Khi nghiên cứu kỹ về phần mềm, để cho công việc được hiệu quả, tôi lại chia ra làm ba giai đoạn tôi học tập khi vận hành phần mềm.

Giai đoạn 1: Học về phần mềm.

Trong giai đoạn này, tôi hay học từ tổng quan sau đó đi vào chi tiết. Hầu hết các phần mềm cho dù được viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh, các phần hành đều thể hiện rất rõ và trên các phân hệ nội dung hầu như đều có: Nhập kho, xuất kho, kho, mua hàng, bán hàng, tiền (có thể gộp chung hoặc tách riêng tùy thuộc người viết)... Phần mềm bán hàng chuyên ngành dược nói riêng và phần mềm bán hàng nói chung mục đích cuối cùng là lên được các báo cáo liên quan bán hàng như thống kê hàng bán, hàng còn tồn trong kho, lịch sử vào-ra (nhập-xuất) của từng mặt hàng, lãi - lỗ của nhóm hàng, của từng sản phẩm...

Khi hiểu cách vận hành của phần mềm, tôi mới chuyển sang giai đoạn tiếp theo với mục đích khám phá những điều hay ho mà nếu làm việc áp đặt theo khuôn mẫu tôi có thể bỏ qua. Tôi nghiên cứu cả những vấn đề sâu hơn liên quan đến việc in ấn, ảnh hưởng của việc tạo lập dữ liệu không chuẩn dẫn đến báo cáo bị sai lệch. Nếu có chuyên môn về lập trình, tôi có thể hình dung được tác động qua lại của chúng nhưng tôi chỉ dừng ở mức độ so sánh khi chắc chắn với cách làm khác nhau, một số cho kết quả giống, một số cho kết quả khác. Tức tôi hoàn toàn chỉ nhìn được kết quả mà không hiểu quá sâu sắc về vấn đề khám phá nguyên nhân. Có lẽ những người làm kỹ thuật - lập trình phần mềm sẽ hiểu rõ vấn đề này hơn cả.

Giai đoạn tiếp theo:

Sau khi có kiến thức nền tảng vững chắc, tôi bắt đầu nghĩ cách làm sao để công việc hoàn thành trong thời gian nhanh nhất có thể. Tôi bắt đầu nghĩ về việc học phím tắt chẳng hạn, học cách nhân bản để rút ngắn thao tác và một số kỹ năng khác...

Việc học với tôi hoàn toàn cần quy trình. Tôi biết mình vẫn có thể làm tắt hoặc đốt cháy giai đoạn nhưng cảm giác việc chưa nắm vững kiến thức nền tảng mà làm tắt có thể lúc nào đó mắc nỗi sẽ khiến tôi có phần rối trí, bị hoang mang.

Trong suốt thời gian triển khai phần mềm, chúng tôi cũng gặp phải một số lỗi cơ như đang làm công việc bị gián đoạn do hệ thống truyền internet không đảm bảo. Lúc nào gặp vấn đề này, mọi người cũng hay nghĩ có khi đường truyền internet ngoài biển bị cá mập cắn đứt dây. Hoặc đôi lúc đâu đấy mọi người cũng nhận thấy nguyên nhân do đường truyền internet từ trạm thu phát trong quầy tới máy không ổn định.

Máy tính cấu hình thấp cũng rất có thể là nguyên nhân gây ra một vài lỗi như chậm, công việc đang làm bị gián đoạn, đột nhiên máy bị quay đơ ngồi hàng giờ để chờ. Tất nhiên, chờ đợi đôi khi cũng có thể trở thành niềm vui, một điều tuyệt vời mà chỉ ai từng dành nhiều thời gian chờ đợi mới có thể hiểu được. Chúng ta chờ được gặp một ai đấy lâu ngày mong ngóng, chờ được một bàn tay ai đấy nắm, chờ đợi chở che, nâng đỡ...

Một nguyên nhân nữa cũng cần tính tới là thỉnh thoảng mất điện. Máy tính hình như dùng lâu ngày cũng cần dọn rác, bảo trì và thậm chí cả nâng cấp...

Tất cả những nguyên nhân đó đều khó tránh khỏi trong quá trình vận hành phần mềm. Và những lúc gặp nguyên nhân, công việc vẫn cần được triển khai, lại tiếp tục bán hàng, lại tiếp tục quay lại thời gian chưa có phần mềm, kiếm những mẩu giấy để ghi khi nào phần mềm ổn định trở lại thì xử lý, chuyển dữ liệu từ những mẩu giấy bỏ đi, ghi lại lịch sử giao dịch trên phần mềm như để lại dấu ấn trên con đường mình đi sau những khoảng thời gian ngưng nghỉ.

Khi chính thức triển khai phần mềm, lỗi gặp nhiều hơn hẳn trong giai đoạn thử nghiệm (demo) và dù có cố gắng bào chữa như thế nào đi chăng nữa, giai đoạn triển khai lại làm việc với phần mềm một cách cực kỳ nghiêm túc, cảm xúc, thái độ làm việc khác giai đoạn thử nghiệm ở chỗ, nếu chỉ một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến báo cáo.

Ngoài ra, thông thường các nhân viên bán hàng thường đọc một số tên thuốc theo thói quen khó bỏ, khi vận hành phần mềm không cho phép họ đọc tắt hoặc kiểu ngôn ngữ cá nhân mà cần đọc tên thuốc theo tên tổng quát (tên trên sản phẩm) dẫn tới giai đoạn đầu làm việc với phần mềm gây sung đột, nhầm lẫn. Người nhập tên thuốc nhập một đằng, người bán hàng tìm tên thuốc một lẻo. Cuối cùng, đến cả một vấn đề cực kỳ đơn giản cũng phải được xử lý bằng việc thống nhất cách nhập dữ liệu trên phần mềm bằng việc không đọc theo tên quen mọi người hay đọc, mà đọc theo tên thương mại, một số lại đọc theo tên hoạt chất. Tạo dữ liệu đối với dòng kháng sinh là khó khăn hơn cả bởi cứ mỗi lần mua hàng hứng lên anh mua hàng sẽ nhập hàng của một hãng và điều này hoàn toàn phụ thuộc vào chức năng, công dụng của sản phẩm để tránh gây nhầm lẫn. Nếu mỗi tên thuốc (tên thương mại) một cái tên, danh mục thuốc có thể lên tới vài ngàn sản phẩm mà chưa cần bổ sung thêm những dòng thuốc mới. Trong kinh doanh buôn bán, thuốc vẫn phải được cập nhật những sản phẩm mới thường xuyên. Việc thống nhất như này tuy đã giảm tải được phần sung đột, gây nhầm lẫn nhưng thỉnh thoảng vẫn bị mất thời gian do thói quen người nhập cũng như người bán và lúc đó lại hoàn toàn cần sự hỗ trợ của người tạo danh mục để tìm ra được sản phẩm phục vụ bán hàng.

In ấn-một công việc tưởng đơn giản nhưng đôi khi cũng trở lên phức tạp khi máy in tem nhãn (barcode) đôi khi gặp trục trặc: Tắc giấy, hết mực, lỏng rắc cắm, kết nối với máy tính... Máy in hóa đơn (bill) tưởng chừng sẽ chẳng gặp vấn đề gì xảy ra, thế mà có lần cả Quầy 1 phải ngưng lại công việc in hóa đơn bán hàng chỉ vì gặp phải lỗi khó sửa. Quầy 1 có bạn thu ngân cũng rất thích sửa chữa những lỗi liên quan đến phần mềm. Khi có việc cần đến tôi mọi người lại vào trong kho ới, đồng thời vẫn nhờ bên phần mềm hỗ trợ. Trong thời gian chờ đợi, họ thử xem tôi có xử lý được không và rất bất ngờ, khi bên phần mềm liên hệ lại, bằng cách nào đó tôi đã xử lý được lỗi bên phần mềm cũng cảm thấy khó khăn. Sau đó, họ chẳng dành nhiều thời gian nhờ bên phần mềm hỗ trợ nữa.

Mỗi lần mày mò, có lẽ trình độ sử dụng phần mềm của tôi và những công cụ bổ trở liên quan lại tăng lên đáng kể. Khi này, không ai còn nhớ về hồi tôi mới vào quầy làm.

Chưa chính thức bước chân vào công việc kế toán, chỉ dừng lại ở đây thôi, tôi cũng thấy mình đã qua đi rất nhiều cảm xúc khó tả khi đã chân ướt chân ráo bước vào nghề rồi.

Phần hành: Phân hệ trên phần mềm