CHƯƠNG 4: KTHĐ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC

I- HOẠT ĐỘNG QUẢN LÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC VỚI KIỂM TOÁN

Nguồn nhân lực là 1 trong 3 yếu tố sản xuất, hao phí nhân lực trong sản xuất kinh doanh là một yếu tố chi phí trong tổng chi phí, việc tuyển dụng và bố trí nhân lực có ảnh hưởng đến khối lượng và chất lượng sản phẩm dịch vụ đầu ra, điều chỉnh về yếu tố nhân lực thường dễ hơn các yếu tố khác. Vì vậy, quản lí và sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả là vấn đề thiết yếu đối với các nhà quản lí

Yêu cầu kit hoạt động quản lí và sử dụng nhân lực với mục đích tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong các đơn vị được kit

Hoạt động quản lí nhân lực diễn ra ở 2 cấp độ: phát triển doanh nghiệp, phòng tổ chức nhân sự

Tìm hiểu chức năng của 2 cấp độ

1.Phòng tổ chức nhân sự

a.Tuyển dụng

- là việc tìm người có trình độ nhằm đáp ứng được nhu cầu mà lực lượng hiện tại ko thể đáp ứng được

-DN thiết kế chương trình tuyển dụng: kỹ năng cần thiết, phạm vi trách nhiệm, điều kiện làm việc

-cách thức thông báo: quảng cáo, qua các trung tâm giới thiệu việc làm, ngày hội việc làm

-lựa chọn ứng cử viên: xét duyệt hồ sơ, liên lạc với người xác nhận, thi, phỏng vấn trực tiếp

 b.Lập ké hoạch và bố trí nhân sự

-dựa vào thông tin từ nhà lãnh đạo

- xác nhận nguồn nhân lực: bên trong, bên ngoài

- thực hiện: tuyển thêm, cắt giảm, thay đổi vị trí

 c.Đào tạo và phát triển

-là phát triển kỹ năng và kiến thức của nhân viên để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

- chương trình đào tạo tốt: đáp ứng mong muốn của người học, tài liệu đào tạo tốt, thời gian đào tạo phù hợp, sự tham gia tích cực của người học, sự nhận thức của nhà quản lí đối với năng lực gia tăng qua đào tạo của người học

-Muốn có chương trình đào tạo tốt: sự hỗ trợ và tham gia của nhà quản lí, thiết kế các chương trình đào tạo, quản lí chương trình đào tạo

d.Đánh giá hoạt động

- cách thức: xếp hạng lao động, so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu đã xác định

- yêu cầu: đảm bảo độ tin cậy và tính ổn định vững chắc

- cơ sở: thường xuyên và định kì

- kết quả: để đề bạt, tiền lương, lựa chọn nhân sự, khắc phục nhược điểm hiện tại, sử dụng nhân lực hiệu quả trong tương lai

e.Chính sách lương khen thưởng và phúc lợi

- thiết kế kế hoạch tiền lương khen thưởng phúc lợi

- giám sát việc thực hiện

- điều chỉnh mức lương, thưởng, phúc lợi

g.Các quan hệ lao động:

- liên hệ ban đầu với công đoàn trong quá trình đàm phán về hợp đồng lao động

- điều phối chiến lược đàm phán hợp của doanh nghiệp

- bảo đảm sự giám sát các điều khoản hợp đồng

- đại diện cho doanh nghiệp để giải quyết mâu thuẫn

h.Tư vấn cho người lao động:

Nhân viên bị lạm dụng về tinh thần thể xác hay các vấn đề cá nhân có thể  giải quyết bởi chương trình tư vấn, được thực hiện bởi nhân viên tư vấn, cần đảm bảo: thu hút và giúp đỡ người cần tư vấn

i.Y tế và bảo hộ lao động:

- DN thiết kế và duy trì môi trường làm việc an toàn là do: những qui định pháp lí, muốn trtánh được những tai nạn và thương tật lao động

-Nhiệm vụ của nhân viên an toàn lao động: nhận định nguy cơ đối với nhười lao động, điều tra những tai nạn xảy ra, khuyến cáo cho nhà quản lí các hoạt động chỉnh sửa

-Tại mức độ cơ bản nhất, chương trình y tế phải gồm: các phương tiện sơ cứu ban đầu, các thiết bị giám sát sức khoẻ cho người lao động

k.Các qui định pháp lí: buộc DN cải thiện chất lượng diều kiện làm việc, buộc các hoạt động khẳng định tính liêm chính của các kế hoạch tiền lương

l.Các hoạt động hành chính:

- các hoạt động của phòng tổ chức phải được thể hiện trong văn bản đầy đủ

- nhiệm vụ duy trì các ghi chép và tài liệu thích đáng mà ko bị sa lầy trong khối tài liệu quá nhiều

- để tối thiểu hoá vấn đề này, rất nhiều DN áp dụng hệ thống thông tin nhân sự bằng máy tính để lưu trữ và tra cứu thông tin

2.Phát triển DN

- khái niệm: việc giới thiệu, thiết lập, tăng cường và phổ biến một cách có xchủ định và hợp lí những thay đổi để cải tiến tính hiệu quả và sức mạnh của DN

-  trả lời các câu hỏi:

+ chúng ta đang ở đâu ?

+ chúng ta muốn đi đến đâu ?

+ chúng ta có thể đạt tới đích bằng cách nào ?

-các phương thức thay đổi:

+thay đổi cơ cấu

+ quyết định theo nhóm

+ thảo luận về số liệUs

+ giải quyết vấn đề theo nhóm

II.TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NHÂN

1.Đối với phòng tổ chức nhân sự:

a.Xuất phát từ nội dung bên trong doanh nghiệp:

-Thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự: Mức độ đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp và của phòng tổ chức nhân sự là nội dung cơ bản phản ánh kết quả hoạt động của phòng nên cần được đánh giá.Các câu hỏi có thể sử dụng để đánh giá gồm:

+ Phòng tổ chức nhân sự có các nhiệm vụ được xác định rõ ràng hay không?

+ Những mục tiêu chủ yếu nào được xác lập cho phòng, các mục tiêu này có nhất quán với nhiệm vụ của phòng hay không?

…..

-Sự thừa nhận của các bộ phận khác trong doanh nghiệp đối với phòng: Phòng tổ chức nhân sự chỉ có thể hoạt động hiệu quả thực sự nếu có thể duy trì sự cộng tác của nhà quản lý cấp cao cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp.Nếu phòng nhân sự được đánh giá cao thì hoạt động của phòng sẽ có nhiều thuận lợi,như:  nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn về tài chính, các kế hoạch chính sách của phòng đề ra sẽ dễ dàng được thông qua và phối hợp thực hiện tốt hơn…

Các câu hỏi có thể sử dụng để đánh giá sự thừa nhận đối với phòng nhân sự:

+ Phòng tổ chức nhân sự có giúp thiết lập các chính sách và kế hoạch trong doanh nghiệp không?

+ Các mục tiêu của phòng nhân sự và doanh nghiệp có hỗ trợ cho nhau không?

….

b. Xuất phát từ các vấn đề bên ngoài doanh nghiệp:

-Thực tiễn quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến: Thực tiễn quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến là cơ sở vững chắc để thiết kế các tiêu chí đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp. Các tiểu chuẩn đánh giá có thể sử dụng bao gồm:

+ Liệu có đủ dự trù về kỹ năng làm việc của nhân viên không?

+ Thực tế tuyển dụng và đào tạo có mang lại cho doanh nghiệp những người lao động phù hợp cả về số lượng và chất lượng hay không?

+ Các chương trình đào tạo có trang bị cho lực lượng lao động của doanh nghiệp những kỹ năng cần thiết hay không?

…….

-Các yêu cầu của luật pháp:

+ KTV có thể xác định mức tuân thủ các yêu cầu về tuyển dụng và bố trí công việc đối với người thiểu số.

+ Xác định mức tuân thủ các yêu cầu về giám sát về an toàn lao động ở các khu vực làm việc.

+ Kiểm tra hồ sơ, tài liệu của phòng để khẳng định việc tuân thủ chế độ lập và gửi các báo cáo cần thiết về lao động.

-So sánh với thị trường và so với ngành: Các chỉ tiêu có thể sử dụng để so sánh:

+ Tiền lương và phúc lợi của doanh nghiệp.

+ Chương trình đào tạo và phát triển doanh nghiệp

+ Tình trạng thôi việc, sự vắng mặt không có lý do chính đáng của người lao động

+ Chi phí của các chương trình về nhân sự.

Khi so sánh cần chú ý hoạt động đặc thù của các doanh nghiệp để nhận định đưa ra không bị sai lệch.

-Yêu cầu điều tiết: Đánh giá quản lý nguồn nhân lực nên hướng vào các vấn đề:

+ Quyết định liệu có tồn tại các cơ hội hiện tại hay tương lai để giảm thiểu các chi phí về nhân sự.

+ Định lượng các khoản tiết kiệm có thể và các kết quả có thể xảy ra làm giảm chi phí.

+ Tìm các cơ hội cải thiện mong đợi đối với dịch vụ.

+ Khuyến nghị những thay đổi hay nghiên cứu bổ sung cho những cải thiện.

+ Mô tả bằng văn bản việc quản lý nguồn nhân lực nhằm phục vụ cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

+ Đề cập đến những vấn đề cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về lao động đề ra.

2.Đối với phát triển doanh nghiệp:

-Năng suất lao động: Năng suất lao động và chất lượng sản phẩm dịch vụ là những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp. Năng suất lao động cao phản ánh hiệu quả sử dụng lao động tốt về mặt lượng.

Các tiêu chí đánh giá năng suất xuất phát từ mục tiêu doanh nghiệp, sự thừa nhận của phòng tổ chức nhân sự, thực tế quản lý nhân sự đượcn chấp nhận phổ biến và so sánh ngành.

Cac câu hỏi có thể sử dụng:

+ Số liệu thống kê nào hiện đang được sử dụng để đo lường năng suất lao động?

+ Có những chương trình nào về năng suất lao động?

+ Những người giám sát có được đào tạo thích đáng về phương pháp khuyến khích người lao động, việc áp dụng các quy định làm việc đúng và nhất quán, kiến thức về nhất trí đàm phán tập thể?

-Độ thoả mãn:

 Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội và cần quan tâm đến lợi ích nhận được bởi những người tham gia, khách hàng và cộng đồng. Để doanh nghiệp phát triển bền vững không chỉ dựa trên số lượng đầu ra mà còn phải quan tâm đến chất lượng đầu ra (độ thoả mãn mang lại cho khách hàng), không tạo ra ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (độ thoả mãn cho cộng đồng), môi trường làm việc tốt cho người lao độ.Bao gồm: độ thoả mãn của nhân viên, độ thoả mãn của khách hàng và cộng đồng

-Tính linh hoạt:

DN linh hoạt có khả năng chuyển đổi nguồn lực nhanh chóng để đáp ứng những thay đổi tạm thời nhưng đáng kể của môi trường.Đánh gía tính linh hoạt là vấn đề mang nặng tính chủ quan. Tuy nhiên, có thể vận dụng các tiêu chí để đánh giá:

+ Các điều khoản hợp đồng lao động có linh hoạt không?

+ Có các kế hoạch sử dụng với các tình huống khẩn không?

……

-Tính thích nghi:

Khả năng cảm nhận của DN về những thay đổi lâu dài và khả năng điều chỉnh của DN theo những điều kiện ràng buộc mới rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN.Những thay đổi trong các chỉ tiêu khác của phát triển DN đòi hỏi nhà quản lý phải có những điều chỉnh phù hợp.

Tính thích nghi là vấn đề mang tính dài hạn, ít thước đo, phụ thuộc vào nhận định của KTV.

KTV có thể xem xét đánh giá qua:

+ chính sách khuyến khích tính thích nghi của doanh nghiệp.

+Khả năng điều chỉnh của các nhà quản lý…

III.CÁC KỸ THUẬT THU THẬP VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

1.Các kỹ thuật thu thập dữ liệu

a.Phỏng vấn: là những cuộc trao đổi được thiết kế theo trật tự nhất định phù hợp với mục tiêu thu thập dữ liệu

Ưu điểm: giúp thu thập các thực tế, thái độ và ý kiến của người được hỏi, có thể chú thích nhưng vấn đề xảy ra trong pv

Nhược điểm: tốn kém, mất thời gian

b.Lập và gửi bảng câu hỏi

- bảng câu hỏi là văn bản chứa các câu hỏi sẽ được trả lời bởi người dc hỏi mà người pv không cần có mặt.( câu hỏi mở, câu hỏi đóng, câu hỏi xếp hạng)

-Ưu điểm: chi phí thấp, thu thập dữ liệu lớn

-Nhược Điểm: thời gian lâu, không chi tiết được câu hỏi

c.Xem xét tài liệu: thông qua quan sát , co thể thẩm định liệu các chính sách và thủ tục được thiết kế logic, coa hoạt động và được tuân thủ trong thực tế hay không

d.Thực nghiệm:

Các hệ thống và các thủ tục trong qly nhân sự có thể thực hiện lại với vài hđ nhằm xem xét xem liệu chung có hoạt động như thiết kế và có mang lại kết quả như mong đợi hay ko

2.Phân tích dữ liệu

a.Phân tích thống kê: phân tích các lĩnh vực như năng suất, tk nhân sự và phân tích kết quả điều tra

-Phân tích mô tả: cung cấp số liệu tổng hợp về xu hướng chung của dữ liệu, về sự phân tán trong dữ liệu so vs xu hướng chung

-Suy luận thống kê: dữ liệu thu thập từ mẫu chọn ra từ tổng thể dc pt bằng pp toán học để ước lượng các gtri tổng thể

b.Trình baỳ và biểu thị dữ liệu

kết quả phân tích dữ liệu từ các kỹ thuật nêu trên có thể ở bảng biểu hay đồ thị

IV.QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC

1.Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán : ( là bước đầu tiên của tổ chức kito có ý nghĩa quyết định tới chất lượng kito)

a.Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán :

- Mục tiêu : +đánh giá và nâng cao tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động được kito.

                    + những việc cần làm để xác định mục tiêu : KTV thu thập thong tin về thực trạng hoạt động được kito, so sánh thực trạng này vs các tiêu chuẩn đánh giá và nhận định về tính hiệu quả và hiệu năng ,xác định nguyên nhân và tìm kiếm các giải pháp khắc phục hay nâng cao cho doanh nghiệp.

-Phạm vi kito đề cập đến hoạt động quản lý ở bộ phận nào, thời gian của cuộc kito( nếu k hạn chế về thời gian và nguồn kinh phí , có thể kito tất cả các chức năng của phòng tổ chức nhân sự và các khía cạnh của phát triển doanh nghiệp)

b.Thu thập thông tin : để thu thập thông tin KTV thực hiện các công việc : xác đinh thời gian và phạm vi trao đổi vs nhà phụ trách phòng tổ chức nhân sự, xem xét các báo cáo , giấy tờ làm việc và kết quả theo dõi kiến nghị kito trong hồ sơ kito lần trước(nếu có), xem xét tài liệu về kế hoạc nhân sự, chính sách và thủ tục tuyển dụng,chính sách đào tạo,trả lương ,khen thưởng và kỷ luật,quy định liệu có nhân sự nào khác cần liên hệ ngoài nhà quản lý Phòng tổ chức nhân sự và nhân sự liên quan để thu thập.

c.Lập kế hoạch kito: +là quá trình cân đối giữa nhu cầu và khả năng kito,bao gồm các công việc, xác định các thủ tục kito cần thực hiện các thủ tục đó và người thực hiện

                                  +Tùy theo nội dung hoạt đọng cần kito, các kỹ thuật thu thập bằng chứng khác nhau được lựa chọn cho phù hợp (cụ thể SGT)

d.Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá : tiêu chuẩn đánh giá đc lựa chọn phụ thuộc vào đối tượng kito, số lượng tiêu chuẩn đánh giá phụ thuộc vào nguồn lực của cuộc kiểm toán.

2.Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Thực hiện các kỹ thuật thu thập dữ liệu để thực hiện các thủ tục kito được thiết kế trong kế hoạch và chương trình kito

-Khi kito,KTV cần lưu ý các đầu mối kiểm toán trong giấy làm việc để tập trung thu thập bằng chứng ( giấy làm việc của KTV trong kito hoạt động quản lyys và sử dụng nhân lực gồm các loại : liệt kê các thủ tục kito được sử dụng;bảng hỏi;mô tả các thủ tục hoạt động của doanh nghiệp;các hoạt động rà soát ,các đánh giá cụ thể,các phân tích của KTV đối với hoạt động quản lý nhân sự được kiểm toán ; tài liệu của doanh nghiệp được kito , bản thảo báo cáo kiểm toán , và những lưu ý của người phụ trách kiểm toán)

- Do phạm vi kiểm toán rộng nên cần sử dụng các pp kỹ thuật đặc biệt như chọn mẫu thống kê, phỏng vấn… sử dụng những máy móc kĩ thuật như máy tính để phục vụ quá trình thực hiện kito

3.Giai đoạn kết thúc kiểm toán

a.Lập dự thảo báo cáo

b.Thu thập bình luận của người có trách nhiệm

c.Lập báo cáo chính thức

V.MỘT SỐ VÍ DỤ MINH HỌA VỀ PHÁT HIỆN VÀ KHUYẾN NGHỊ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNGQUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC

-Giảm bớt nhân sự hành chính

-Bố trí tốt hơn người tham gia khóa đào tạo

-Tiết kiệm thong qua các khóa đào tạo trong DN

-Sử dụng thời gian thừa

-Giảm thời gian làm them giờ