giá trị FALSE nếu hai chuỗi ký tự khác nhau.

FIND(văn bản tìm kiếm; văn bản; vị trí)

Tìm kiếm một chuỗi văn bản trong chuỗi khác.

FIXED(số; số chữ số thập phân; không dấu phân cách hàng nghìn)

Chuyển một số sang định dạng văn bản, có hoặc không có dấu ngăn cách hàng nghìn. Số là số cần được định dạng. Không dấu phân cách hàng nghìn (tuỳ chọn) cho biết có sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn hay không.

LEFT(văn bản; số)

Trích các ký tự bên trái trong chuỗi ký tự. Số (tuỳ

chọn) là số ký tự được trích. Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự.

VD: Hàm =LEFT("mùa xuân";3) cho kết quả là mùa.

LEN(văn bản)

Tính độ dài một chuỗi ký tự bao gồm cả dấu cách.

VD: Hàm =LEN("mùa xuân") cho kết quả là 8.

LOWER(văn bản)

Chuyển tất cả chữ in hoa trong chuỗi ký tự thành chữ thường.

VD: Hàm =LOWER("MùA XUâN") cho kết quả là mùa xuân.

MID(văn bản; bắt đầu; số)

Trích một dãy ký tự trong một chuỗi ký tự. Bắt đầu là vị trí của ký tự đầu tiên được trích. Số là số ký tự được trích tính từ ký tự đầu tiên.

VD: Hàm =MID("mùa xuân đầu tiên";5;4) cho kết quả là xuân.

PROPER(văn bản)

Chuyển các chữ cái đầu tiên của các từ trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa.

VD: Hàm =PROPER("mùa xuân đầu tiên") cho kết quả là Mùa Xuân Đầu Tiên.

REPLACE(văn bản; vị trí; độ dài; văn bản mới)

Thay thế một phần của chuỗi ký tự bằng một chuỗi ký tự khác. Văn bản là chuỗi chứa phần cần thay thế. Vị trí là vị trí trong chuỗi cần bắt đầu thay thế. Độ dài là số ký tự trong chuỗi cần thay thế. Văn bản mới là chuỗi mới thay thế chuỗi cũ.

VD: Hàm =REPLACE("mùa xuân đầu tiên";5;4; "thu") cho kết quả là mùa thu đầu tiên.

REPT(văn bản; số)

Lặp lại một chuỗi ký tự liên liếp một số lần. Số là số lần lặp lại.

VD: Hàm =REPT("mùa xuân ";3) cho kết quả là mùa xuân mùa xuân mùa xuân.

RIGHT(văn bản; số)

Trích các ký tự bên phải trong chuỗi ký tự. Số (tuỳ chọn) là số ký tự được trích. Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự.

VD: Hàm =RIGHT("mùa xuân";4) cho kết quả làxuân.

ROMAN(số; chế độ)

Chuyển một số thành số La Mã. Số nằm trong khoảng từ 0 đến 3999. Chế độ (tuỳ chọn) là các số nguyên từ 0 đến 4, chế độ càng cao thì mức độ đơn giản của kiểu chữ số Roman càng lớn.

SEARCH(văn bản tìm kiếm; văn bản; vị trí)

Cho vị trí của một dãy ký tự trong một chuỗi ký tự. Văn bản tìm kiếm là chuỗi cần tìm kiếm. Văn bản là chuỗi gốc. Vị trí (tuỳ chọn) là vị trí trong chuỗi gốc, nơi bắt đầu thực hiện thao tác tìm kiếm.

SUBSTITUTE(văn bản; văn bản tìm kiếm; văn bản mới; nơi xuất hiện)

Thay thế dãy ký tự cũ bằng dãy ký tự mới trong một chuỗi. Văn bản là chuỗi chứa dãy ký tự cần thay thế. Văn bản tìm kiếm là dãy ký tự cũ cần thay thế. Văn bản mới là dãy ký tự mới sẽ thay thế cho dãy ký tự cũ. Nơi xuất hiện (tuỳ chọn) chỉ ra vị trí cần thay thế. Nếu không có tham biến này dãy ký tự cũ sẽ được thay thế ở mọi vị trí.

T(giá trị)

Trả về chuỗi ký tự đích hoặc chuỗi ký tự trống nếu đích không phải là ký tự.

TEXT(số; định dạng)

Chuyển đổi một số thành ký tự theo định dạng cho trước.

VD: Hàm =TEXT(12.34567; "###.##") trả về chuỗi ký tự 12.35.

Hàm =TEXT(12.34567; "000.00") trả về chuỗi ký tự 012.35.

TRIM(văn bản)

Xoá ký tự trống trong chuỗi, chỉ để lại một ký tự

trống giữa các từ.

VD: Hàm =TRIM(" mùa xuân đầu tiên ")

trả về kết quả là mùa xuân đầu tiên.

UPPER(văn bản)

Chuyển tất cả chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa.

VD: Hàm =UPPER("mùa xuân") cho kết quả là MÙA XUÂN.

VALUE(văn bản)

Chuyển một chuỗi ký tự thành một số.

6.4.3.3.Hàm toán học

- Bao gồm các hàm về toán học và lượng giác giúp bạn giải các bài toán đại số, giải tích, hoặc lượng giác từ tiểu học đến đại học... (Chú ý đến quy cách hiển thị số của Việt Nam và của Mỹ)

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

ABS(số)

Tính trị tuyệt đối của một số

ACOS(số)

Tính nghịch đảo cosin

ACOSH(số)

Tính nghịch đảo cosin hyperbol

ACOT(số)

Tính nghịch đảo cotang

ACOTH(số)

Tính nghịch đảo cotang hyperbol

ASIN(số)

Tính nghịch đảo sin

ASINH(số)

Tính nghịch đảo sin hyperbol

ATAN(số)

Tính nghịch đảo tang

ATAN2(số x; số y)

Tính nghịch đảo tang với tọa độ x và y cho trước.

ATANH(số)

Tính nghịch đảo tang hyperbol

CEILING(số; bội số; chế độ)

Làm tròn một số lên thành số nguyên bội số gần nhất

COMBIN(đếm1;đếm 2)

Tính tổ hợp: đếm 1 là tổng số các phần tử, đếm 2 là số phần tử được lựa chọn từ các phần tử.

COS(số)

Tính cosin của một góc

COSH(số)

Tính cosin hyperbol của một góc

COT(số)

Tính cotang của một góc

COTH(số)

Tính cotang hyperbol của một góc

DEGREES(số)

Chuyển đổi một số từ đơn vị radians sang độ

EVEN(số)

Làm tròn một số lên thành số nguyên chẵn gần nhất

EXP(số)

Tính lũy thừa cơ số e

FACT(số)

Tính giai thừa của một số

FLOOR(số;bội số;chế độ)

Làm tròn một số xuống thành số nguyên bội sốgần nhất

GCD(số)

Tìm ước số chung lớn nhất

INT(số)

Làm tròn một số xuống thành số nguyên gần nhất

LCM(số)

Tìm bội số chung nhỏ nhất

LN(số)

Tính logarit tự nhiên dựa trên hằng số e của một số

LOG(số; cơ số)

Tính logarit của một số với cơ số cho trước

LOG10(số)

Tính logarit cơ số 10 của một số

MDETERM(mảng)

Tính định thức của ma trận

MINVERSE(mảng)

Tìm ma trận nghịch đảo

MMULT(mảng1; mảng 2)

Tính tích 2 ma trận

MOD(số bị chia; số chia)

Lấy phần dư của phép chia.

VD: Hàm =MOD(27;4) cho kết quả là 3.

MROUND(số;bội số)

Làm tròn một số đến bội số gần nhất của số khác

MULTINOMIAL(số)

Tính tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của các số

ODD(số)

Làm tròn một số lên thành số nguyên lẻ gần nhất

PI()

Trả về giá trị của PI

POWER(số;luỹ thừa)

Tính lũy thừa của một số.

VD: Hàm =POWER(2;3) cho kết quả là 8.

PRODUCT(số)

Tính tích các số.

VD: Hàm =PRODUCT(2;3;4) cho kết quả là 24.

QUOTIENT(số bị chia; số chia)

Lấy phần nguyên của phép chia.

VD: Hàm =QUOTIENT(27;4) cho kết quả là 6.

RADIANS(số)

Chuyển đổi một số từ đơn vị độ sang radians

RAND()

Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhập dữ liệu hoặc nhấn phím F9.

RANDBETWEEN(đáy; đỉnh)

Trả về một số nguyên ngẫu nhiên giữa đáy và đỉnh. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F9.

ROUND(số; đếm)

Làm tròn một số với độ chính xác cho trước. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới.

VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết quả là

25.12.

ROUNDDOWN(số;đếm)

Làm tròn xuống một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ được làm tròn xuống.

ROUNDUP(số; đếm)

Làm tròn lên một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số sẽ được làm tròn lên.

SERIESSUM(x;n;m; hệ số)

Tính tổng lũy thừa của số x theo công thức sau:

SERIESSUM(x;n;m;hệ số) = hệ số_1*x^n + hệ số_2*x^(n+m) + hệ số_3*x^(n+2m) +...+ hệ số_i*x^(n+(i-1)m)

SIGN(số)

Trả về dấu của một số. Hàm này cho kết quả là 1 đối với dấu dương và -1 đối với dấu âm, 0 đối với số 0.

SIN(số)

Tính sin của một góc

SINH(số)

Tính sin hyperbol của một góc

SQRT(số)

Tính căn bậc 2 của một số. Giá trị của số phải là dương.

SQRTPI(số)

Tính căn bậc 2 của tích một số nhân với PI

SUBTOTAL(hàm; vùng)

Tính tổng phụ trong một bảng tính

SUM(số)

Tính tổng của các số.

VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26.

SUMPRODUCT( mảng 1; mảng 2; ... ; mảng 30)

Tính tổng các tích các phần tử tương ứng trong từng ma trận

SUMX2MY2(mảng X; mảng Y)

Tính tổng của hiệu bình phương các phần tử

tương ứng của 2 mảng giá trị

SUMX2PY2(mảng X; mảng Y)

Tính tổng của tổng bình phương các phần tử

tương ứng của 2 mảng giá trị

SUMXMY2(mảng X; mảng Y)

Tính tổng của bình phương hiệu các phần tử

tương ứng của 2 mảng giá trị.

TAN(số)

Tính tang của một góc

TANH(số)

Tính tang hyperbol của một góc

TRUNC(số; đếm)

Cắt bỏ phần thập phân của một số. Số là số chứa các số thập phân cần cắt bỏ. Đếm là số các phần thập phân không bị cắt bỏ.

6.4.3.4.Hàm logic

- Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai).

- Kết quả của hàm logic dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng

điều kiện như IF, SUMIF, COUNTIF, ....

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

AND(giá trị logic 1; giá trị logic 2; ... ; giá trị logic 30)

Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các tham biến là đúng (TRUE). Nếu một thành phần là sai (FALSE) thì hàm sẽ cho kết quả sai (FALSE).

VD: Hàm =AND(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả là FALSE.

FALSE()

Nhận giá trị logic là sai (FALSE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào.

IF(kiểm tra; giá trị 1;

giá trị 2)

Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE). Giá trị 1 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là đúng. Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là sai.

NOT(giá trị logic)

Phủ định giá trị logic.

VD: Hàm =NOT(FALSE()) cho kết quả là TRUE.

OR(giá trị logic 1; giá trị logic 2; ... ; giá trị logic 30)

Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu ít nhất một tham biến là đúng (TRUE). Trả về kết quả sai (FALSE) nếu tất cả tham biến có giá trị logic sai (FALSE).

VD: Hàm =OR(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả là TRUE.

TRUE()

Nhận giá trị logic là đúng (TRUE). Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào.

6.4.3.5.Hàm thống kê

Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp.

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

AVEDEV(số 1; số

2;...; số 30)

Tính bình quân độ lệch tuyệt đối của các điểm dữ

liệu từ giá trị trung bình của chúng

AVERAGE(số 1; số 2; ...; số 30)

Tính trung bình cộng của các tham biến. Không tính đến các ký tự.

AVERAGEA(giá trị 1; giá trị 2;...; giá trị 30)

Tính trung bình cộng của các tham biến. Một ký tự có giá trị bằng 0.

COUNT(giá trị 1; giá trị 2;...; giá trị 30)

Đếm xem có bao nhiêu số trong liệt kê các tham biến. Bỏ qua các dữ liệu kiểu ký tự.

COUNTA(giá trị 1;

giá trị 2;...;giá trị 30)

Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê các tham biến. Các dữ liệu kiểu ký tự cũng được tính, thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng.

MAX(số 1; số 2;...;

số 30)

Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự.

MAXA(giá trị 1; giá trị 2;...; giá trị 30)

Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.

MIN(số 1; số 2;...; số 30)

Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các ký tự.

MINA(giá trị 1; giá trị 2;...; giá trị 30)

Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.

RANK(giá trị; dữ

liệu; loại)

Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong một mẫu thử. Dữ liệu là mảng hoặc vùng dữ liệu trong mẫu thử. Loại (tuỳ chọn) là cách sắp xếp tăng dần (0) hoặc giảm dần (1).

6.4.3.6.Hàm tìm kiếm và tham chiếu

Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu lớn trong Calc như kế toán, tính lương, thuế...

Cú pháp hàm

Ý nghĩa

ADDRESS(hàng;

cột; loại tham chiếu;

tên trang tính)

Trả về địa chỉ (hoặc tham chiếu) một ô theo số

hàng và số cột. Địa chỉ này có thể được phân tích

dưới dạng địa chỉ tuyệt đối (ví dụ như $A$1) hoặc địa chỉ tương đối (như A1) hoặc dưới dạng hỗn hợp (A$1 hoặc $A1).

- Hàng là số dòng tham chiếu đến ô.

- Cột là số cột tham chiếu đến ô (số, chứ không phải chữ).

- Loại tham chiếu:

1: tuyệt đối ($A$1)

2: địa chỉ dòng là tuyệt đối, địa chỉ cột là tương đối (A$1)

3: địa chỉ dòng là tương đối, địa chỉ cột là tuyệt đối ($A1)

4: tương đối (A1)

- Tên trang tính là tên của trang tính tham chiếu đến ô.

VD: Hàm =ADDRESS(1; 1; 2; "Sheet2") trả về

giá trị là Sheet2.A$1.

AREAS(tham chiếu)

Đếm số vùng tham chiếu.

VD: Hàm =AREAS(A1:B4;C2;E5) trả về giá trị là 3.

CHOOSE(dấu hiệu;

giá trị 1; ... ; giá trị

30)

Dùng một dấu hiệu để trả về một giá trị từ một liệt kê lên tới 30 giá trị.

VD: Hàm =CHOOSE(A1; B1; B2; "Xuân"; "Hạ"; "Thu"; "Đông") cho giá trị là nội dung trong ô B2 nếu như A1 = 2; nếu A2 = 5 hàm sẽ cho kết quả là chuỗi "Thu".

COLUMN(tham chiếu)

Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên trong dãy ô.

VD: Hàm =COLUMN(B2:F5) cho kết quả là 2.

COLUMNS(mảng)

Trả về số cột trong mảng.

VD: Hàm =COLUMNS(B2:F5) cho kết quả là 5.

HLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại)

Tìm kiếm một giá trị và tham chiếu tới các ô dưới vùng lựa chọn. Hàm này dùng để xác minh xem hàng đầu tiên của một mảng có chứa một giá trị nhất định hay không. Hàm này trả về giá trị trong một ô của mảng được đặt tên trong tham biến dấu hiệu, trong cùng một cột.

HYPERLINK(URL) hoặc YPERLINK(URL; văn bản)

Tạo một siêu liên kết. URL chỉ ra đích liên kết. Văn bản (tùy chọn) là văn bản hiển thị trong ô. Nếu không có tham biến này thì sẽ hiển thị URL.

INDEX(tham chiếu;

hàng; cột; vùng)

Trả về nội dung của một ô được chỉ ra bằng số cột và số hàng hoặc một tên vùng tùy chọn.

INDIRECT(tham chiếu)

Trả về giá trị của một tham chiếu.

LOOKUP(điều kiện tìm kiếm; véc tơ tìm kiếm; véc tơ kết quả)

Trả về nội dung của một ô từ vùng một-cột hoặc một-hàng. Giá trị ấn định được trả về ở một cột hoặc một hàng khác. Ngược với hàm VLOOKUP và HLOOKUP, véctơ tìm kiếm và kết quả có thể ở tại các vị trí khác nhau và không phải nhất thiết ở cạnh nhau. Bên cạnh đó, vectơ tìm kiếm của hàm LOOKUP phải được phân loại, nếu không tìm kiếm sẽ không cho kết quả hữu dụng. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm và được đăng nhập trực tiếp hoặc dưới dạng một tham chiếu.

Véc tơ tìm kiếm là vùng một-hàng hoặc một-cột cần tìm kiếm. Véc tơ kết quả là khu vực một-hàng hoặc một-cột khác trả về kết quả của hàm.

MATCH(điều kiện tìm kiếm; mảng tìm kiếm; loại)

Trả về vị trí tương đối của một mục trong một mảng phù hợp với một giá trị cụ thể. Hàm này trả về vị trí của một giá trị tìm ra trong mảng tìm kiếm dưới dạng một số. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm trong mảng. Mảng tìm kiếm là tham chiếu tìm kiếm. Một mảng tìm kiếm có thể là một hàng hoặc một cột hoặc chỉ là một phần của một hàng hoặc một cột. Loại có thể là một trong các giá trị: 1, 0, hoặc -1. Hàm này tương ứng với hàm tương tự trong Microsoft Excel. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường

OFFSET(tham chiếu; hàng; cột; chiều cao; chiều rộng)

Trả về giá trị của một ô bù với một số hàng và cột nhất định từ một điểm tham chiếu đã cho. Tham chiếu là ô mà hàm bắt đầu tìm kiếm tham chiếu mới. Hàng là số ô mà tham chiếu được bù lên hoặc bù xuống. Cột là số cột mà tham chiếu được bù sang bên trái (giá trị âm) hoặc bù sang bên phải. Chiều cao là chiều cao tùy chọn của vùng bắt đầu tại vị trí tham chiếu mới. Chiều rộng là độ rộng tùy chọn của vùng bắt đầu tại ví trí tham chiếu mới.

ROW(tham chiếu)

Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô.

VD: Hàm =ROW(B2:F5) cho kết quả là 2.

ROWS(mảng)

Trả về số dòng trong mảng.

VD: Hàm =ROWS(B2:F5) cho kết quả là 4.

TRANSPOSE(mảng)

Hoán vị các hàng và cột của một mảng.

VLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại)

Tìm kiếm theo chiều trục đứng với tham chiếu đến các ô bên cạnh về bên phải. Nếu ô đầu tiên của một mảng chứa một giá trị cụ thể thì hàm trả về giá trị đó trên cùng dòng của cột có tên là dấu hiệu. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thường. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm ở cột đầu tiên của mảng. Mảng là tham chiếu và phải bao gồm ít nhất 2 cột. Dấu hiệu là số cột trong mảng chứa giá trị cần trả về. Cột đầu tiên là cột 1. Trật tự phân loại (tùy chọn) chỉ ra liệu cột đầu tiên của mảng có được phân loại theo trật tự tăng dần hay không.

6.5.ĐỒ THỊ

Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Calc rất phong phú. Các biểu đồ được cài đặt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu.

6.5.1.Tạo đồ thị mới

- Chọn miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị, ví dụ A2:E6, chú ý chọn cả hàng tiêu đề (Năm 2003, Năm 2004,...) và cột tiêu đề (Hà Nội, Tp. HCM,...) để làm nhãn cho đồ thị.

Hình 38. Dữ liệu đầu vào cho đồ thị

- Vào menu Insert\Chart hoặc nhấn chọn biểu tượng Chart trên thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard.

Hình 39. Tạo đồ thị từ dữ liệu đầu vào đã chọn

- Nếu đồ thị vừa tạo ra đã thoả mãn yêu cầu, nhấn nút <<Finish>> trên hộp hội thoại Chart Wizard để kết thúc việc tạo đồ thị mới.

- Nếu đồ thị vừa tạo ra chưa thoả mãn yêu cầu, thực hiện các bước trên hộp hội thoại Chart Wizard để tuỳ chỉnh đồ thị theo ý muốn.

+ Bước 1 - Chart Type:

Nhấn chọn loại đồ thị mong muốn trong khung Choose a chart type. Nếu muốn tạo đồ thị 3 chiều, tích chọn ô 3D Look.

Nhấn nút <<Next>> để tiếp tục.

Hình 40. Hộp hội thoại Chart Wizard - Chart Type

+ Bước 2 - Data Range:

Chọn miền dữ liệu cần đưa vào vẽ đồ thị tại ô Date range.

Nếu muốn lấy chuỗi dữ liệu theo dòng, tích chọn ô Data series in rows; nếu muốn lấy theo cột, tích chọn ô Data series in columns.

Tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn.

Tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn.

Nhấn nút <<Next>> để tiếp tục.

Hình 41. Hộp hội thoại Chart Wizard - Data Range

+ Bước 3 - Data Series:

Tại khung Data series, nhấn chọn một chuỗi dữ liệu. Khi đó tại khung Data ranges, địa chỉ ô được chọn làm nhãn sẽ hiển thị tại dòng Name, bạn có thể thay đổi địa chỉ ô này tại ô Range for Name. Tương tự, địa chỉ miền dữ liệu được chọn làm giá trị cho trục Y sẽ hiển thị tại dòng Y-Values, bạn có thể thay đổi địa chỉ miền này bằng cách nhấn chọn dòng Y- Values và sửa tại ô Range for Y-Values.

Nhấn nút <<Next>> để tiếp tục.

Hình 42. Hộp hội thoại Chart Wizard - Data Series

+ Bước 4 - Chart Elements:

Nhập tên của biểu đồ tại ô Title và Subtitle.

Nhập tên trục hoành tại ô X axis, tên trục tung tại ô Y axis.

Tuỳ chọn hiển thị đường kẻ ô tại khung Display grids. Tuỳ chọn hiển thị chú thích của biểu đồ tại khung Display legend.

Nhấn nút <<Finish>> để kết thúc.

Hình 43. Hộp hội thoại Chart Wizard - Chart Elements

Kết quả hiển thị như hình sau:

Hình 44. Mẫu đồ thị trong Calc

6.5.2.Chỉnh sửa đồ thị

6.5.2.1.Thay đổi vị trí đồ thị

- Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông.

Di chuột vào vùng đồ thị, con trỏ chuột trở thành mũi tên bốn chiều.

Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn.

6.5.2.2.Thay đổi kích thước đồ thị

- Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông.

- Đưa chuột đến các chấm vuông, con trỏ chuột trở thành mũi tên hai chiều.

- Nhấn giữ và kéo chuột để điều chỉnh kích thước đồ thị theo ý muốn.

6.5.2.3.Thay đổi loại đồ thị

- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.

- Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Chart Type.

- Trên hộp hội thoại Chart Type, chọn loại đồ thị mong muốn.

6.5.2.4.Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị

- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.

- Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges.

- Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền dữ liệu đầu vào như mong muốn.

- Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách:

+ Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ.

+ Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn.

+ Nhấn nút <<OK>>.

6.5.2.5.Chỉnh sửa các đối tượng

- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.

- Nếu muốn sửa đối tượng nào, nhấn chọn đối tượng đó.

- Nhấn chuột phải, chọn Object Properties.

- Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tượng như mong muốn, ví dụ: thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho tên biểu đồ, thêm đường viền cho chú thích,...

6.5.2.6.Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới

- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị.

- Vào menu Insert\Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids.

- Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các đường kẻ lưới, bỏ tích để hủy bỏ các đường này.

6.6.QUẢN TRỊ DỮ LIỆU

6.6.1.Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Khi quản lý thông tin về một đối tượng nào đó, ví dụ như quản lý nhân viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó như: họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ,... Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,...) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liêu.

Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ: Danh sách sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi,... Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột được gọi là một trường (field), tên của cột được gọi là tên trường.

Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trường được gọi là hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin về đối tượng được quản lý.

Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp. Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu.

6.6.2.Sắp xếp dữ liệu

Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,...

• Một số điểm lưu ý khi sắp xếp dữ liệu:

- Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu.

- Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.

- Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ ba.

• Cách sắp xếp dữ liệu:

- Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp.

- Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria.

Hình 45. Hộp hội thoại Sort - Thẻ Sort Criteria

Chọn khoá sắp xếp.

- Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện sắp xếp danh sách.

Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns).

6.6.3.Lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu.

6.6.3.1.Các yếu tố cơ bản

Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính:

- Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề.

- Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu.

+ Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:

 Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trường làm tiêu đề.

 Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trước các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh như >, >=, <, <=.

Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường gọi là điều kiện và - and) được thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thường được gọi là điều kiện hoặc là - or) được thực hiện không đồng thời.

+ Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức): cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:

 Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào.

 Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)

- Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn.

6.6.3.2.Lọc tự động (AutoFilter)

- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề).

- Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trường.

- Để lọc theo trường nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên trường đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tương ứng của trường.

Hình 46. Ví dụ về lọc tự động trong Calc

- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn.

- Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trường đã lọc, chọn All.

- Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter

để bỏ dấu chọn.

6.6.3.3.Lọc nâng cao (Advanced Filter)

Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác như sau:

- Xây dựng miền tiêu chuẩn.

- Chọn miền dữ liệu định lọc.

- Vào menu Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 47. Hộp hội thoại Advanced Filter

- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng.

- Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dưới.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao.

6.6.4.Tổng kết theo nhóm

6.6.4.1.Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals)

Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện như sau:

Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết.

Vào menu Data\Subtotals, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 48. Hộp hội thoại Subtotals

- Chọn trường dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by.

- Tích chọn trường dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for.

- Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.

Ví dụ: Danh sách nhân viên được tổng kết theo nhóm Giới tính:

Hình 49. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính

Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại Subtotals.

6.6.4.2.Tổng kết theo nhiều loại nhóm

Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây được gọi là: Bảng tổng hợp.

• Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng:

- Page Field: Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường được chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.

- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một dòng. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trên xuống dưới.

- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng kết trên một cột. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trái sang phải.

- Data Field: Vùng dữ liệu được sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau như Sum, Count, Average,...

• Tạo mới một bảng tổng hợp:

- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.

- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 50. Hộp hội thoại Select Source

- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 51. Hộp hội thoại DataPilot

- Kéo và thả các nút tên trường tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu.

- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trường cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trường đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác như Count, Average, Max, Min,... bằng cách nhấn vào tên trường tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.

- Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp.

Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền được lĩnh theo phòng và theo chức vụ:

Hình 52. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot

• Điều chỉnh bảng tổng hợp:

- Thay đổi vị trí các trường: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn.

- Bổ sung các trường:

+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.

+ Vào menu Data\DataPilot\Start.

+ Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trường vào các vị trí mong muốn.

- Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa ra khỏi bảng.

- Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp:

+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.

+ Vào menu Data\DataPilot\Refresh.

6.7.TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN

6.7.1.Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề

- Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn thẻ Page.

Hình 53. Hộp hội thoại Page Style - Thẻ Page

- Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format:

+ Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô Width, chiều cao giấy tại ô Height.

+ Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc Landscape để in giấy dọc.

- Đặt lề cho giấy tại khung Margin:

+ Left Lề trái

+ Right Lề phải

+ Top Lề trên

+ Bottom Lề dưới

- Nhấn nút <<OK>>.

Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách:

+ Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options.

+ Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General.

+ Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô Measurement unit.

+ Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau:

- Vào menu File\Page Preview.

- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề

xung quanh trang giấy như hình sau:

Hình 54. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in

- Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề đó tới vị trí mong muốn.

6.7.2.Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

- Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 55. Hộp hội thoại Headers/Footers

- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần lượt tại trang Header và Footer của hộp hội thoại.

- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer):

+ Left area Đặt tiêu đề bên trái

+ Center area Đặt tiêu đề ở giữa

+ Right area Đặt tiêu đề bên phải

+ Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có

+ Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề

Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) như mong muốn.

Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ôHeader on (hoặc Footer on).

6.7.3.Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang

Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề, bạn tiến hành các bước như sau:

- Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 56. Hộp hội thoại Edit Print Ranges

- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2, nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên.

- Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên.

Nhấn nút <<OK>>.

Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó vào khung Print range.

Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trước khi in (Page Preview) hoặc khi in ra giấy.

6.7.4.In

- Trước khi in, bạn nên:

+ Xem trước khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra như mong muốn.

+ Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chưa.

- Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau:

+ Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 57. Hộp hội thoại Print

+ Lựa chọn nội dung in ra trong khung Print:

 All sheets In tất cả các trang tính

 Selected sheets In các trang tính được chọn

 Selected cells In các ô được chọn

+ Lựa chọn vùng sẽ in trong khung Print range:





All pages

Pages

In tất cả các trang

Chỉ in các trang do bạn nhập vào (nếu các trang liền nhau, nhập số thứ tự của trang đầu và trang cuối cách nhau bởi dấu gạch ngang, ví dụ: 1-5. Nếu các trang không liền nhau, nhập vào các trang cần in cách nhau bởi dấu chấm phẩy, ví dụ: 1;5;8.

+ Nhập vào số lượng bản cần in ra trong ô Number of copies.

+ Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể in nhanh các trang tính được chọn bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.

Nếu máy in của bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn có thể chọn chế độ này để tiết kiệm giấy in. Khi đó, máy in của bạn sau khi in mặt thứ nhất sẽ tự động kéo giấy trở lại để in mặt tiếp theo. Cách thực hiện như sau:

- Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>.

- Chọn trang Finishing rồi tích chuột vào ô Print On Both Sides.

Hình 58. Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này

- Nhấn nút <<OK>> rồi thực hiện in ấn như bình thường.

make by VinhQuangGROUP